Le sale d’attesa consentono a te e al tuo team di incontrarvi con un unico link più e più volte. Le sale d’attesa consentono di trasferire i visitatori in sale riunioni specifiche per continuare la conversazione dal punto in cui si era interrotta.


Questo articolo spiega tutte le opzioni della sala d’attesa:



1. Sale d’attesa

La dashboard aggiornata mostra immediatamente la nuova sala d’attesa:

 

Le sale d’attesa permettono agli ospiti di bussare in una sala comune senza dover prenotare un appuntamento in anticipo. L’ospite che bussa sarà visibile nella dashboard e potrà essere inoltrato a una nuova sala riunioni o a una sala già esistente, oppure gli potrà essere negato l’accesso. Esistono sale d’attesa personali e di gruppo. 


1.1 Sale d’attesa personali

Ogni membro del team ha una sala d’attesa personale. Il link può essere copiato dalla sua dashboard e può essere condiviso con clienti e lead. Quando un cliente bussa alla sala d’attesa personale, questa viene visualizzata solo per quel particolare membro del team.


L’URL di una sala d’attesa personale è il seguente:

https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/user-name/

  • Il nome del team può essere trovato e modificato nelle impostazioni del team.
  • Se il link è costituito da sale d’attesa, significa che si tratta di una sala d’attesa. Se invece è costituito da sale riunioni, allora è una sala riunioni.
  • Il nome utente può essere trovato e modificato nelle impostazioni del profilo di Teamleader Focus. Non è consentito cambiare il nome utente in “team”!


1.2 Sale d’attesa del team

Le sale d’attesa del team sono facoltative, ma è possibile attivare la “Sala d’attesa del team” nelle impostazioni del *team. Il link della sala d’attesa del team è diverso dai link personali e consente agli ospiti di bussare in una sala del team generale. L’ospite che bussa sarà mostrato a tutti i membri del team nella dashboard.


L’URL della sala d’attesa del team è il seguente:

https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/team/

  • Come nella sala d’attesa personale, il nome del team può essere trovato e modificato nelle impostazioni del team.
  • Se il link è costituito da sale d’attesa, significa che si tratta di una sala d’attesa.
  • L’ultima parte del link “team” indica che si tratta di una sala d’attesa per team. Non si può cambiare!

*vedi 3.1 Attivazione della sala d’attesa del team per maggiori informazioni sull’attivazione dell’impostazione del team


2. Dashboard

La dashboard comprende la sala d’attesa personale, la sala d’attesa del team (se attivata), gli appuntamenti in arrivo e il pulsante “Crea o unisciti alla sala riunioni”.


2.1 La sala d’attesa della dashboard

Gli ospiti che bussano sono ora visualizzati nell’elenco della sala d’attesa personale o della sala d’attesa del team, in base al link utilizzato:

  • Link sala riunioni o Link sala d’attesa personale = Sala d’attesa personale
  • Link alla sala d’attesa del team = Sala d’attesa del team


Ogni carta di chi bussa alla sala ha un aspetto simile e presenta:

  • Le iniziali del nome dell’ospite o un’immagine del profilo
  • Il nome dell’ospite
  • Un timer che mostra da quanto tempo l’ospite sta bussando
  • La sala riunioni proposta
  • Il pulsante “Cambia sala riunioni”
  • Il pulsante “Rifiuta accesso”
  • L’etichetta “Nuovo” per una sala riunioni inesistente o mai utilizzata e l’etichetta “In Corso” se un membro del team sta aiutando l’ospite.

 

Hai 3 opzioni a disposizione:

  1. Fai clic sulla scheda e apri la sala riunioni proposta in un’altra scheda (ad esempio: https://cloud.teamleader.eu/team-name/meeting-rooms/jane-doe/).
  2. Clicca su “Cambia sala riunioni” e crea o seleziona un’altra sala riunioni.
  3. Fai clic su “Rifiuta l’accesso”, in modo che l’ospite riceva un messaggio che indica che la riunione gli è negata.


Nota: in base alla persona che bussa, l’estensione Riunione clienti suggerirà una sala riunioni. Se si tratta di una riunione successiva, verrà suggerita la sala precedente, mentre per un nuovo ospite verrà creata una sala riunioni basata sul nome dell’ospite.


2.2 Abilitare le notifiche del browser

Nel momento in cui un ospite inizia a bussare, è possibile che stiate guardando un altro programma o una scheda del browser. In questo caso, una notifica sul desktop potrebbe essere molto comoda. Per accorgersi di chi bussa, è importante che le notifiche del browser siano abilitate!


In caso contrario, verrà visualizzata la seguente notifica sulla dashboard:

 

Abilita “Suono”, “Pop-up e reindirizzamenti” e “Notifiche” nelle impostazioni del sito del vostro browser oppure leggi questo articolo di aiuto!


Una volta eliminato il messaggio giallo, le notifiche saranno funzionanti quando gli ospiti busseranno. Ora è possibile scegliere di (dis)attivare le notifiche sonore (dis)attivando l’icona della campanella accanto a “Copia link sala d’attesa personale/del team”.


Se l’icona del campanello è verde, riceverai una notifica quando gli ospiti bussano. Se l’icona del campanello è rossa, non riceverai alcuna notifica, ma chi bussa alla sala apparirà comunque nell’elenco.


 

2.3 Creare una nuova sala riunioni

La dashboard migliorata offre ancora la possibilità di unirsi o creare una sala riunioni, anche se la panoramica delle sale riunioni si trova in una pagina diversa. È quindi possibile scegliere di creare/aprire una sala riunioni nella dashboard o nella pagina delle sale riunioni.


Nell’angolo superiore destro della dashboard è presente il pulsante blu “Crea o unisciti a una sala riunioni”. Fai clic sul pulsante e si aprirà una finestra di dialogo.

 


È possibile scegliere una sala riunioni esistente dall’elenco o digitare il nome della sala. Digitando il nome, ottieni 3 opzioni:

  1. Creare una nuova sala riunioni
  2. Creare una nuova sala riunioni da un modello
    • Cliccate su "Crea nome da modello...".
    • Digitare il nome del modello o fare clic sul link per creare un nuovo modello.
  3. Unirsi a una stanza esistente con questo nome


Fare clic sull’opzione preferita per aprire e accedere alla sala riunioni.


 

Se le impostazioni del team danno diritti di host alle sale riunioni di altri membri del team, è possibile scegliere una sala riunioni di un altro membro del team. Verrà visualizzata un’icona accanto al nome della sala riunioni.


2.4 Appuntamenti

Nella dashboard viene visualizzata una panoramica dei prossimi appuntamenti, di cui vengono mostrati i primi cinque. Se non hai ancora impostato la pianificazione, dovrai prima collegare il tuo calendario e creare un tipo di appuntamento.


È possibile cambiare la sala riunioni per questo specifico appuntamento come hai fatto per gli ospiti che bussano. Vedere 4. Appuntamenti.
 


3. Sala d’attesa nelle impostazioni Brand & Team

Nelle impostazioni del team sono presenti 2 impostazioni relative alla funzione sala d’attesa: “Abilita la sala d’attesa del team” e “Gli ospiti possono prenotare una riunione dalla sala d’attesa”.



3.1 Attivare la sala d’attesa del team

Per impostazione predefinita, ogni utente dell’estensione Riunione clienti dispone di una sala d’attesa personale, ma la sala d’attesa del team deve essere attivata manualmente. Se non l’avrai ancora fatto, nella dashboard verrà visualizzato il messaggio “Imposta la sala d’attesa del tuo team”.

 


Fai clic sul messaggio che contiene un collegamento ipertestuale alle impostazioni Brand & Team e nelle impostazioni del team scorri verso il basso fino a visualizzare la voce Sala d’attesa.


Fai clic sulla casella di spunta accanto a “Abilita la sala d’attesa del team” e poi su Salva per attivare la sala d’attesa del team.


Tornando alla dashboard, vedrai che il link alla sala d’attesa del team può essere copiato, in modo da poterlo condividere con clienti e lead.


3.2 Gli ospiti possono prenotare una riunione dalla sala d’attesa

L’altra impostazione del team della sala d’attesa è "Gli ospiti possono prenotare una riunione dalla sala d’attesa". Questa funzione richiede l’attivazione della pianificazione e la creazione di almeno un tipo di appuntamento.


Fai clic sulla casella di spunta accanto a “Gli ospiti possono prenotare una riunione dalla sala d’attesa” per attivare quest’impostazione.



Questa funzione consente agli ospiti di prenotare un appuntamento quando vengono respinti al momento di bussare.



Quando l’ospite fa clic sul collegamento ipertestuale “prenota il momento che fa per te”, viene indirizzato alla tua pagina di prenotazione.

  • Se bussa alla sala d’attesa personale, sarà inoltrato alla tua pagina prenotazioni personale.
  • Se bussa alla sala d’attesa del team, sarà inoltrato alla pagina prenotazioni del team.


4. Appuntamenti

La funzione di sala d’attesa influisce anche sulla funzione di pianificazione. A un appuntamento prenotato online viene automaticamente assegnata una sala riunioni. Ora puoi scegliere di cambiare questa sala riunioni, se desideri.


4.1 Appuntamenti nella dashboard

Come spiegato in 2.4 Appuntamenti, nella dashboard vengono visualizzati i primi cinque appuntamenti previsti. La scheda dell’appuntamento mostra le seguenti informazioni:

  • Il tipo di appuntamento e il nome dell’ospite
  • La data e l’ora dell’appuntamento
  • La sala riunioni, il numero di telefono o l’ubicazione della riunione
  • Un pulsante per cambiare la sala riunioni, se si tratta di un appuntamento online.
     


4.1.1 Appuntamenti online

Per modificare la sala riunioni di un appuntamento online, fare clic sul pulsante “Cambia sala riunioni”.


Si aprirà una finestra di dialogo simile a quella di “Crea o unisciti a una sala riunioni”.


 

Digita il nome della sala riunioni desiderata, ad esempio john-doe.


È possibile scegliere una sala riunioni esistente dall’elenco o digitare il nome della sala. Digitando il nome, otterrai 3 opzioni:

  1. Creare una nuova sala riunioni
  2. Creare una nuova sala riunioni da un modello
    • Clicca su “Crea nome da modello...”.
    • Digita il nome del modello o fai clic sul link per creare un nuovo modello.
  3. Selezionare una stanza esistente con questo nome


Fai clic sull’opzione preferita per cambiare la sala riunioni. La sala riunioni collegata al tipo di appuntamento sarà cambiata nella nuova sala selezionata/creata.


Quando tu o i tuoi ospiti userete il link all’appuntamento dalla mail di conferma o dall’invito sul calendario, questo verrà reindirizzato alla nuova sala riunioni selezionata.

 


4.1.2 Appuntamento in loco

Se l’ospite ha prenotato un appuntamento in loco, vengono visualizzate tutte le informazioni necessarie sull’appuntamento. Questa scheda non ha opzioni cliccabili.


 

4.1.3 Appuntamento telefonico

Se l’ospite ha prenotato un appuntamento telefonico, visualizzerai le informazioni necessarie per chiamare l’ospite al momento prenotato. Facendo clic sulla scheda si aprirà l’app di chiamata.

 


Quando un ospite prenota una riunione, sia tu che l’ospite riceverete una mail di conferma. Se si tratta di una riunione online, la mail conterrà l’URL della sala riunioni.



Accedendo all’estensione Riunione clienti e facendo clic sull’URL della sala riunioni, saranno visualizzate le informazioni sull’appuntamento. Facendo clic su Cambia sala riunioni, sarà possibile modificare la sala riunioni come spiegato in 4.1 Appuntamenti nella dashboard.