Questi articoli non si applicano nel caso in cui tu stia utilizzando una delle nostre sincronizzazioni contabili a due vie, ma solo se utilizzi un collegamento unidirezionale fra Teamleader Focus e il tuo strumento di sincronizzazione. In questo articolo troverai una panoramica di tutti i programmi di contabilità disponibili per ogni lingua e Paese. 


In questo articolo imparerai tutto su:

  1. Preparare il tuo account Teamleader Focus
  2. Esportare le fatture
  3. Caricare le fatture nel tuo programma di contabilità

Preparare il tuo account Teamleader Focus

Questa fase comprende due passaggi: gestire gli ID esterni e impostare gli account contabili.


Gestire gli ID esterni

Dal momento in cui inizi a lavorare con Teamleader Focus, l’idea è di gestire i tuoi clienti da Teamleader Focus e reindirizzarli al tuo programma di contabilità. Pertanto, nessun nuovo cliente deve essere inserito nel tuo pacchetto contabilità. Teamleader Focus abbina i tuoi clienti in base al rispettivo ID cliente registrato in contabilità. Perciò, ti consigliamo di importare i dati dei tuoi clienti dal tuo programma di contabilità in Teamleader Focus.

  1. Esporta un elenco dal tuo programma di contabilità incluso il numero contabile.
  2. Leggi questo articolo su come importare contatti e società e importa il tuo file. Assicurati che il campo “ID esterno” corrisponda correttamente. Questo campo è visibile solo agli amministratori. Se non lo vedi, vai su Fatture > Esportazione > Esportazione contabilità > Gestisci ID esterni

  3. Potresti aver già importato le tue società, perciò ora potrebbero esserci dei duplicati nel tuo database (per esempio i nomi delle società non erano esattamente identiche).

  4. Puoi eliminare i duplicati annullando l’importazione (verranno eliminate solo le nuove società; quelle per le quali è già stato inserito un numero cliente, non verranno eliminate).

  5. Quindi, puoi passare all’inserimento manuale dei numeri cliente delle altre società. Per vedere direttamente quali clienti hanno un ID e quali no, accedi al tuo CRM > Società > seleziona il menu a tendina vicino alla barra di ricerca > Crea nuovo segmento. In questo segmento puoi determinare le regole: "ID esterno" > "non è compilato". In questo modo, vedrai tutte le società senza ID. Nel caso in cui vi siano società / contatti già presenti nel pacchetto di contabilità, devi inserire il numero cliente manualmente per ogni cliente cercando il numero nei registri del tuo contabile.


  6. Una volta che tutti i numeri cliente sono stati importati dal tuo pacchetto contabilità, puoi stabilire che i nuovi numeri cliente vengano creati automaticamente con l’esportazione. Per ulteriori informazioni consulta il passaggio 2.

  7. Da questo momento, Teamleader Focus creerà i numeri in maniera sequenziale, partendo da un valore iniziale da te indicato. Per motivi di sicurezza, questo valore è pari a 100000 per impostazione predefinita. Ti consigliamo di consultare il tuo contabile prima di modificare questo valore, poiché potresti correre il rischio di sovrascrivere clienti dal tuo pacchetto di contabilità!

Note:

  • se non hai ancora clienti nel tuo pacchetto di contabilità, seleziona l’opzione “Genera automaticamente” quando esporti le tue fatture. Per ulteriori informazioni consulta il passaggio 2.

  • Se hai pochi clienti (< 30) nel tuo pacchetto di contabilità da inserire in Teamleader Focus puoi, anziché importarli, semplicemente modificare i clienti e compilare il campo "Numero cliente pacchetto contabilità”.

Impostare gli account contabili

È necessario che ogni posizione sulla tua fattura sia assegnata all’account contabile corretto.

  1. Vai su Impostazioni > Fatture > Account contabili
  2. Crea tutti gli account contabili di cui hai bisogno. Ti ricordiamo che se usi sconti commerciali, dovrai anche indicare un account per gli sconti.
  3. Dopo aver creato i tuoi account, puoi selezionare "Suggerisci automaticamente account a determinate aliquote IVA". Da qui puoi stabilire che la riga della tua fattura selezioni automaticamente un account specifico quando viene selezionata un’aliquota IVA.
  4. Inoltre, puoi impostare rapidamente gli account in base alle aliquote IVA per tutte le tue fatture esistenti in Teamleader Focus, per evitare di doverli impostare manualmente.

Esportare le fatture

  1. Accedi a Fatture e fai clic su Esportazione in alto a destra.

  2. Seleziona “Esportazione contabilità”.

  3. La seguente schermata ti consente di specificare il periodo e la sezione di cui vuoi esportare le fatture, e ti permette di selezionare il tuo programma di contabilità.

  4. Prima di proseguire, puoi scegliere di gestire gli ID esterni dei tuoi clienti. Leggi la sezione precedente per ulteriori informazioni.

  5. Quindi, verranno eseguiti i calcoli per i costi. Poiché si tratta di programmi di contabilità per i quali non disponiamo di una sincronizzazione a due vie, verrà applicata una commissione pari a € 0,12 per fattura. Questo importo verrà detratto dal tuo portafoglio Teamleader Focus. Questo addebito viene effettuato una sola volta per fattura, pertanto in caso di errori con l’esportazione, potrai esportare nuovamente le stesse fatture gratuitamente senza costi aggiuntivi.

  6. Se prosegui con l’esportazione, arriverai a una schermata in cui è necessario digitare manualmente alcuni parametri. Molti di questi parametri differiscono a seconda del pacchetto, tuttavia i seguenti sono (quasi) sempre presenti:

    • IVA: sul totale / per linea. Teamleader Focus calcola l’IVA per linea, perciò seleziona sempre "Per linea" qui.
    • Clienti: Seleziona "Esporta clienti". Ciò garantirà che anche i clienti vengano esportati.
    • Bollettino fatture: questo è il codice del bollettino in cui vengono pubblicate le tue fatture.
    • Bollettino note di credito: il bollettino in cui vengono pubblicate le note di credito. Può essere lo stesso bollettino utilizzato per le fatture

    Altri parametri dipendono dal pacchetto di contabilità che utilizzi. Se alcuni parametri non ti sono chiari, contatta il nostro servizio di assistenza.

  7. Una volta inseriti i parametri corretti, apparirà una schermata in cui vedrai i tuoi clienti e le fatture. Se non vi sono errori, premi "Avanti" e il file verrà scaricato.

Caricare le fatture nel tuo programma di contabilità

Il file che hai appena scaricato può essere inviato al tuo contabile per l’importazione. Questo passaggio dipende dal tuo programma di contabilità.


Parole chiave: contabilità, fatturazione, programma, esportazione