Ben jij de persoon die projecten beheert van begin tot eind, terwijl je ervoor zorgt dat alle deadlines gehaald worden en je binnen het budget blijft? Geef je taken aan je team, rekening houdend met hun drukke agenda? Heb je nood aan een duidelijk overzicht van wie wat moet doen tegen wanneer? Lees dan zeker verder om te weten te komen hoe de projectmodule je kan helpen.
Nog nooit gehoord van de projectmodule? Begin dan met deze artikels, of bekijk onze video's.
Project maken
Laten we beginnen bij het begin: het project aanmaken. Er zijn drie mogelijkheden om een project te maken in Teamleader Focus:
1. Op basis van een deal/offerte
Heb je net de melding gekregen dat je deal gewonnen is? Super! Begin er meteen aan en zet je offerte om in een project. De tussentitels zullen fases worden, en je kan de artikels laten omzetten in taken. Dat betekent wel dat de structuur van je project al wordt bepaald wanneer je de offerte opstelt, dus je kan het best samenzitten met je salesteam om een basisstructuur te bepalen.
2. Van nul
Je kan natuurlijk ook gewoon een project van nul aanmaken. Lees dit artikel om een idee te krijgen van de mogelijkheden.
3. Op basis van een template
Is het geen optie om de structuur van de offerte te gebruiken, maar je wil wel een zelfde structuur kunnen gebruiken voor verschillende projecten? Geen probleem. Maak je ideale standaardprojecten aan, en sla ze op als een template. Zorg er zeker voor dat je bijvoorbeeld 'template' vermeldt in de titel, zodat je ze makkelijk kan terugvinden als je zaken wil aanpassen.
Interessant om weten is dat je een project nog steeds kan linken aan een deal als je het van nul aanmaakt of gebaseerd op een template. Open het project, klik op de drie puntjes bovenaan en selecteer deal linken. Op die manier krijg je een link naar het project bij de deal en omgekeerd, zodat je het overzicht kan bewaren. Het is bovendien mogelijk om oude projecten die je niet in Teamleader Focus hebt gemaakt te importeren met deze instructies.
Project plannen
Eens je het project en alle bijhorende taken hebt gemaakt, is het tijd om te beginnen plannen. Teamleader Focus heeft daarvoor een aparte module waar je makkelijk taken kan toewijzen aan je team, terwijl je het overzicht bewaart over de vooruitgang van het project en de beschikbaarheden van je team. Lees er alles over in dit artikel.
Project beheren
Nu het project gestart is, heb je nood aan een duidelijk overzicht van de vooruitgang van je project. Hieronder vind je enkele tips om snel inzicht te krijgen in je project:
- Het werkoverzicht. Hiermee kun je handig inschatten hoeveel werk er nodig is per projectfase.
- Open het project en klik op de drie puntjes bovenaan en selecteer rapport downloaden voor een aanpasbaar overzicht van het hele project. Voor meer informatie, lees dit artikel.
- Klik op het tandwiel in de rechterbenedenhoek van het projectenoverzicht om alle informatie toe te voegen die je hier wil zien. Je kan dit overzicht ook exporteren naar Excel.
- Gebruik onze Gmail-plugin om je mails rechtstreeks aan projecten te linken.
Verbruikt budget
Deze feature toont per project hoeveel je al hebt uitgegeven van het budget dat je overeenkwam met de klant. Door materiaal in te geven of factureerbare taken en afspraken in te plannen, zal het gespendeerde bedrag toenemen. Zo zie je wanneer je over budget dreigt te gaan. Je kan deze functionaliteit op de 'Projectinfo' pagina vinden.
Winst
Houd kosten en omzet steeds in het oog dankzij het Winst-venster, centraal in elk project. Klik door naar Details voor een handig overzicht dat je laat zien waar de meeste kosten vandaan komen. Je kan deze functionaliteit op de 'Projectinfo' pagina vinden.
Tijdlijn voor projecten
Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben.
Project factureren
Is het tijd om het project af te ronden en je factuur op te sturen? Voltooi het project op deze manier, en bekijk dit artikel voor een overzicht van alle manieren om het project te factureren. Het is natuurlijk ook mogelijk om een factuur te sturen terwijl het project nog bezig is. Als je bijvoorbeeld maandelijks wil factureren, kan je voor elke maand een fase maken om makkelijk het overzicht te bewaren.
Heb je een tip die je graag wil delen? Laat het ons via deze weg weten!