Net als voor bedrijven en contacten, kun je gemakkelijk een bestaande lijst met artikelen importeren in Teamleader Focus. Je moet dus niet elk artikel manueel invoeren.


Hier lees je meer over:

  • Je import voorbereiden
  • Artikelen toevoegen via import
  • De import van artikelen ongedaan maken


Je import voorbereiden

Je kunt zowat alle bestanden in XLS-, XLSX- of CSV-formaat importeren. Toch moet je met enkele zaken rekening houden wanneer je het bestand klaarmaakt om het te importeren in Teamleader Focus.

Opmerking: in de bijlage vind je een voorbeeldbestand.

  • Zorg ervoor dat elke lijn één artikel bevat.
  • Je kunt waarden importeren in alle velden van een artikel, maar:
    • Elke rij moet ten minste een veld 'naam' of 'ID' bevatten.

    • Je kunt ook beschrijvingen importeren, d.w.z. een korte tekst met informatie over het artikel.

    • Als je het veld 'ID' gebruikt, gaat Teamleader Focus ervan uit dat elke ID slechts een keer voorkomt in het bestand. Is dat niet het geval, dan krijg je een foutmelding met de herhaalde ID's.

    • Als je geen ID gebruikt, moet de artikelnaam uniek zijn, anders kunnen de verschillende artikelen niet van elkaar onderscheiden worden. Ook hier zal het systeem melden welke namen herhaald worden en hoe vaak.

    • Prijs, eenheidskost en stock zal een foutmelding geven wanneer het bestand niet-numerieke of negatieve waarden bevat.

    • Wanneer je leveranciers importeert op basis van hun naam, zal Teamleader Focus in contacten en bedrijven zoeken naar verbanden met bestaande contacten/bedrijven die al in Teamleader Focus zitten. Om een artikel te koppelen aan een leverancier, voeg je een kolom toe aan je blad en typ je de naam in de overeenkomstige rij.

      • Om een leverancier te koppelen aan een bedrijf, voeg je de bedrijfsnaam toe.

      • Om een leverancier te koppelen aan contacten, voer je 'Voornaam Achternaam' in. Als Teamleader Focus niets vindt, wordt er een bedrijf aangemaakt met de naam die je hebt toegevoegd.

    • Btw-tarieven: deze waarden worden aanvaard: '0', '6', '9', '12' en '21' voor de respectievelijke normale btw-tarieven. Verder zijn er speciale codes:

      • CM: intracommunautair

      • MC: medecontractant

      • EX: buiten EU

      • VCMD: intracommunautaire diensten

    • Custom fields: wij raden aan om eerst de aangepaste velden aan te maken en pas dan te importeren. In dit artikel vertellen we alles over custom fields aanmaken.

    • Bedrijfsentiteit: je kan je artikel aan een bepaalde bedrijfsentiteit linken door de naam van de bedrijfsentiteit als waarde aan je bestand toe te voegen.

  • Het bestand mag niet groter zijn dan 5 MB en mag niet meer dan 35.000 rijen* en 200 kolommen bevatten.
    Hou er rekening mee dat je standaard niet meer dan 10.000 artikelen in je account kan hebben. Je kan er echter meer toevoegen. Lees dit artikel voor meer informatie.

Artikelen toevoegen via import

  1. Ga naar 'Artikelen' > Klik op 'Import' in de rechterbovenhoek.
  2. Klik in het pop-up venster op 'Kies bestand'.
    • Opmerking: je kunt alleen XLS-, XLSX- en CSV-bestanden uploaden.
  3. Blader naar het gewenste bestand op je pc.
  4. Match de kolommen met de juiste velden.



    Opmerkingen:
    • Teamleader Focus matcht bepaalde kolommen automatisch. Controleer evenwel alle kolommen en zorg ervoor dat ze correct gematcht zijn.
    • Elke beschikbare waarde in het keuzemenu mag maar één keer worden gekozen.
  5. Vul standaardwaarden in voor wanneer een cel van een verplichte waarde leeg is, bv. het Btw-tarief of de bedrijfsentiteit. 
  6. Klik op 'Preview'.
    Opmerking:doe het volgende wanneer je een foutmelding krijgt:  
    • Controleer of je elke waarde echt maar één keer hebt gematcht.
    • Controleer of je alle cellen van de verplichte velden hebt ingevuld (ID of artikelnaam).
  7. Klik op 'Import nu uitvoeren'.


De import van artikelen ongedaan maken

Als je artikelen hebt geïmporteerd, maar vaststelt dat er iets is fout gelopen, kun je de import ongedaan maken.


  1. Ga naar het overzicht van de artikelen. Onderaan rechts zie je 'Import'.
  2. Klik op 'Ongedaan maken' om de import ongedaan te maken. Dit kun je doen tot twee weken na de import of totdat je klikt op 'OK'.

Opmerking: we raden aan om niet op 'OK' te klikken, zodat je de optie om ongedaan te maken open houdt.



Je artikelen aanpassen

Wil je aan de vooravond van een nieuw jaar een indexering voor je artikelen doorvoeren? Of wil je gewoon je prijzen aanpassen? Volg dan deze stappen: 

  1. Exporteer al je artikelen uit Teamleader Focus. Zorg ervoor dat je zeker de velden Naam en/of ID en de prijs exporteert.
  2. Pas de prijzen aan in het Excel-bestand.
  3. Importeer het bestand opnieuw in Teamleader Focus en match de juiste velden met elkaar.


Opmerkingen:

  • De prijzen van de artikelen in bestaande abonnementen worden niet automatisch aangepast. Je zal deze abonnementen moeten deactiveren en nieuwe aanmaken. 
  • Prijzen van bestaande offertes/facturen worden niet aangepast.