Molte aziende desiderano aggiungere i termini e le condizioni generali alle loro fatture o preventivi. In Teamleader Focus puoi farlo automaticamente, così che non dovrai continuare ad aggiungerli manualmente. Puoi farlo in due modi:
1. Aggiungere termini e condizioni generali standard
2. Aggiungere termini e condizioni particolari
1. Aggiungere termini e condizioni standard
Applichi sempre gli stessi termini e condizioni generali a tutti i tuoi preventivi ed offerte? Allora è semplice. Teamleader Focus può aggiungere automaticamente i tuoi termini e condizioni alla tua fattura senza che tu debba aggiungere niente. Tutto ciò che devi fare è caricare i tuoi termini e condizioni. Ecco come farlo:
Accedi a ‘Impostazioni’ e guarda sotto la sezione ‘Panoramica’ in alto. Vedrai una box chiamata ‘Informazioni Societarie’, dove potrai modificare la tua società cliccando sulla matita. Vedrai questa schermata per modificare tutti i dati e avrai anche la possibilità di caricare qui i tuoi termini e condizioni generali.
Se non è ancora successo, vedrai che affianco alla opzione hai un triangolo di avviso, come mostrato di seguito. Saprai allora quanto è stato completato nel processo dei dettagli della tua società.
Clicca su ‘Modifica’ e apparirà una nuova schermata dove potrai caricare il file. Clicca su ‘Carica’ e appariranno opzioni aggiuntive. Potrai scegliere quale tipo di condizione aggiungere:
- Condizioni generali predefinite;
- Condizioni generali esclusive per i preventivi;
- Condizioni generali esclusive per gli ordini;
- Certificato IVA 6% (vedi sotto)
Assicurati di selezionare la lingua corretta per i termini e le condizioni. Se processerai una fattura per un cliente non italiano, i termini e le condizioni saranno inviate tradotte nella sua lingua, (se disponibile).
Clicca su ‘Scegli File’ per selezionare il file sul tuo computer e poi clicca ‘Salva’. E ecco fatto: i tuoi termini e condizioni sono in Teamleader Focus! Da adesso saranno aggiunti ad ogni fattura che spedirai.
NB: Vuoi aggiungerli anche alle tue offerte? Allora clicca su ‘Opportunità e preventivi’, quindi su ‘Impostazioni’, e seleziona quindi ‘Mostra i termini e le condizioni generali nei preventivi’.
2. Aggiungere termini e condizioni particolari
Se, tuttavia, tu avessi diversi termini e condizioni per diversi servizi nella tua società, sarebbe meglio utilizzare un metodo diverso per caricarli, diverso da quello per i termini e le condizioni generali.
Il modo migliore è creare diverse versioni del tuo layout documenti in Word. In questo caso consigliamo di aggiungere i termini e le condizioni per ciascuna versione di layout e quindi caricare nuovamente i diversi layout in Teamleader Focus. Così, quando creerai una fattura, potrai scegliere quale layout e quindi quali termini e condizioni desideri utilizzare.
Certificato IVA al 6% (solo in Belgio)
Molte aziende, principalmente quelle nel settore edilizio, utilizzano IVA al 6%, per esempio per opere di ristrutturazione o di conversione di abitazioni con più di 10 anni. In questi casi puoi inviare un certificato specifico di IVA al 6% con la tua fattura.
Puoi anche caricare questo con i tuoi termini e condizioni generali. Devi solo indicare che questo certificato è compreso. Quindi, quando crei una fattura in cui il tuo valore di IVA è pari al 6% in uno o più prodotti, il certificato verrà aggiunto automaticamente.
Formato PDF
Il tuo PDF deve avere un certo formato (595 x 842). Se viene visualizzato il seguente messaggio di errore "Il file PDF ha un formato errato. È consentito solo A4 (595 x842).
Se il tuo file PDF ha il formato X x X, è possibile utilizzare il seguente sito Web per ridimensionare il file PDF: https://pdfcandy.com/resize-pdf.html
