Rapporten zijn een handige manier om een gedetailleerd overzicht te krijgen van waar jij of je collega’s mee bezig zijn geweest in een bepaalde periode. Binnen Teamleader Focus kun je op verschillende niveaus rapporten exporteren:

• Contacten & Bedrijven
• Facturen
• Agenda
• Projecten
• Tijdregistratierapport
• Globaal HR rapport
• Dagelijks HR rapport
• Verlof
  
  

Contacten & Bedrijven

Per contact of bedrijf heb je de optie om een rapport te genereren. 

Om dit te doen, ga je naar een detailpagina van gelijk welk contact of bedrijf. Klik op de drie puntjes naast 'Contactinformatie'. De eerste optie is degene die je nodig hebt. 

Je kiest zelf welke info je graag in het rapport terug wenst te zien, net als welke periode en welk bestandstype (pdf of Excel). In het laatste geval kan je enkel de tijd exporteren die op dat contact of bedrijf geregistreerd is.

Facturen

In de module facturen heb je nog enkele mini-statistieken. Om hier een rapport van te downloaden ga je naar het algemene overzicht van je facturen en klik je rechtsonder op 'Mini-stats'.

Als je deze opent, kan je via het pdf-symbool een document genereren met verschillende statistieken over je facturen. Zo zie je enkele kerncijfers zoals de omzet, het aantal wel of niet betaalde facturen en het totale bedrag dat je per klant mocht ontvangen.

Agenda

Ook van je hele Teamleader Focus agenda kan je een overzichtsrapport genereren. Als je navigeert naar ‘Agenda’ zal je daar ook rechtsboven een ‘Export’-knop zien staan. Klik je hier op, dan krijg je een pdf-document waarin het overzicht staat van alle geplande taken, afspraken en calls.

Afhankelijk van de weergave (dag-, week- of maand) krijg je een meer of minder uitgebreid rapport te zien.

Functionaliteiten beschikbaar in ons Move-pakket of hoger:

Projecten

Tijdens of na afloop van een project is het geen slecht idee om het hele verloop ervan na te kijken op aandachtspunten. Een compleet rapport kan je daarbij helpen. In Teamleader Focus kan je voor ieder project een rapport downloaden. Klik op een project en ga naar de tab 'Projectinfo' in de header. Klik op de drie puntjes naast het projectnummer en kies Rapport downloaden.

Je krijgt nog een pop-up waarin je de parameters van je rapport kan definiëren:

• Zo kan je kiezen of je alle fases wilt zien of slechts één bepaalde fase
• Een pdf- of een Excel-rapport, en de periode van het rapport
• Je kan elementen toevoegen zoals verbruikt en voorzien budget, forecast, tijdregistratie, externe kosten en facturatie info

Bovenstaande parameters komen alleen terug in een pdf-rapport. Kies je voor Excel, dan kan je nog apart beslissen of je alleen de tijdregistratie of alleen de externe kosten wilt downloaden.

Tijdregistratierapport

Een tijdregistratierapport geeft je een overzicht van gewerkte uren (taken, calls, afspraken) binnen een bepaalde tijd. In Teamleader Focus genereer je zo’n rapport via het onderdeel ‘Timesheets’ in de navigatie, of via je persoonlijk menu rechtsboven.

Daar zie je altijd een overzicht van je huidige week en de uren die je al hebt gespendeerd. Om hiervan een rapport te maken in Excel, klik je rechtsboven op ‘Export’.

Als volgende stap kan je de periode van je rapport definiëren. Duid aan welke maand, week, dag of jaar je wilt zien, of geef een aangepaste periode in. Klik op ‘Bekijken’ en je krijgt je rapport te zien.

Naast je eigen rapport kun je ook steeds het rapport van je teamgenoten raadplegen ALS:

• Je toegang hebt tot Instellingen > Medewerkers
• EN je adminrechten hebt of je de teamleider bent van het team waartoe de gebruiker behoort

 Om de timesheets te exporteren ga je naar Timesheets, naar de gewenste persoon en klik je opnieuw op ‘Export’.

Globaal HR-rapport

Je kan ook een globaal rapport aanmaken dat onmiddellijk alle tijdregistratie van alle gebruikers binnen je Teamleader Focus-account bevat. Dit doe je via Instellingen > Medewerkers.

In de tab 'Gebruikers' klik je op de drie puntjes om een Excel-rapport binnen een bepaalde periode te downloaden. Je kan verder ook nog definiëren welke kolommen je precies wenst te zien.

Opmerkingen:

• Het HR-rapport bevat ook tijdregistratie van gedeactiveerde gebruikers.
• Je kan enkel een rapport exporteren naar Excel, het pdf-rapport is enkel beschikbaar in BOOST.

Functionaliteiten beschikbaar in ons Boost-pakket:

Tijdregistratierapport

Een extra functionaliteit van het Boost-pakket is dat je kan kiezen of je het tijdregistratierapport als pdf of als Excel-bestand wenst te ontvangen.

Inhoud van het pdf-rapport

In het prestatierapport vind je onder meer volgende zaken terug:

• Doelstellingen: is het vooropgestelde aantal factureerbare uren gehaald?
• Werkverdeling: een overzicht van het aantal uur besteed aan een bepaald werktype
• Prestaties gerelateerd aan projecten
• Een overzicht van elke gemaakte tijdregistratie
• De verbruikte artikelen in de aangeduide periode
  
  

Globaal HR-rapport

Via Instellingen > Medewerkers > Gebruikers heb je de keuze tussen een pdf- of een Excel-bestand binnen een bepaalde periode. Als je voor de laatste optie kiest dan kan je verder ook nog definiëren welke kolommen je juist wenst te zien.

Opmerking: Het HR rapport bevat ook tijdregistratie van gedeactiveerde gebruikers.

Dagelijks HR-rapport

Als teamleider of als administrator heb je de optie om een dagelijks HR-rapport te ontvangen. Hierin staan, afhankelijk van je rol, de dagelijkse bezigheden van je teamgenoten of van alle gebruikers in je Teamleader Focus-account.

Om dagelijks een HR-rapport te ontvangen, ga je naar Instellingen en kies je voor ‘Tijdregistratie’. Daar vink je de optie ‘Zend mij dagelijks een HR-rapport’ aan.

Je kan er nog een tijdstip aanduiden waarop je het rapport wilt ontvangen. Kies je een tijdstip voor 12.00u ‘s middags, dan handelt het rapport over alles van de vorige dag. Duid je een tijdstip na 12.00u aan, dan ontvang je op dat uur een rapport van de prestaties tot op dat moment. Voor een volledig overzicht van de dag kies je dus best een iets later tijdstip.

Belangrijke opmerkingen:

• HR-rapporten worden verstuurd naar actieve gebruikers en de slider "Zend mij dagelijks een HR-rapport" hebben ingeschakeld. 
• Een HR-rapport wordt enkel verzonden wanneer een gebruiker effectief tijdregistratie heeft geregistreerd.
• Het HR-rapport bevat enkel tijdregistratie van gebruikers die op die dag tijd hebben geregistreerd.
• Het HR-rapport bevat ook tijdregistraties van gedeactiveerde gebruikers.

Verlof

Via Instellingen > Medewerkers kom je onderaan ook terecht bij de sluitingsdagen van je bedrijf. Hier kan je collectieve vakantiedagen instellen of ook een rapport downloaden van alle verlofdagen van je medewerkers.

Om zo'n rapport te downloaden klik je op de drie puntjes naast ‘Sluitingsdagen’ en kies je voor ‘Excel export’. Kies nog de periode en je krijgt een mooi overzicht van alle verlofdagen per gebruiker binnen Teamleader Focus.