Quest'articolo descrive le funzionalità del nostro nuovo modulo progetti. Questo modulo verrà rilasciato gradualmente nei prossimi mesi, quindi è possibile che non abbia ancora accesso a queste funzionalità. Se così fosse, qui trovi la documentazione sulla versione precedente del modulo progetti.

Il modulo progetti in Teamleader Focus ti permette di creare, organizzare e monitorare i tuoi progetti dalla A alla Z. Puoi trasformare dei lavori complessi in piccole parti facilmente gestibili, definire scadenze, assegnare responsabilità e tracciare i progressi. Tutto in un posto solo. Scopri di più in questo articolo.

Il modulo progetti

Nell'ambito della produttività e della gestione efficiente del lavoro, avere un sistema che ti permette di organizzare e gestire i progetti è fondamentale. Aggiungendo un progetto, crei uno spazio dedicato dove puoi evidenziare lo scopo di un progetto, gli specifici task da svolgere e gestire le risorse e i materiali. Tutto ciò ti aiuterà non solo ad avere una chiara panoramica del progetto, ma anche a identificare potenziali problematiche o aspetti che richiedono un tuo intervento.

Potrai anche stare sul pezzo con la gestione del tempo. Impostando scadenze per i gruppi, task o materiali all'interno del progetto, puoi gestire il tempo, dare la giusta priorità alle attività e assicurarti che i compiti più importanti siano eseguiti nel tempo richiesto.

Come

Puoi creare un progetto da zero o basandoti su un preventivo. Per quanto riguarda il presente articolo, ne creeremo uno da zero, ma se vuoi convertire un preventivo in progetto, dai pure un'occhiata, invece, a questo articolo.

1. Vai su Progetti > Aggiungi progetto oppure clicca su + > Progetto nell'angolo in alto a destra del tuo account
2. Nella pagina del progetto noterai che c'è un'intestazione in cima alla pagina
   • Compila i campi per avere una chiara panoramica delle informazioni più importanti del tuo progetto. Clicca sui tre puntini in alto a destra per trovare le seguenti informazioni:
     • Ci sono 4 campi di base nell'intestazione: Responsabili, Clienti, Partecipanti e Prezzo. Puoi aggiungere ulteriori campi alla tua intestazione cliccando sui tre punti nell'angolo in alto a destra > Personalizza l'intestazione. Puoi anche trovare e mostrare tutti i Campi personalizzati per i tuoi progetti in questa schermata.
       
     • Se si dispone di diversi tipi di progetti e si desidera classificarli, è possibile assegnare loro un codice colore facendo clic su Cambia colore.
       • N.B. ricorda che stai modificando l'intestazione per ogni utente che aprirà questo progetto. Ogni progetto può quindi avere una diversa intestazione, ma tutti gli utenti vedranno la stessa intestazione per quel progetto.
       • I nuovi progetti riprenderanno l'intestazione e l'impostazione delle colonne del progetto più recente. Questo significa che non dovrai personalizzare ogni nuovo progetto con l'impostazione che preferisci: al contrario, il progetto prenderà l'impostazione del progetto più recente di cui sei respnosabile. I progetti duplicati, tuttavia, continueranno a utilizzare la stessa configurazione del progetto originale.
     • Clicca su Visualizza segnatempo per accedere a una panoramica dei segnatempo collegati al tuo progetto. Anche i segnatempo possono essere modificati da qui, a meno che non siano già stati fatturati al cliente. Questo sarà accessibile solo ai responsabili del progetto con accesso ai segnatempo. 
     • Scegli Esporta segnatempo se, ad esempio, vuoi inviare ai tuoi clienti un aggiornamento sui segnatempo di un progetto senza creare prima una fattura. Oppure seleziona questa opzione per avere una panoramica interna del tempo già tracciato.
       • Questa opzione è accessibile solo agli amministratori o ai responsabili del progetto.
       • È possibile esportare un report sia in formato PDF che in formato Excel.
       • Scegliere una lingua che corrisponda alla lingua del cliente
     • Clicca su Imposta tariffe utente per impostare una tariffa utente specifica al progetto. Più informazioni qui.
     • Gestisci preferenze ti permette di gestire i diritti d'accesso al progetto. Qui trovi più informazioni in merito.
     • Duplica progetto. Trovi più informazioni qui.
     • Se hai diversi tipi di progetto e vuoi categorizzarli per colore, puoi cliccare su Cambia colore.
     • Chiudere o eliminare il progetto.
       • Quando chiudi un progetto, avrai l'opzione di segnare tutto il lavoro effettuato come completato.
         
       • I progetti chiusi non possono più essere selezionati quando aggiungi task, segnatempo, opportunità o fatture. Puoi comunque sempre riaprirli in un secondo tempo.
       • L'eliminazione di un progetto è irreversibile e non puoi più recuperarlo dal cestino.
     • Duplicare il progetto. Scopri di più in questo articolo.
     • Cliccando su Nascondi dettagli, puoi nascondere l'intestazione.
   • Un responsabile del progetto riceve notifiche e ha più diritti di un partecipante. In questo articolo trovi più informazioni sui diversi diritti d'accesso ai progetti. N.B. Un utente amministratore avrà sempre gli stessi diritti d'accesso di un responsabile, anche qualora non fosse il responsabile dello specifico progetto.
   • Un campo importante è il metodo di fatturazione, che ti darà 3 possibilità:
     • Tempo e materiali: se scegli questa opzione, fatturerai il tempo fatturabile e i materiali del progetto.
     • Prezzo fisso: Fatturerai il budget impostato a prescindere dal tempo o dal lavoro svolto sul progetto.
     • Non fatturabile: In questo modo, tutti i segnatempo di questo progetto saranno non fatturabili per impostazione di base.
     • Qualsiasi metodo di fatturazione sceglierai, questo diventerà il metodo di fatturazione per l'intero progetto. Più informazioni in merito in questo articolo.
   • Tramite l'intestazione, puoi aggiungere una data d'inizio/di fine al tuo progetto. Quando modifichi la data d'inizio o di fine di un progetto o di un gruppo, avrai l'opzione di spostare anche tutti gli elementi sottostanti. Questo è molto utile quando stai duplicando un progetto, per esempio.
3. Sotto l'intestazione, troverai la scheda Suddivisione del lavoro, dove strutturerai il tuo progetto. Puoi aggiungere gruppi, task, incontri e materiali. I gruppi ti aiuteranno a categorizzare il tuo progetto.
   • Aggiungi un gruppo cliccando su Aggiungi gruppo
     • Aggiungi un titolo. Se clicchi sul gruppo nuovamente, potrai aggiungere i partecipanti. I partecipanti aggiunti qui saranno altresì automaticamente aggiunti all'intestazione.
     • Aggiungi una data d'inizio e una data di fine.
     • In modo da rendere il modulo progetti il più flessibile possibile, puoi sempre scegliere un metodo di fatturazione diverso per il gruppo rispetto a quello definito per l'intero progetto nell'intestazione
   • Aggiungi un task cliccando su Aggiungi task oppure +Aggiungi riga
     • Aggiungi un titolo. Se clicchi sul task, puoi selezionare il tipo di lavoro.
     • Puoi anche aggiungere uno o più partecipanti al task.
       • Tutti i partecipanti aggiunti al task saranno altresì aggiunti all'intestazione.
       • Puoi filtrare i partecipanti multipli cliccando su 'mostra tutto' vicino alla suddivisione del lavoro.
     • Inserisci una data d'inizio e una data di fine.
       Nota: i task di nuova aggiunta avranno le date precompilate con le date del loro diretto genitore (progetto o gruppo).
     • Anche se hai selezionato un metodo di fatturazione per l'intero progetto o per il gruppo, puoi comunque impostare un metodo di fatturazione specifico per il tuo task. 
     • Aggiungi un segnatempo al task cliccando su un task e aprendo il pannello laterale, quindi: 

       • Clicca su +Aggiungi tracciamento del tempo. Qui puoi decidere se il tracciamento del tempo deve essere fatturabile o meno; questo permette ad esempio di aggiungere un tracciamento del tempo non fatturabile a task fatturabili.

       • Clicca su Avvia timer. In questo modo si avvia un timer con tutte le informazioni del task precompilate, con un notevole risparmio di tempo!

         
         

         Tutto il tempo trascorso su un task sarà visibile anche attraverso una barra di avanzamento (a patto che tu abbia compilato il campo "Tempo stimato"):
         

     • N.B. 
       • Aggiungere un task a un progetto aggiungerà automaticamente il cliente del progetto a quel task.
       • Nessun task nel progetto su cui tracciare del tempo? Nessun problema, puoi aggiungere un task dalla finestra del segnatempo (in un progetto, clicca su + in alto a destra > Segnatempo > Task > Nuovo task).
   • Aggiungi un materiale cliccando sulla freccia vicino a Aggiungi task > Aggiungi materiale oppure +Aggiungi riga.
     • Aggiungi un titolo oppure inizia a digitare il nome di un prodotto dal tuo catalogo
     • Imposta una quantità
     • Quando scegli un prodotto dal tuo catalogo:
       • Potrai anche vedere lo stock rimanente del prodotto.
       • La descrizione, l'unità e il prezzo e costo unitario verranno copiati, ma potrai sempre modificarli, ovviamente.
     • Aggiungi una data d'inizio e una data di fine
       Nota: i materiali aggiunti di recente avranno le date precompilate con le date del loro diretto genitore (progetto o gruppo).
     • Scegli un metodo di fatturazione
       
       Puoi trovare più informazioni su come aggiungere e fatturare materiali al tuo progetto in questo articolo.
       
       
   • Aggiungi in un incontro cliccando sulla freccia accanto ad Aggiungi task > Aggiungi incontro oppure +Aggiungi riga
     • Al progetto verrà aggiunto un segnaposto per gli incontri. Un segnaposto è in realtà un ottimo modo per allocare già le risorse per le riunioni, senza aggiungere ancora un incontro vero e proprio. Permette, ad esempio, di pianificare un incontro in anticipo senza avere ancora tutti i dettagli.

       Accanto al segnaposto incontro, si trova un punto esclamativo che indica che non è stato ancora aggiunto alcun incontro. Questo si riflette anche nello stato dell'elemento:

       

     • Clicca sul segnaposto per aggiungere un incontro. Puoi scegliere tra un incontro già esistente o di crearne uno nuovo.

     • Quando un incontro è segnato come completato, lo stato del segnaposto sarà aggiornato a 'Completato' a sua volta. Non puoi modificare lo stato manualmente.

     • Segnando un incontro come completato, puoi tracciarvi il tempo.

   • Puoi anche aggiungere ordini di lavoro al tuo progetto. Per maggiori informazioni leggi qui.

   • Inoltre, dopo aver aggiunto i tuoi elementi alla suddivisione del lavoro, puoi sempre modificare direttamente la riga senza dover riaprire l'elemento. Clicca sulla riga dell'elemento e modificane il titolo, i responsabili, lo stato, ecc.

   • In modo da migliorare la flessibilità del modulo progetti, puoi anche trascinare gruppi, task, incontri e materiali per modificare l'ordine degli elementi o spostarli in un altro gruppo.
   • Puoi anche cambiare lo stato dei task e dei materiali: Da fare, in corso, in attesa, completato. Anche gli stati hanno il loro colore. Puoi anche filtrare la suddivisione del lavoro per stato:
     
     
   • In questo modo, non ingombri la tua suddivisione del lavoro con lavori già svolti, ad esempio. Questo filtro funziona in combinazione con il filtro del tipo e dell'assegnatario. Inoltre, quando fatturi il lavoro, è utile fatturare solo il lavoro contrassegnato come svolto, ad esempio.
   • Puoi aggiungere colonne ed eliminarle dalla panoramica della suddivisione del lavoro. Per farlo, clicca sull'ingranaggio e aggiungi tutte le colonne di cui hai bisogno.
     
     Puoi anche scorrere la pagina orizzontalmente per vedere tutte le informazioni, qualora dovessi aver aggiunto parecchie colonne.
   • Ricorda anche che puoi duplicare task, materiali, incontri e gruppi, uno alla volta o in massa:
     • Uno alla volta cliccando sui tre punti vicino all'elemento > Copia:
       
     • Seleziona tutto il gruppo o vari elementi cliccando le caselle accanto agli stessi:
       
   • Infine, puoi anche unire gruppi trascinandone uno dentro a un altro:
     
4. Accanto alla suddivisione del lavoro c'è la scheda "Kanban". La vista Kanban di un progetto si concentra sullo stato dei task e dei materiali del progetto, consentendoti di vedere lo stato di questi elementi a colpo d'occhio e di determinare quali task devono essere presi in considerazione per primi. Leggi tutto qui.
5. Accanto alla vista kanban c'è anche la scheda Dettagli progetto, con una panoramica sul budget speso, sul margine e sul tempo tracciato:
   
   • Budget speso = (ore fatturabili + materiali) * prezzo di vendita.
   • Margine = Se i segnatempo sono fatturabili, il margine tra prezzo e costo è aggiunto al tuo profitto. Se i segnatempo sono non fatturabili, il costo aumenterà, ma il profitto no.
   • C'è anche un campo "Descrizione", dove potrai inserire ulteriori informazioni sul tuo progetto:
     
     
   • Sotto la Descrizione troverai il campo "Clienti", con una panoramica dei clienti collegati al tuo progetto. Potrai aggiungere un cliente primarioal tuo progetto cliccando sull'icona a forma di stella accanto al nome di un cliente:
     • Questo sarà il cliente collegato di default per i nuovi task, i segnatempo e le fatture del progetto.
     • Il cliente principale di un progetto sarà indicato in grassetto nei campi dei dati del cliente.
   • Sotto a Clienti, troverai una panoramica dei File aggiunti al tuo progetto.
   • In fondo, troverai lo 'Storico' delle attività
     
     • Quando un nuovo progetto viene creato, riaperto o rinominato, ne troverai menzione qui.
     • Puoi anche aggiungere delle note.
6. La terza scheda è quella delle Fatture, dove puoi fatturare il tuo progetto e dove trovi le fatture collegate allo stesso. Scopri come fatturare un progetto qui.

N.B.

Non è possibile aggiungere un incontro al tuo progetto. Puoi comunque fatturare il tempo tracciato su un incontro da Fatture > Fattura tempo non fatturato e collegare la fattura che stai creando al tuo progetto. In questo modo, sarà visibile nella sezione "Fatture" del tuo progetto.

Panoramica dei progetti

Quando vai nel tuo modulo progetti, puoi trovare tutti i tuoi progetti in una comoda panoramica. Ti aiuterà a controllare i tuoi progetti aperti o in corso e di filtrarli in base a determinati criteri. Scopri di più in questo articolo.

Oltre a una panoramica dei progetti, puoi trovarli anche in una timeline. Scopri tutto sulla la vista timeline nei progetti.

Fatto! Sei pronto per creare i tuoi primi progetti in Teamleader Focus! Vuoi ulteriori informazioni sul modulo progetti? Clicca qui.