InvoiceCloud è una piattaforma che permette agli utenti di consentire ai loro clienti di vedere, scaricare e pagare le fatture online. Per quest'ultima possibilità è necessario attivare l'integrazione per consentire ai clienti di scegliere il loro metodo di pagamento preferito tramite i servizi di Mollie e Stripe. 



In questo articolo imparerai come usare la piattaforma e come settare le integrazioni con Mollie e/o con Stripe.

  • Come dare ai tuoi clienti l'accesso a questa piattaforma
  • Inviare le proprie fatture
  • InvoiceCloud
  • Pagare le fatture online: Mollie & Stripe
  • Installazione Stripe
  • Installazione Mollie 


Come dare ai tuoi clienti l'accesso a InvoiceCloud?

Come accade con Cloudsign quando si inviano preventivi ai propri clienti, lo stesso può essere impostato quando si inviano fatture via email a un cliente: è possibile includere nel corpo dell'email un parametro che verrà convertito in un collegamento quando il cliente lo riceve. Attraverso questo link il cliente arriverà alla sua unica piattaforma InvoiceCloud, dove sarà in grado di vedere tutte le fatture attuali e passate e il loro stato, lui / lei sarà in grado di scaricarli e pagarli online (se decidete d'impostare questa integrazione).


Per includere il link a InvoiceCloud nei tuoi modelli email, segui questi passi:

  1. Vai su Impostazioni > Fatture > Modelli e-mail per fatture
  2. Clicca sul +
  3. Crea il tuo modello e aggiungi la variabile #LINK nel corpo dell'e-mail..
    Nota: Puoi anche aggiungere/modificare i modelli di default che Teamleader Focus ha già creato nel tuo account.


Inviare le tue fatture


Quando invii la fattura al tuo cliente, assicurati di selezionare un modello con la variabile #LINK. Durante l'invio, #LINK sarà sostituito da <link> nell'editor di posta.


L'email che il tuo cliente riceverà avrà questo aspetto:



  • La variabile #LINK sarà automaticamente trasformata in "Vedi questa fattura";
  • La fattura stessa sarà visibile online e cliccabile attraverso l'anteprima;
  • IL PDF della fattura sarà in allegato all'e-mail.


Modello dell'e-mail


Puoi personalizzare leggermente il modello dell'e-mail per la fattura andando su Impostazioni > Modelli e-mail > Preferenze. Disattiva il toggle "Applica un'immagine di anteprima e uno sfondo alle e-mail per preventivi e fatture" se preferisci usare il tuo modello. Ricorda che questo significa che l'anteprima e lo sfondo scompariranno e l'e-mail sarà "solo testo".


InvoiceCloud

Dopo che il tuo cliente ha cliccato il link di InvoiceCloud, vede una pagina simile a questa:

Puoi personalizzare il tuo logo e i colori della tua interfaccia a tuo piacimento. Per saperne di più leggi qui. Inoltre, l'interfaccia è mobile-friendly e sarà sempre nella lingua del cliente. La scheda del browser riporterà anche il nome della vostra entità aziendale..


È sempre possibile copiare il link di InvoiceCloud per vedere in anteprima l'aspetto per il tuo cliente ad esempio o per inviarlo a qualcuno. Vai alla fattura nel tuo account Teamleader Focus, clicca sui tre punti accanto a 'Info' e scegli Copia link InvoiceCloud. Apri il link in una nuova scheda per vedere l'anteprima dell'ambiente.


Sulla piattaforma vera e propria, avrai diverse opzioni.

  • Ovviamente, il tuo cliente può controllare il contenuto della fattura che gli hai appena inviato.


    • Importo Dovuto

      Se una fattura è scaduta e sono stati impostati una sanzione di ritardo fissa e/o interessi, allora il pulsante Visualizza calcolo sarà visibile sotto. Questa ripartizione del calcolo del pagamento aiuta il cliente a capire da dove provengono i costi aggiuntivi.

    • Data scadenza
      La data di scadenza della fattura. Se una fattura è scaduta, ci dice da quanto.

    • Nota di credito
      Se c'è una nota di credito collegata alla fattura, questa sarà visibile come una scheda accanto alla fattura collegata. Il pulsante Visualizza calcolo mostrerà l'importo della fattura meno l'importo accreditato.



  • Inoltre, il cliente può scaricarela fattura, ad esempio per stamparla in seguito.
    • La fattura verrà scaricata in PDF.
    • Quando un cliente scarica una fattura che ha una o più note di credito collegate, viene scaricato un file zip contenente entrambi i PDF
  • Se il cliente ha delle domande, può inviare un feedback sulla fattura cliccando sul pulsante Invia e-mail.
    • Leggi qui tutto quello che c'è da sapere in merito al feedback sulle piattaforme cloud
  • All'interno di InvoiceCloud, i clienti possono consultare l'intero storico delle loro fatture. Ottengono una panoramica completa di tutto lo storico delle fatture che sono state inviate con Teamleader Focus, indipendentemente da quanto tempo hanno usato InvoiceCloud. In questo modo il cliente ha sempre la possibilità di consultare le vecchie fatture in caso di dubbi.
    La panoramica si divide in:
    • Fatture aperto
      In questa panoramica il cliente può controllare le sue fatture non pagate e, se ha anche impostato il collegamento con Mollie o Stripe (cfr. sotto), può sfruttare immediatamente la possibilità di pagarle!
    • Fatture pagate
      Quando si accede a una fattura pagata, saranno visibili più informazioni come l'importo totale (con un pulsante 'Visualizza calcolo') e la data in cui la fattura è stata pagata.
    • Fatture accreditate
  • È possibile impostare manualmente le fatture da pagare in Teamleader Focus, ma ciò che è più importante è che i clienti possono effettivamente pagare immediatamente la loro fattura online tramite InvoiceCloud. Lo fanno tramite il pulsante Paga fattura nell'angolo in alto a destra.
    Far sì che i vostri clienti possano pagare le loro fatture online è possibile solo attraverso un'integrazione con Mollie o Stripe. Puoi leggere di più a tal proposito nei paragrafi seguenti.
    • Se i clienti cliccano sul pulsante Paga la fattura, vedranno un widget contenente i metodi di pagamento che hai attivato in Mollie o Stripe.
    • Da queste opzioni il cliente può scegliere la sua opzione preferita e trasferirti l'importo dovuto.
    • Una volta fatto questo, la fattura avrà lo stato 'Pagata' in Teamleader Focus e anche in InvoiceCloud.
    • Dopo il pagamento, un'e-mail di notifica sarà inviata a tutti gli amministratori, notificando loro il pagamento. Un'e-mail di conferma del pagamento sarà inviata anche al cliente.

Note

  • Se qualcosa è andato storto durante il pagamento, i clienti riceveranno un messaggio di errore. Se ci sono 5 errori di fila, il pulsante di pagamento sarà bloccato per un'ora.
  • Potresti aver attivato l'opzione bonifico bancario nell'integrazione. Ti preghiamo di ricordare che, in questo caso, lo stato della fattura in Teamelader Focus non sarà automaticamente modificato in 'Pagata' perché non abbiamo modo di verificare se il pagamento è effettivamente andato a buon fine oppure meno. Dovrai controllare questi pagamenti autonomamente, e mettere le fatture come pagate manualmente.


Pagare le fatture online con Mollie & Stripe

Far sì che i tuoi clienti possano pagare le loro fatture online è una delle caratteristiche più interessanti del nostro InvoiceCloud. Per essere in grado di permettere ai tuoi clienti di pagare le tue fatture in maniera immediata, avrai bisogno di una connessione con Mollie o Stripe.


Mollie e Stripe sono due servizi online che ti permettono di effettuare pagamenti online. Utilizzando il collegamento con Teamleader Focus, ti permettono di offrire ai clienti il loro metodo di pagamento preferito. Puoi impostare entrambi i servizi tramite il Marketplace nel tuo account personale, in alto a destra.



Multi valuta nell'Invoicecloud


Se la tua fattura è stata creata in una valuta diversa (non EUR), sia l'integrazione Stripe che quella Mollie sono compatibili con la multi valuta. Il tuo cliente potrà pagare online con carta di credito. L'importo da pagare sarà convertito in EUR.


Installazione Stripe


Stripe è una società americana specializzata in pagamenti online con carta di credito. Se non hai ancora un account, non preoccuparti. Abbiamo reso tutto più facile: puoi creare il collegamento ed un account Stripe direttamente da Teamleader Focus.

Stripe ti chiederà alcune informazioni riguardo le attività della tua società, i dati bancari e la tua identità. Hai finito di inserire tutto? Allora devi solo dare l'autorizzazione a Stripe e il tuo account sarà connesso!


Nota: Stripe accetta solo pagamenti con carta di credito. Se vuoi offrire altri metodi di pagamento, Mollie è la scelta giusta per te!


Installazione Mollie


Mollie è una società olandese che offre un' integrazione con i più comuni metodi di pagamento. Puoi creare un account sul loro sito web. Poiché i pagamenti sono materia sensibile, creare un account può richiedere un certo impegno. Ti guideremo attraverso i passaggi necessari proprio qui:


1. Completa le informazioni dell'account

Dopo esserti registrato sul sito web, Mollie ti chiederà di completare le informazioni del tuo account. Dovrai inserire alcune informazioni essenziali riguardo la tua società come: 


  • il numero di partita IVA 
  • un contatto registrato alla Camera di Commercio 
  • un contatto tecnico della tua azienda
  • dovrai accettare i termini e le condizioni di Mollie prima di continuare



2. Creare un sito web del profilo

Il sito web del tuo profilo in Mollie contiene i dati del sito web che vuoi usare per collegarti ai servizi Mollie. Il tuo sito web deve contenere alcune cose obbligatorie. Senza queste, non potrai completare l'integrazione. Questa è la lista che puoi consultare anche nel sito di Mollie.



Hai completato tutto? Allora Mollie effettuerà un controllo per vedere se tutte le informazioni necessarie sono sufficientemente visibili nel tuo sito web. Non preoccuparti, questo controllo viene eseguito molto velocemente. Non appena sarà completato troverai la tua chiave API nella pagina 'Developers'. Avremo bisogno di questa informazione per finire l'integrazione con Teamleader Focus.


3. Attivare i metodi di pagamento

Hai completato i passaggi 1 e 2? Allora è tempo di passare alle cose serie: selezionare i metodi di pagamento in Mollie. Mollie offre un'ampia gamma di possibilità, come iDEAL, PayPal, bonifico, carta di credito... I metodi di pagamento che selezioni qui saranno quelli visualizzati in Invoicecloud.


Alcuni metodi di pagamento (come PayPal) richiedono un account separato. Mollie ti permette di seguire i passaggi necessari per farlo, nella maggior parte dei casi.


4. Attivare i pagamenti

Ultimo step ma non meno importante: inserisci il tuo numero di conto bancario a cui Mollie può trasferire tutti i pagamenti ricevuti.


Prima che Mollie possa pagarti i tuoi guadagni, dovrai fornire alcune informazioni, come:

  • una copia del tuo passaporto
  • i dati dei soggetti interessati 
  • il tuo numero di conto bancario ovviamente.


5. Collegare Mollie a Teamleader Focus
In Teamleader Focus, naviga su Integrazioni / Marketplace e cerca 'Mollie'. Tutto quello che devi fare è inserire qui la tua chiave API.


Ricordi il passaggio 2? Puoi trovare la chiave API nel tuo account Mollie in 'Website profile'. In fondo alla pagina troverai la tua chiave unica. Inseriscila e il tuo account sarà collegato a Teamleader Focus. 


Ora correte a pagare le vostre fatture!


Preferisci guardare il nostro video istruttivo sulle integrazioni di pagamento? Puoi farlo qui (EN):