Hoe langer een project loopt, hoe moeilijker het wordt om het volledige beeld in je hoofd te houden. Loopt het budget nog op schema? Zijn de taken aan het vorderen? Is het werk buiten de oorspronkelijke scope getreden? Vraag het Focus AI en het geeft je een overzicht van al je lopende projecten tegelijk, gerangschikt op wat het meest je aandacht nodig heeft. Lees dit artikel voor een overzicht van wat je Focus AI kunt vragen en wat Focus AI controleert.
Wat vragen
Open Focus AI en vraag om een overzicht van je lopende projecten. Dit kan zo breed of specifiek zijn als je wilt.
Voorbeeldprompts:
- "Geef me een health check van al mijn lopende projecten."
-
"Welke projecten zijn over budget of bijna over budget?"
- "Zijn er projecten met taken die de afgelopen twee weken niet zijn opgeschoten?"
- "Welke projecten hebben geregistreerde uren die niet in de oorspronkelijke offerte stonden?"
- "Wat is de laatste activiteit op project X?"
Als je na het overzicht dieper wilt ingaan op één project, vraag je gewoon: "Vertel me meer over project X" en Focus AI legt precies uit waar de problemen zitten.
Wat Focus AI controleert
Voor elk lopend project kijkt Focus AI naar:
- Gebruikt budget vergeleken met hoe ver het project in de tijd is
- Taken die te laat zijn of 14 dagen niet zijn opgeschoten
- Tijdregistratie die buiten de oorspronkelijke offerte valt
- Wanneer de laatste activiteit is geregistreerd
Vervolgens rangschikt het projecten op hoeveel aandacht ze nodig hebben, slechtste eerst, zodat je altijd weet waar je moet beginnen.
Van overzicht naar actie
Zodra je het beeld hebt, kan Focus AI je helpen ernaar te handelen. Vraag het bijvoorbeeld om een notitie te schrijven aan de projectverantwoordelijke, een opvolgtaak te maken of het project bij te werken. Zo wordt er niets gemist.
Shortcut: gebruik de Project health check Teamleader Skill
De Project health check Teamleader Skill is precies hiervoor gebouwd.
Vind hem via Focus AI > Skills > /project-health-check. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /project-health-check in een willekeurige Focus AI-chat.