Stufo di perder traccia dei preventivi che ancora non sono stati firmati? Aggiungendo una data di scadenza al documento, Teamleader Focus ti avviserà quando un preventivo sta per scadere e ti aiuterà a inviare un promemoria al tuo cliente. Leggi tutte le informazioni sulla data di scadenza e sui promemoria per i preventivi.


Cosa

L'impostazione di una data di scadenza su un preventivo è una pratica comune nelle transazioni commerciali, ad esempio perché i prezzi possono fluttuare a causa delle condizioni di mercato. Impostando una data di scadenza su un preventivo, si garantisce che il prezzo rimanga valido per un periodo specifico, si evitano malintesi e si fornisce trasparenza al cliente.


Un ulteriore vantaggio è che quando i clienti sanno che un preventivo ha una data di scadenza, possono essere più celeri a confrontare i prezzi e a negoziare condizioni favorevoli. Il senso di urgenza creato dalla data di scadenza può spingere i clienti a esplorare altre opzioni, assicurandosi di ottenere il miglior valore possibile per il loro acquisto.


Inserisci una data di scadenza

Quando crei un nuovo preventivo o modifichi un preventivo esistente, vedrai il campo "Valido fino al". Si tratta della data di scadenza di un preventivo:

Inserisci una data.

Può essere una data nel passato, la data di oggi oppure una data futura.


Blocca su CloudSign

Una volta inserita una data di scadenza, il cursore Blocca su CloudSign se scaduto farà la sua comparsa:


Se attivi questo cursore, i clienti non potranno firmare il preventivo su CloudSign dopo la data di scadenza. Il valore predefinito di questo cursore può essere definito in Impostazioni > Opportunità e Preventivi > Preferenze > Blocca la firma al tuo preventivo su CloudSign quando il preventivo è scaduto.

  • Tieni presente che questa impostazione può essere modificata solo da un utente amministratore e che si tratta di un'impostazione a livello dell'account.
  • Il valore predefinito del cursore sarà "disattivato" nelle impostazioni

Cosa vedi: banner e promemoria

Quando modifichi un preventivo bloccato, vedrai il seguente avviso. Ricorda che le modifiche apportate potranno essere visualizzate del cliente che, tuttavia, non potrà firmare il preventivo:

Modifica la data "Valido fino al" del tuo preventivo o sbloccalo su CloudSign se vuoi che il tuo cliente possa firmarlo comunque.

7 giorni prima che il preventivo scada, verrà visualizzato un banner di avviso sulla pagina di dettaglio del preventivo o dell'opportunità:


Puoi chiudere il banner cliccando sulla croce a destra oppure cambiando la data "Valido fino al"


Invia un promemoria al tuo cliente

Il banner che vedi sopra contiene un link cliccabile per inviare al cliente un promemoria via e-mail. Si aprirà la seguente finestra di dialogo:

Clicca su Invia per inviare il promemoria


Invia un promemoria a te stesso

Non solo il cliente può essere avvisato della scadenza dei preventivi, ma anche il destinatario di un preventivo. È possibile far sì che Teamleader Focus invii e-mail automatiche di promemoria sui preventivi in scadenza:


  1. Vai su Impostazioni > Opportunità e preventivi > Preferenze
  2. Attiva il cursore Mandami una notifica quando un preventivo sta per scadere.
  3. Nota: si tratta di un'impostazione utente, il che significa che se si desidera attivare questa funzione per un determinato utente, questo deve accedere alle "Impostazioni" dell'account e attivare il cursore. Per saperne di più sui permessi degli utenti, leggi qui.
  4. Quando questa preferenza è attivata, l'utente riceve un'e-mail automatica 5 giorni prima della scadenza di un preventivo.
  5. L'utente riceverà l'e-mail all'indirizzo e-mail principale collegato al suo account.
  6. L'utente che riceve l'e-mail è l'assegnatario del preventivo. Se non c'è un assegnatario, l'e-mail viene inviata all'indirizzo e-mail dell'unità aziendale a cui appartiene il preventivo.



5 giorni prima della scadenza di un preventivo, riceverai una notifica tramite l'icona della campanella nel vostro account.


Quando il preventivo è scaduto, riceverai una notifica in-app.


Cosa vede il tuo cliente su CloudSign

In primo luogo, 7 giorni prima che un preventivo scada, un banner avviserà il tuo cliente della scadenza ormai prossima su CloudSign.


Quando un preventivo è scaduto e bloccato, succederanno le seguenti cose su CloudSign:

  • Il tasto "Firma preventivo" verrà disabilitato, così che il tuo cliente non potrà firmare il preventivo.
  • Il tasto 'Rifiuta' sarà in grigio, rendendo impossibile per il tuo cliente di rifiutare il preventivo.
  • Un banner informerà il tuo cliente della scadenza del preventivo e della possibilità di poter "richiedere un nuovo preventivo":


Panoramica dei preventivi

  • Puoi aggiungere la colonna "Valido fino al" alla tua panoramica dei preventivi, così da tener sott'occhio le scadenze dei preventivi. Puoi anche cliccare per ordinare in base a questa data:

  • Puoi anche aggiungere la colonna "Stato preventivo" alla tua panoramica e ordinare in base alla voce "Scaduto". Tuttavia, un preventivo è "Scaduto" solo se non è stato ancora accettato. I preventivi accettati, sebbene scaduti, non passeranno allo stato "Scaduto", bensì resteranno "Accettato".

Storico delle attività

Nello "storico" del tuo preventivo e dell'opportunità collegata, lo stato "Scaduto" sarà tracciato quando un preventivo scade:


Se un preventivo è stato bloccato su CloudSign ma il tuo cliente richiede di prolungare la scadenza, lo storico nella pagina del preventivo e dell'opportunità collegata saranno aggiornate con la data e l'ora della richiesta del cliente, così come con il contenuto della richiesta.


Data di scadenza sul modello di preventivo e del contenuto e-mail

Comunica la data di scadenza del preventivo in tre posti:

  • Nel modello del documento per il tuo preventivo
  • Nel 'Testo introduttivo per modelli di preventivi'
  • Nel modello e-mail per i preventivi

Modello di preventivo

Puoi ovviamente aggiungere la data di scadenza di un preventivo nel documento stesso. Per farlo:


1. Vai su Impostazioni > Layout Documento > Preventivi > Visualizza shortcode

2. Troverai lo shortcode VALID_UNTIL_DATE

3. Scarica il tuo modello attuale in Word e aggiungi lo shortcode tra segni $ ovunque desideri nel tuo documento: $VALID_UNTIL_DATE$

4. Verifica l'anteprima del tuo preventivo


Modello per il layout del preventivo

Aggiungi la variabile #VALID_UNTIL_DATE al tuo modello per il layout del preventivo in modo da includere la data nel testo introduttivo.


Modello e-mail per i preventivi

Oppure aggiungi la stessa variabile #VALID_UNTIL_DATE al modello e-mail per mandare i preventivi, così da comunicare in modo più efficiente in merito alla data di scadenza con i tuoi clienti.


Note

  • Non è possibile impostare quando si riceve una notifica in merito alla scadenza di un preventivo, il valore di 5 giorni prima non è modificabile.
  • Per i promemoria automatici via e-mail, non puoi configurare quando si ricevono, il valore di 5 giorni prima non è modificabile.
  • Il contenuto dell'e-mail di notifica non è personalizzabile.
  • Se hai caricato dei termini e condizioni generali di default o per preventivi, assicurati di non aver definito un periodo di validità all'interno di queste, poiché creerebbe confusione ai clienti se hai aggiunto, inoltre, lo shortcode per la data di scadenza sul tuo preventivo.