Je gaat net met Teamleader Focus van start, maar dit hoeft niet te betekenen dat je tot nu geen facturen hebt opgesteld. Daarom kan het handig zijn om eerdere facturen toe te voegen in Teamleader Focus. Of deze facturen nu betaald zijn of niet, je kan ze heel makkelijk in Teamleader Focus importeren!


Hou er rekening mee dat je importbestand (CSV of Excel) bepaalde informatie moet bevatten en de juiste structuur moet hebben. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.


Zodra je bestand de juiste structuur heeft, stuur je het door naar support. Ons supportteam zal de import dan voor jou uitvoeren.


Opmerking: om veiligheidsredenen vragen we je om schriftelijk te bevestigen dat we de import in je account mogen uitvoeren.


Belangrijke opmerkingen:

  • Via een import kan je enkel nieuwe facturen toevoegen, bestaande facturen kunnen niet gewijzigd worden. Daarnaast werkt de import van facturen op dezelfde manier als een import van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematcht' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft ongeveer twee weken beschikbaar.
  • De boekjaren moeten aangemaakt worden. Dit betekent: als je facturen van 2015 wil importeren, moet je eerst onder "Instellingen" > "Facturen" > "Boekjaren" het boekjaar 2015 aanmaken.
  • Als je de facturen zelf ook wil toevoegen (de artikelen op de factuur), dan worden alle facturen aangemaakt in het standaardtemplate. 
  • Als je facturen van meerdere bedrijfsentiteiten wil importeren, dan moet je deze bedrijfsentiteiten eerst aanmaken.
  1. Om een andere layout als standaard in te stellen, ga je naar "Instellingen" > "Documenten layout" en kies je vervolgens de factuur die je als standaard wil instellen. 
  2. Klik daarna op "Instellen als standaard layout voor de facturen" om de layout als standaard in te stellen. Wanneer je meerdere bedrijfsentiteiten hebt, dan moet je dit voor alle bedrijfsentiteiten afzonderlijk instellen.


Importbestand


a) Verplichte kolommen

  • Naam van de klant: Naam van de contactpersoon of het bedrijf.
    • Als de naam niet gekend is, dan zal er een bedrijf aangemaakt worden. 
    • Als de klant een contact is, zorg er dan voor dat de volgorde voornaam + achternaam is (bijvoorbeeld Mark Zuckerberg) en niet achternaam + voornaam is (Zuckerberg Mark). Anders zal er een nieuw bedrijf worden aangemaakt. 
  • Betalingstermijn:
    • 0D/CONT/CONTANT: contant (0 dagen)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Standaard betalingstermijn
    • 30DEM: 30 dagen voor het einde van de maand (zelfde principe voor 60DEM en 90DEM)
    • Opmerking: Indien je een betalingstermijn invult die niet in de lijst met betalingstermijnen staat, (zie dit artikel voor meer informatie) dan wordt die betalingstermijn gebruikt voor de specifieke facturen die je hebt opgegeven, maar niet aan de lijst van betalingstermijnen toegevoegd.
  • Permanent: 0/1: 0 betekent dat er een draft-factuur aangemaakt wordt, 1 betekent dat er een ingeboekte factuur aangemaakt wordt
  • Nummer: Factuurnummer, enkel cijfers zonder de prefix (enkel nodig indien de factuur ingeboekt wordt)
  • Betaald: 0/1: 0 factuur is nog niet betaald, 1: factuur werd betaald
  • Datum:  aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd
  • Items op de factuur zelf: In het bestand moet er 1 regel per artikellijn zijn, en de bovenstaande kolommen worden voor elk van de regels ingevuld. Onderaan dit artikel vind je alvast een voorbeeldbestand terug.
    • Naam item
    • Prijs item excl. btw: Dit is de prijs per stuk zonder btw. De munteenheid van deze bedragen moet gelijk zijn aan de munteenheid van je account.
    • Btw-tarief item: Dit is het btw-tarief dat op dit artikel van toepassing is, bv. 0, 6, 12, 21, CM (intracommunautair, MC (medecontractant), EX (buiten EU), VCMD (Intracommunautaire diensten). Als het gaat om een btw-tarief dat je zelf via de instellingen hebt ingesteld, geef je hiervoor de CODE in.
    • Aantal items: Hier geef je het aantal items per artikel in.


b) Optionele kolommen

  • Datum betaald: Datum waarop de factuur betaald werd (aanbevolen indeling: jjjjj-mm-dd)
  • Custom fields: Custom fields op factuurniveau kunnen bij een import ook ingevuld worden. We raden je aan om deze velden aan te maken voor je de import uitvoert.
  • ID: Je kan een ID invullen om met een bedrijf te matchen (dit moet een custom field van het type 1-lijn-tekst zijn)
  • Project nr of custom field om met een project te matchen: Op deze manier heb je de optie om een factuur toe te voegen aan een project.
  • Bedrijfsentiteit: Je hoeft deze kolom enkel in te vullen wanneer je met meerdere bedrijfsentiteiten in je account werkt.
  • Items op de factuur zelf:
    • Totale Prijs met btw: ter verificatie (som van alle lijnen)
    • Tussentitel item: tussentitel die boven het item komt te staan
    • Rekening item: boekhoudkundige grootboekrekening, bijvoorbeeld 700000 (BE), 8000 (NL). De grootboekrekeningen moeten op voorhand worden aangemaakt via "Instellingen" > "Facturen" > "Grootboekrekeningen".