Le funzioni di collaborazione e la dashboard fanno sì che sia facile tenere delle riunioni con delle semplici impostazioni. Per i teamlead, è utile avere questa panoramica, che permette di avere un'idea di come stanno andando le riunioni.
Nella pagina sale riunioni, gli amministratori del team possono avere una panoramica di quali sono le sale riunioni del team e di come stanno andando.
1. Sale d'attesa
Le sale d'attesa consentono agli ospiti di bussare in una sala generale senza dover prenotare una riunione in anticipo. L'ospite che bussa sarà visibile nella dashaboard o panoramica delle sale riunioni e potrà essere inoltrato a una nuova sala riunioni o a una sala già esistente, oppure gli potrà essere negato l'accesso. Esistono sale d'attesa personali e di gruppo.
2. Sale riunioni
L'attività delle riunioni può essere monitorata dal team nella pagina di panoramica delle sale riunioni. A seconda delle impostazioni del team, è possibile vedere solo le proprie sale riunioni o tutte le sale riunioni del team.
Nella pagina di panoramica delle sale riunioni, è possibile utilizzare il filtro delle sale riunioni, la barra di ricerca e cambiare il tipo di visualizzazione.
2.1 Filtro sale riunioni
Il filtro della sala riunioni suddivide le sale riunioni in diverse categorie in base all'amministratore della sala e ai diritti di accesso. È possibile modificare i diritti di accesso nelle impostazioni del team o nelle impostazioni d'invito alla sala riunioni.
Se un utente o un team ha più di 24 sale riunioni, verrà applicata la paginazione.
La maggior parte degli utenti avrà 3 filtri: Personale, Team e Tutte.
- Personale: Queste sono tutte le sale riunioni di cui sei l'amministratore della sala.
- Team: Tutte le sale riunioni del team per le quali si dispone dei diritti di "Host" o "Può sempre partecipare". Questa voce non è visibile se si è l'unico membro del team.
- Tutte: Tutte le sale riunioni personali e di squadra + tutte le sale riunioni di altri team in cui siete stati invitati con i diritti di "Host" o "Può sempre partecipare".
Nascondere la scheda "Team"
La scheda team non è visibile se si è l'unico membro della squadra.
Se si dispone di livelli di accesso al team con limitazioni (ad esempio, livello di accesso al team predefinito = deve bussare, consentire la sovrascrizione = falso), la scheda Team sarà ancora visibile, ma non mostrerà altre sale riunioni rispetto alla scheda Personale.
2.2 Barra di ricerca
Se si cerca una sala riunioni specifica, è possibile utilizzare la barra di ricerca per limitare i risultati. Digitare il nome della sala riunioni desiderata e premere Invio.
2.3 Visualizzazione a schede o a elenco
Le sale riunioni possono avere una visualizzazione a schede o a elenco
2.3.1 Visualizzazione a schede
La visualizzazione a schede mostra le sale riunioni in schede separate contenenti le seguenti informazioni:
- Nome della sala riunioni
- Tasti 'Copia link pubblico' e 'Elimina' (passare il cursore sulla scheda per visualizzarli)
- Stato attivo o aperto
- Host/clienti attuali nella sala riunioni
- Lavagna attiva + nome della lavagna
2.3.2 Visualizzazione a elenco
La vista elenco mostra le sale riunioni una sotto l'altra e contiene le seguenti informazioni:
- Nome della sala riunioni
- Nome completo del proprietario della sala riunioni
- Ultima attività
- Dimensioni della sala riunioni
- Tre punti, dove trovi 'Copia link' oppure 'Elimina sala riunioni'
2.3.3 Ordine delle sale riunioni
Le sale riunioni vengono visualizzate nel seguente ordine:
- Sale riunioni attive* - le più recenti vengono visualizzate per prime
- Sale riunioni aperte** - le più recenti vengono visualizzate per prime
- Data dell'ultima attività = ultima apertura o ultima creazione
Nell'esempio precedente, john-doe è una sala riunioni attive, sala-reunioni-1 è una sala riunioni aperta e tutte le altre sale riunioni non sono né attive né aperte. Queste sale riunioni sono ordinate in base all'ultima creazione o all'ultima apertura.
Ad esempio, mark-smith è stata creata più di recente rispetto alle altre, quindi questa sala riunioni viene visualizzata prima delle altre anche se non è ancora stata utilizzata.
*Sala riunioni attiva: 2 o più partecipanti con almeno un flusso attivo.
**Sala riunioni aperta: 1 o più partecipanti ma nessun flusso attivo.
3. Panoramica live
Per impostazione predefinita, ogni 5 minuti viene scattata un'istantanea della sala riunioni. La lavagna attiva viene visualizzata quando si aggiorna la pagina o si seleziona un altro filtro di pagina.
3.1 Panoramica in tempo reale delle sale riunioni
Quando viene aperta una sala riunioni, viene scattata un'istantanea ogni 5 minuti. Quando si visita la pagina di riepilogo delle sale riunioni, le sale non si aggiornano automaticamente; è necessario ricaricare la pagina per vedere gli aggiornamenti.
Ogni 5 minuti viene scattata un'istantanea delle lavagne aperte. Se una lavagna viene ridotta a icona, l'ultima istantanea della lavagna rimarrà visibile nella panoramica delle sale riunioni.
Gli schermi condivisi non saranno mostrati come anteprima! Verrà invece mostrata l'ultima lavagna attiva.
3.2 Nessun'istantanea
In alcune situazioni un'istantanea non viene visualizzata/aggiornata dopo 15 secondi:
- La scheda della sala riunioni non è quella attiva. Quando l'host sta visitando una scheda diversa da quella della sala riunioni, non è possibile scattare un'istantanea della sala riunioni a causa di una limitazione del browser.
- Al momento dell'istantanea, l'utente sta ancora disegnando o digitando qualcosa. I disegni non saranno visibili fino all'istantanea successiva.
4. Sale riunioni permanenti
Di norma, una volta che hai finito una riunione, perdi tutto quello che ci si è detti. Non con Il Booster cattura-Lead: lo storico della chat, gli appunti sulla lavagna, tutti i file e le registrazioni sono salvati in modo che possa facilmente condividerli o ripristinarli la prossima volta che avrai un incontro.
Questo significa che tutto quello che carico o faccio sarà salvato per sempre nella sala riunioni?
No, è sempre possibile eliminare i dati o reimpostare la sala riunioni manualmente. Se pensi che una certa sala riunioni non ti sarà più utile, puoi anche eliminarla del tutto.