In dit artikel tonen we hoe je Teamleader Focus het best kan gebruiken als manager van een team. We bespreken een aantal handige tips, een mogelijke workflow en heel wat links naar interessante artikels.


De volgende modules zullen we overlopen:


  • Agenda en Timesheets
  • Deals
  • Projects
  • Facturen
  • Centrale inbox
  • Statistieken


We gaan ervan uit dat je adminrechten hebt binnen je Teamleader Focus-account. Voor een aantal acties hieronder heb je deze nodig.


Agenda en Timesheets


Agenda


Rechtsboven in de weekweergave van je eigen agenda, kan je de agenda's van alle medewerkers selecteren. Selecteer een naam in de keuzelijst om hun agenda te zien.


Teamweergave


In de teamweergave van de agenda kom je te weten wanneer de agenda's van je collega's zijn bezet. Zo weet je wanneer je items kan inplannen bij hen. Voeg gebruikers toe via het plusje, of verwijder ze uit de lijst door op hun naam te klikken.


Timesheets


Elke taak, afspraak of call waar je tijd op registreerde, zal in je Timesheets terechtkomen. Als admin kan je de timesheets van elke gebruiker bekijken door hun naam te selecteren in de keuzelijst rechtsboven.


Op die manier weet je precies waaraan je medewerkers werken en hoe lang.

Je kan de timesheets ook exporteren naar Excel, om zo nauwkeurige berekeningen te doen. Handig wanneer je wilt achterhalen hoe veel tijd een bepaald werktype in beslag neemt, bijvoorbeeld. In het Excelbestand kan je de rijen sorteren volgens de kolom 'type', om vervolgens de duur van de tijdregistratie op te tellen.


Deals


In Teamleader Focus maak je een deal aan voor elke opportuniteit om je product of dienst te verkopen.


Segmenten


Of je deals nu gewonnen, verloren of lopend zijn, je vindt ze allemaal terug in het dealoverzicht. Filter de resultaten per dealpipeline, of werk met segmenten om in je overzicht bepaalde groepen deals te zien gebaseerd op verschillende regels. Automatisch zijn er al filters per dealfase, maar in het lijstoverzicht van je deals kan je ook je eigen segmenten aanmaken gebaseerd op een specifieke gebruiker, tijdsperiode of ander dealveld.


Eenmaal een segment geselecteerd is, vind je onderaan het overzicht het aantal deals terug, samen met de corresponderende waarde.



Columns


In het overzicht kan je ook de kolommen aanpassen naargelang je noden. Om dit te doen klik je op het tandwiel rechts onderaan het overzicht. Let wel: je kan maximum 10 kolommen selecteren.


Projecten


De projectenmodule laat je toe uitgebreide projecten onder te verdelen in fases, taken en afspraken.


Net als bij deals kan je segmenten aanmaken en kiezen uit de beschikbare kolommen welke je wil weergeven in het overzicht.


Werkoverzicht

Met het werkoverzicht kan je duidelijke schattingen maken van het nodige werk per projectfase en op deze manier kan je jouw projecten ook perfect onder controle houden. Lees alles wat je hierover moet weten in dit artikel.


Rapporten

Je hebt ook de optie om een projectrapport te downloaden. Naast enkele andere statistieken toont dit rapport je hoeveel werk werd verricht voor dit project, wie er tijd heeft geregistreerd en wat het aantal factureerbare uren is. Om het rapport te exporteren:

  1. Klik op je project 
  2. Klik op de drie puntjes naast de details van het project > Rapport downloaden
  3. Selecteer Rapport downloaden 
  4. Je hebt de optie om het rapport te exporteren naar Excel (enkel tijdregistratie) of in PDF.


Verbruikt budget

Deze feature toont per project hoeveel je al hebt uitgegeven van het budget dat je overeenkwam met de klant. Door materiaal in te geven of factureerbare taken en afspraken in te plannen, zal het gespendeerde bedrag toenemen. Zo zie je wanneer je over budget dreigt te gaan. Je kan deze functionaliteit op de 'Projectinfo' pagina van je project vinden. 


Winst

Houd kosten en omzet steeds in het oog dankzij het Winst-venster, centraal in elk project. Klik door naar Details voor een handig overzicht dat je laat zien waar de meeste kosten vandaan komen. Je kan deze functionaliteit op de 'Projectinfo' pagina van je project vinden. 


Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben.

Projectplanning

Binnen de projectmodule vind je ook een tool voor projectplanning. Het visualiseert welke taken gepland zijn voor welke projecten en wie eraan gaat werken. Je ziet ofwel een groene of een rode knop links het project. Groen betekent dat het project op schema zit. Rood wijst erop dat er opleverdata overschreden zijn.


Facturen

(Deze functionaliteit is niet beschikbaar in ons SMART-pakket)


Net als de andere modules, kan je ook in het facturenoverzicht segmenten instellen en kolommen aanpassen om de meest relevante cijfers meteen zichtbaar te maken. Rechts onderaan het overzicht zie je de knop 'Mini-stats'. Hier vind je de volgende gegevens. Klik je op het PDF-icoontje, kan je een overzicht downloaden van facturen binnen een bepaalde periode.


Ook via het overzicht van je facturen kan je exports maken. Exporteren naar Excel laat je toe zelf berekeningen te maken. Als je kiest om facturen in batch te exporteren naar PDF, krijg je een bestand met daarin alle facturen binnen de aangegeven periode.


Een andere manier om je cashflow bij te houden is de financiële forecast. De financiële forecast laat je voor de huidige maand en de komende 2 maanden zien hoeveel geld er zal binnenkomen. Lees er hier alles over. 


Pro-tip: Aantal verkochte artikelen berekenen

Als je wilt berekenen hoeveel er van een artikel werd verkocht binnen een bepaalde periode, kan je:


1. Een segment aanmaken met daarin alle facturen binnen die periode. 

2. Hierna klikken je op 'Export' en dan op 'Nieuwe template maken' in de keuzelijst onder 'Selecteer'. 

3. Nu moet je je kolommen selecteren. Onderaan de lijst vind je alle kolommen terug met betrekking tot de artikellijnen. De belangrijkste hier zijn 'Naam item' en 'Aantal items'.

4. In Excel kan je de rijen sorteren op basis van de kolom 'Naam item'. Op die manier kan je de totalen berekenen aan de hand van de kolom 'Aantal items', door de aantallen naast elke naam op te tellen.


Centrale inbox

(Deze functionaliteit is beschikbaar in ons Boost-pakket en in onze Centrale inbox-Booster)


Ook het overzicht van de tickets werkt in dezelfde manier als de andere modules. Je kan segmenten aanmaken om bijvoorbeeld te achterhalen hoeveel tickets aangemaakt zijn vandaag, of hoeveel tijd werd gespendeerd aan tickets als er tijd wordt geregistreerd.


Aan het overzicht kan je de kolommen 'Datum aangemaakt' en 'Laatste bericht' toevoegen om meteen te zien hoe lang klanten op hun antwoord hebben gewacht.


Teamleader Focus voorziet een aantal standaardstatussen, maar je kan er zelf toevoegen die meer aanleunen bij jullie manier van werken.


Statistieken


In de statistiekenmodule vindt je cijfers terug over de meeste modules. We overlopen er een paar:


Pipeline


De pipeline biedt een overzicht van je verwachte cashflow voor de komende weken op basis van de waarde van facturen die betaald moeten worden, getekende offertes en te factureren projecten.


Dealstatistieken


In de dealstatistieken vind je allerhande cijfers terug omtrent je deals. Je kan segmenten toepassen op deze statistieken, en de deals filteren per pipeline. Klik de link om meer te lezen hierover.


Factuurstatistieken


De factuurstatistieken bevatten een meer gedetailleerd overzicht van je facturen. Je vindt er het totaal aantal betaalde, niet betaalde en overschreden facturen. Je kan daarnaast filteren per datum en klant.


Tijdregistratiestatistieken


Deze pagina toont hoeveel tijd geregistreerd wordt door gebruikers op verschillende klanten, projecten, teams of per werktype. Ook krijg je een lijst met gemaakte calls binnen een periode met daarbij de resultaten.


Wil je een uitgebreider overzicht, dan kan je deze statistieken ook combineren met een export van je timesheets zoals eerder vermeld.


Statistieken centrale inbox


De centrale inbox-statistieken laten je weten hoeveel tickets aangemaakt en gesloten werden binnen een periode, de gemiddelde antwoordtijd, wanneer de meeste tickets binnenkomen en welke medewerkers het best presteren.


Targets


Onder de statistieken kan je ook targets toevoegen. Deze kunnen aangemaakt worden op elk niveau (deals, facturen, tijdregistratie, etc.)


Targets kunnen de basis vormen voor feedbackgesprekken met een medewerker, of voor het opvolgen van hun eigen prestaties. Als admin-gebruiker kan je selecteren welke gebruikers hun eigen targets mogen zien en welke niet.


Heb jij nog tips die je wilt delen met ons? Contacteer dan gerust ons support team!