Wanneer je met Teamleader Focus aan de slag gaat, kan het handig zijn om geregistreerde tijd vanuit je oude tool te importeren, zodat je alles op één plek hebt. Dit kan perfect in Teamleader Focus!

Hou er wel rekening mee dat je importbestand (CSV of Excel) bepaalde informatie moet bevatten en een bepaalde structuur moet hebben. Meer informatie daarover vind je in dit artikel.

Wanneer je bestand de juiste structuur heeft, stuur je het door naar support met een schriftelijke bevestiging om de import uit te voeren. Ons supportteam zal de uiteindelijke import dan uitvoeren.

Belangrijke opmerkingen:

• Via een import kan je enkel nieuwe tijdregistratie toevoegen, je kan geen bestaande tijdregistratie wijzigen. Daarnaast werkt het importeren van tijdregistratie op dezelfde manier als het importeren van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematched' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft ongeveer twee weken beschikbaar.
• Je kan enkel algemene tijdregistratie importeren. Tijdregistratie die gelinkt is aan een taak, call, enz. kan niet geïmporteerd worden.

Importbestand

Verplichte velden

• Startdatum: Begindatum en -tijd van de tijdregistratie (aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd uu:mm)
• Einddatum: Einddatum en -tijd van de tijdregistratie; dit moet overeenkomen met de begindatum (aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd uu:mm)
• Omschrijving: Beschrijving van wat er uitgevoerd werd
• Kolom om de tijdregistratie met een klant/project te matchen: 1 van de volgende 3 opties:
  • Naam van de klant: Dit kan de naam van een contact of een bedrijf zijn. In het geval van een bedrijf moet de naam exact overeenkomen met de naam in Teamleader Focus. In het geval van een contact moet de naam exact overeenkomen met de volledige naam in Teamleader Focus: voornaam achternaam (met een spatie ertussen). Indien de klant nog niet bestaat in je CRM, wordt er een nieuw bedrijf aangemaakt. We laten je dit weten wanneer dat het geval is. Je kan zowel tijdregistratie voor contacten als bedrijven toevoegen in hetzelfde Excel-bestand.
  • ID om met bedrijven of contacten te matchen: Als je de klanten niet wilt matchen via hun naam, kan je ze altijd matchen via een uniek ID. Dit kan een custom field van het type 1-lijn-tekst of nummer zijn.
  • ID om met een project te matchen: Dit is ofwel het automatisch gegenereerd projectnummer van Teamleader Focus of een custom field op projectniveau.
  • Indien je met projecten matcht,
    • Raden wij aan een kolom met de naam van de fase toe te voegen, anders wordt de tijdregistratie gewoon bij de eerste fase toegevoegd.
    • Worden connecties met contacten/bedrijven genegeerd, de klant van het project is dan de automatisch geselecteerde klant.

Opmerking: bestanden bevatten vaak enkel de datum en de duur van de geregistreerde tijd. Om tijdregistratie te importeren in Teamleader Focus, moet je echter een startdatum en -uur toevoegen en een einddatum en -uur (opgelet; de einddatum van de tijdregistratie moet op dezelfde dag zijn als de startdatum). Dit kan je oplossen door de kolom startdatum te kopiëren en weer te geven in de indeling jjjj-mm-dd uu:mm. Voeg dan nog een andere kolom toe voor de einddatum en bereken die op basis van de duur. Hou er rekening mee dat Excel met een 24-uursindeling werkt.

Optionele kolommen

• Gebruiker: Naam van de gebruiker die tijd geregistreerd heeft. Dit moet een actieve Teamleader Focus-gebruiker zijn.
• Factureerbaar: 0/1: 0 betekent dat de geregistreerde tijd niet factureerbaar is, 1 betekent dat die tijd wel factureerbaar is. De standaardwaarde voor dit veld is 0.
• Werktype: Je kan een werktype kiezen voor de geregistreerde tijd. Hou er rekening mee dat deze werktypes op voorhand aangemaakt moeten worden via Instellingen > Agenda. Als je geen werktype voor je tijdregistratie hebt gespecificeerd, dan zal het standaard werktype gebruikt worden.