In questa guida trovi ulteriori informazioni su come impostare la disponibilità e i buffer per un tipo di appuntamento.

1. Vai su 'Impostazioni avanzate'

Quando crei un nuovo tipo di appuntamento o ne modifichi uno già esistente, vedrai immediatamente i dettagli del tipo di appuntamento. Scorri verso il basso fino a visualizzare il cursore Mostra impostazioni avanzate e attivalo.

2. Impostazioni avanzate

Invitati aggiuntivi

Nelle impostazioni avanzate del tipo di appuntamento, puoi dare all'ospite la possibilità di invitare fino a 6 invitati aggiuntivi all'incontro. Inserisci il numero di invitati aggiuntivi (massimo 6), in modo che l'ospite lo veda nella pagina di prenotazione. 

Ad esempio, se inserisci 2, l'ospite potrà invitare altri 2 invitati, il che significa che avrai un incontro con 4 partecipanti (tu, l'ospite e 2 invitati aggiuntivi).

Modello sala riunioni

Se hai creato modelli di sala riunioni per preparare in anticipo queste ultime, puoi utilizzarli per le riunioni prenotate. Seleziona il modello preferito per questo tipo di appuntamento.

Arco di tempo prenotabile definisce l'arco di tempo per prenotare questo tipo di appuntamento e può arrivare a un massimo di 90 giorni. Vedrai 3 opzioni di default:

• 30 giorni
• 60 giorni
• 90 giorni

Se vuoi definire un arco di tempo diverso per questo tipo di appuntamento, clicca su Personalizzato e inserisci il numero di giorni desiderato. Per esempio, 45 giorni.

In Data inizio prenotazione e Data fine prenotazione, puoi definire un periodo specifico in cui le persone possono prenotare una riunione. Questo può essere usato in combinazione con il buffer e l'arco di tempo prenotabile nel futuro.

Mostra disponibilità in multipli di 'x minuti' offre ai clienti la possibilità di prenotare ogni "15, 30 o 60 minuti". Se scegli 30 minuti e la tua giornata inizia alle 9, i vostri clienti potranno prenotare una riunione alle 9, alle 9.30, alle 10 ecc.

Il buffer di prenotazione definisce il numero di ore lavorative prima che una prenotazione possa essere effettuata. Per impostazione predefinita, viene visualizzato il giorno lavorativo successivo, il che significa che non è possibile effettuare prenotazioni il giorno stesso. È inoltre possibile selezionare 4 ore, 2 ore o Personalizzato.

Se si fa clic su "Personalizzato", sarà possibile impostare un numero di ore prima che una prenotazione possa essere effettuata. Ad esempio, 16 ore.

L'orario di lavoro è definito dalla tua disponibilità!

Esempio 1: il tuo orario di lavoro è impostato dalle 9.00 alle 17.00 e il tuo buffer personalizzato è impostato su 3 ore. Se un cliente visita la tua pagina di prenotazione alle 11 del mattino, la prima fascia oraria che può prenotare è quella delle 14 dello stesso giorno.

Esempio 2: l'orario di lavoro è impostato dalle 9.00 alle 17.00 e il buffer personalizzato è impostato su 3 ore. Quando un cliente visita la tua pagina di prenotazione alle 16, la prima fascia oraria che può prenotare è quella delle 11 del giorno successivo.

Il buffer riunioni (prima) e il buffer riunioni (dopo) forniscono ulteriori informazioni su quando è possibile prenotare gli appuntamenti. Se si desidera che non ci siano altre prenotazioni 15 minuti prima e dopo una riunione, è necessario inserire 15 minuti in entrambe le caselle.

Ci sono 3 opzioni di default:

• Nessun buffer
• 5 minuti
• 10 minuti

Se desideri avere un buffer diverso per questo tipo di appuntamento, clicca su tipo personalizzato e inserisci il numero di minuti. Per esempio, 30 minuti.

3. Seleziona la tua disponibilità

Sotto i dettagli del tipo di appuntamento trovi la disponibilità. In questa pagina puoi impostare in dettaglio le disponibilità e le indisponibilità.

Disponibilità

Ci sono due modi di impostare la tua disponibilità: Vista per ore o vista Calendario

Vista ore

Nella vista Ore è possibile selezionare i giorni con un segno di spunta e scegliere le ore compilando i campi. Per impostazione predefinita, saranno selezionati i giorni dal lunedì al venerdì e le ore 9:00-17:00.

Se si desidera aggiungere una pausa (ad esempio un'ora a mezzogiorno), è sufficiente fare clic sull'icona "+" e modificare gli orari dalle 09:00 alle 12:00 e dalle 13:00 alle 17:00.

Per rimuovere una selezione di ore, fare clic sull'icona del cestino. Non dimenticare di modificare gli orari se necessario!

Se si fa clic su Riporta alle impostazioni di base, tutti i giorni e gli orari torneranno a essere selezionati da lunedì a venerdì e dalle 09:00 alle 17:00.

Vista calendario

Tutti i campi in azzurro indicano che siete disponibili per una riunione. Ogni campo azzurro corrisponde a 30 minuti. È possibile selezionare e trascinare le fasce orarie disponibili nella panoramica.

Questa disponibilità sarà sovrascritta se il calendario collegato ha un'altra riunione pianificato in quell'ora.

Indisponibilità

Sotto la disponibilità è possibile impostare le date non disponibili. Aggiungendo una data qui, gli ospiti non potranno prenotarla.

Aggiungi una data non disponibile

• Apri il menù a tendina
• Clicca sul tasto 'Aggiungi date'
• Seleziona una data d'inizio e una data di fine in cui non sarai disponibile

È possibile rimuovere la data non disponibile facendo clic sull'icona del cestino. Oppure si può aggiungere un'altra data non disponibile cliccando su "Aggiungi date".