Templates aanmaken in Teamleader Focus kan een uitdaging zijn als je dit nog nooit eerder gedaan hebt. Daarom geven we je graag enkele handige tips mee.
Voor we in detail treden, raden we je volgende artikels aan als je:
- Je bent op zoek naar inspiratie voor jouw templates. In onze Templategalerij vind je een aantal functionele varianten die je kan downloaden en uploaden in je Teamleaderaccount.
- Een template wil aanmaken
- De CSS-code van kleuren, lettertypes of formaten wil wijzigen
- Een specifiek lettertype wil toevoegen aan je template
Opmerking in verband met offertes: Als je een offerte maakt, kan je ook meteen een voorbeeld van de lay-out bekijken en ervoor kiezen om bepaalde items op je offertes te verbergen, zoals stukprijzen, (sub)totalen of btw. Doe dit als je niet je hele template wil veranderen, maar deze wijzigingen alleen wil toepassen op bepaalde offertes.
Nu je op de hoogte bent van de basics, is het tijd om je een paar handige tips en voorbeelden mee te geven.
Situatie 1: Je wil met een lange beschrijving op je offerte/factuur werken
Lange beschrijvingen kan je gebruiken om in de offerte of factuur meer uitleg te geven over de producten of diensten die je aanbiedt.
Oplossing: Ontdek hoe je een lange beschrijving aan jouw product kunt toevoegen. Gebruik de shortcode $LONG_DESCRIPTION$, maar let erop dat deze shortcode in dezelfde cel staat als de shortcode $DESCRIPTION$.
Situatie 2: Je wil met tussentotalen werken op je offerte/factuur
Met behulp van tussentotalen kan je de prijs van één of meer producten of diensten samenvoegen.
Oplossing: als je tussentotalen wil toevoegen aan je offerte of factuur, gebruik je de shortcode $SUBTITLE_TOTAL$. Deze shortcode moet op dezelfde regel staan als de shortcode $SUBTITLE$ boven de artikelen. Je kan onze variant ook downloaden uit onze Templategallerij (variant 5 voor offertes en variant 4 voor facturen).
Situatie 3: Je document mag niet 'offerte' of 'factuur' heten, maar deze shortcodes zijn verplicht.
Oplossing: Indien je een verplichte shortcode zoals $TEXT_INVOICE$ of $QUOTATION_TEXT$ niet wil gebruiken, raden we je aan om die shortcode wel aan je template toe te voegen, maar de achtergrondkleur als tekstkleur te kiezen. Een voorbeeld: als de achtergrondkleur wit is, maak je de shortcode onzichtbaar door de tekst ook wit te maken. Om de inleidende tekst te verbergen moet je ook de kleur voor .quotation_text p aanpassen in de CSS.
Situatie 4: De tekst op de tweede pagina start in de header van het document.
Oplossing: Je moet de header groter maken. Hiervoor gebruik je het liniaal aan de linkerzijde van je Word-document.
Situatie 5: Je werkt niet met offertes maar meer met contracten.
Oplossing: Je moet onze offertes niet als offertes gebruiken maar als contracten gebruiken. Je moet wel sommige custom fields op voorhand aanmaken en jouw template naar jouw wensen aanpassen.
Meer informatie over custom fields vind je hier en hieronder vind je een voorbeeldtemplate voor een bouwcontract.
In dit voorbeeld kan je ook nog specifieke informatie in de begeleidende offertetekst ingeven, die dan in plaats van de shortcode $QUOTATION_TEXT$ weergegeven worden.
Opmerking: Je hebt ook de mogelijkheid om nog steeds met de gewone offertes te werken en een contract naar je klant te sturen binnen dezelfde deal. Om dit te doen maak je eerst een lay-outvariant aan voor je offertes, die je dan specifiek voor contracten gebruikt. Vervolgens maak je een tweede offerte in dezelfde deal aan en kies je de contractlay-out als lay-out. Je kan dan via deze weg beide documenten naar je klant verzenden.
Situatie 6: Je moet offertes en facturen in verschillende talen opstellen.
Oplossing: Geen probleem, dit artikel kan je verder helpen.
Opmerking: Heb je al offertes en facturen gemaakt voordat je je template wijzigde en wil je je oude documenten opslaan met de nieuwe template? Volg dan deze stappen:
Offertes
- Klik op de offerte > 3 puntjes > Offerte aanpassen > Opslaan, of klik op de deal > Klik op de 3 puntjes naast de offerte > Bewerken > Opslaan
- De offerte zal bijgewerkt worden met je nieuwe template
Facturen
- Klik op de factuur
- Klik op de 3 puntjes naast Info
- Klik op Klant aanpassen
- Klik op Opslaan
- Klik op het potloodje naast Inhoud
- Klik op Opslaan
- De offerte zal bijgewerkt worden met je nieuwe template
Voorbeeld templates