A partire del 1 gennaio 2019, entrerà in vigore la fatturazione elettronica che prevede l’invio e la ricezione di fatture elettroniche. Abbiamo fatto squadra con un partner accreditato e abbiamo creato una piattaforma che ti permetterà di assolvere tutti gli obblighi di Legge. Se non hai ancora installato la nostra integrazione, leggi qui. 

In questo articolo ti spiegheremo come inviare le tue fatture in formato .xml al Sistema di Interscambio e come gestire le fatture inviate a te dai tuoi fornitori, la firma digitale e la conservazione sostitutiva.

Integra i dati su Teamleader Focus con le infomazioni richieste

• inserisci il Codice Destinatario del cliente a cliccando su 'Preferenze di Fatturazione' e compilando il campo dedicato 

• inserisci la PEC del cliente nel campo 'Invia fatture a"

  
  

• Inserisci il tuo Regime Fiscale cliccando su 'Impostazioni' > 'Informazioni Societarie'. Clicca sulla matita di fianco al tuo profilo societario, clicca su 'Compilazione delle tue informazioni societarie' e inserisci il tuo regime nel campo dedicato selezionando tra le varie opzioni del menu a tendina

• Il metodo di pagamento può essere specificato in ogni fattura

Crea una Fattura in Teamleader Focus

Come sai in Teamleader Focus hai vari modi per fare una fattura:

• da zero, cliccando su fatture e poi sul tasto '+'
• da un'opportunità accettata per la quale hai creato un preventivo, cliccando su Azioni > Crea fattura
• da un progetto
• da un segnatempo, fatturando il tempo speso 
• oppure creando un abbonamento ricorrente

Leggi questo articolo per avere una panoramica dei vari modi per creare una fattura.

Controlla la Fattura 

In qualsiasi modo tu abbia creato la fattura, non appena cliccherai su 'Salva e Registra' oppure su 'Registra' la fattura verrà sincronizzata nel nostro portale nel formato corretto. 

• I dati del cliente saranno automaticamente sincronizzati sul portale
• Il contenuto della fattura, ovvero i prodotti, sarà automaticamente riportato nella fattura elettronica

La fattura che hai creato in Teamleader Focus sarà a tutti gli effetti sincronizzata in questo portale nella sezione 'Fatture da lavorare'. 

IMPORTANTE: Una fattura creata e registrata in Teamleader Focus viene sincronizzata in YouDOX solo una volta. Modifiche apportate alla fattura in Teamleader Focus, non verranno sincronizzate in YouDOX.

Vi consigliamo di non apportare delle modifiche alle fatture registrate in Teamleader Focus, ma di apportare le modifiche in YouDOX.

Prima di inviare definitivamente la fattura al Sistema di Interscambio avrai la possibilità di revisionare tutti i dati e dovrai solamente:

• Inserire il codice destinatario del cliente, la PEC e tutti i dati obbligatori contrassegnati da asterisco. NOTA BENE: La normativa ti obbliga ad inviare fatture elettroniche a clienti B2B con Partita IVA Italiana e alla Pubblica Amministrazione. Non sarai obbligato ad inviare fatture elettroniche a clienti esteri o a clienti privati. Tuttavia ti consigliamo di utilizzare ugualmente la funzione qua descritta anche per l'invio di fatture a clienti esteri o privati, perché così facendo non dovrai sottomettere all'agenzia delle entrate dichiarazioni aggiuntive come ad esempio l'Esterometro. Ricorda che questi soggetti non sono obbligati a dotarsi di un software per la ricezione della fattura elettronica, pertanto i soggetti privati italiani troveranno la fattura nel loro cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate, mentre i soggetti esteri dovranno comunque ricevere la loro fattura in un formato a loro leggibile e consultabile, per esempio il .pdf generato da Teamleader Focus. Per inviare una fattura elettronica a questi soggetti dovrai impostare, nel campo 'Codice Destinatario':
  • 'xxxxxxx' (sette x) per i clienti con partita IVA estera
  • '0000000' (sette 0) per i clienti privati  

• Compilare le varie altre sezioni a tua disposizione aggiuntive e facoltative, relative per esempio ai sezionali, ai DDT, alle casse previdenziali e al bollo.
  
  

Ricorda che:

• Nel campo 'Riferimento documento' potrai inserire in fattura dei riferimenti a contratti o ordini della tua azienda; i campi C.I.G. e  C.U.P. saranno obbligatori solo nel caso di fatturazione alla Pubblica Amministrazione, mentre nel caso di fatturazione B2B saranno facoltativi e riguarderanno gare d'appalti e progetti
• Nel caso sia necessario evidenziare lo 'Split Payment', potrai farlo dalla sezione 'Riepilogo' evidenziando il campo 'Esigibilità IVA'
• La fattura che hai creato in .pdf da Teamleader Focus ti comparirà nella sezione 'Allegati' e sarà inviata direttamente al cliente assieme al tracciato .xml
• Puoi anche usufruire del tasto 'Controlla dati' per verificare eventuali dati errati, per esempio nella digitazione della Partita IVA del tuo cliente o nella validità del suo codice destinatario

Invia la Fattura al Sistema di Interscambio

Una volta che hai controllato tutti i dati e correttamente compilato la fattura, sarai pronto per premere sul tasto 'Invia'.

La piattaforma chiederà se hai impostato il sezionale corretto e ti chiederà una ultima volta se vuoi procedere con l'invio, non modificabile e definitivo, della fattura. Premendo 'Invia!' la fattura viene inviata al Sistema di Interscambio, non sarà più presente nel contenitore 'Fatture da lavorare' e la troverai nella sezione 'Fatture emesse'. Eventuali comunicazioni di scarto provenienti direttamente dall'Agenzia delle Entrate, saranno mostrate direttamente in homepage.

Ricevi Fatture elettroniche

Potrai comunicare ai tuoi fornitori il Codice Destinatario che trovi in Home Page dell portale per consentire loro, tramite il loro software di fatturazione elettronica, di inviarti le fatture.

Troverai tutte le fatture ricevute nella sezione 'Fatture ricevute' del tuo account.

NOTA BENE: Ti consigliamo di registrare quanto prima il codice destinatario che Teamleader Focus ti fornisce sul tuo cassetto fiscale nel sito dell'Agenzia delle Entrate. Questo perché alcuni tuoi fornitori potrebbero non essersi dotati di un software per la fatturazione elettronica e potrebbero aver scelto di continuare a inviare le fatture elettroniche ai loro clienti tramite PEC, nonostante tu abbia fornito un codice destinatario. Questo potrebbe comportare che le fatture emesse da questi fornitori verso di te non compaiano all'interno del menu 'Fatture Ricevute', perché ti verrebbero recapitate unicamente sulla PEC. Puoi sempre importarle cliccando sul tasto 'Importa per sola conservazione' e caricando gli .xml che ti arrivano per PEC e avere sulla piattaforma la panoramica completa. Tuttavia, registrando il codice destinatario sul cassetto fiscale, le fatture inviate via PEC dai tuoi fornitori verranno automaticamente importate nella sezione 'Fatture ricevute', evitandoti il lavoro manuale e assicurandoti di avere sempre sotto controllo TUTTE le fatture che i tuoi clienti ti intestano.

Clicca qui per conoscere la procedura dettagliata sul sito dall'Agenzia delle Entrate.

Comunica con il tuo commercialista

Ogni giorno riceverai una mail riepilogativa che conterrà le fatture consegnate e quelle ricevute nel corso della giornata. Inoltre sia dalla sezione 'Fatture emesse' sia da quella 'Fatture ricevute' potrai chiedere un'export del file da poter girare al tuo commercialista. L'export è consentito nei seguenti formati:

Ma non solo! Puoi anche generare una sotto-utenza per il tuo commercialista in modo che possa entrare nell'account e consultare in autonomia le tue fatture. 

Per fare ciò dovrai:

• cliccare su 'Modifica Anagrafica' dalla homepage

• cliccare su 'Gestione sottoutenze'

• settare l'utenza inserendo l'anagrafica del commercialista e la sua mail, che diventerà la username d'accesso per il professionista, e scegliendo se sarà un account solo consultativo o anche operativo. 

Per agevolarti abbiamo anche preparato un breve video dimostrativo che illustra tutto il flusso: dalla generazione della fattura in Teamleader Focus all'invio al sistema di interscambio:

Buona Fatturazione!