Facturen op tijd versturen heeft direct invloed op je cashflow, maar afgerond werk heeft de neiging door de mazen te glippen — een geaccepteerde offerte die nooit is omgezet in een factuur, tijdregistratie die nooit is gefactureerd, een retainerproject dat stilletjes het budget heeft overschreden. Focus AI helpt je dit alles te ondervangen, zodat je je facturen kunt versturen zonder je account handmatig te doorzoeken.
Van offerte naar factuur
Zodra een klant je offerte accepteert, kun je deze via Focus AI meteen omzetten naar een factuur. Het neemt de regelitems, hoeveelheden, prijzen en BTW rechtstreeks uit de offerte en maakt er een conceptfactuur van die jij kunt goed- of afkeuren.
Voorbeeldprompts:
- "Zet de geaccepteerde offerte voor klant X om naar een factuur."
- "Deze offerte is geaccepteerd. Kun je er een factuur van maken?"
- "Zet offerte 2024-05 om naar een factuur en boek hem."
Als je al op de deal- of offertepagina staat, hoef je het niet te benoemen. Zeg gewoon "zet deze offerte om naar een factuur" en Focus AI weet wat je bedoelt.
Factureer niet-gefactureerde tijdregistratie
Aan het einde van de maand is het mogelijk dat je werk hebt gedaan dat nog niet is gefactureerd, zoals tijdregistratie of afgeronde projecten of gewonnen deals zonder bijbehorende factuur.
Focus AI kan je account doorzoeken naar alles wat klaar maar onbetaald is, het per klant groeperen en conceptfacturen aanmaken op basis van de werkelijke tijdregistratie.
Voorbeeldprompts:
- "Welke tijdregistratie van vorige maand is nog niet gefactureerd?"
- "Maak conceptfacturen voor alle niet-gefactureerde uren op project X."
- "Welke klanten hebben afgerond werk dat we nog niet hebben gefactureerd?"
Focus AI toont je wat elke concept zal bevatten voordat er iets wordt aangemaakt. Zodra je goedkeurt, worden de concepten aangemaakt. Er worden nooit facturen verstuurd zonder een aparte bevestiging van jou.
Retainer- en vaste prijsprojecten
Voor retainer-/vaste prijsprojecten kan Focus AI bijhouden hoeveel uren er op het project zijn geregistreerd ten opzichte van het afgesproken budget. Wanneer een project 90% van het budget bereikt of het budget overschrijdt, kan Focus AI dit signaleren en een factuur opstellen voor de extra uren.
Voorbeeldprompts:
- "Welke projecten zitten deze maand dicht bij of boven hun budget?"
- "Hoeveel uren hebben we geregistreerd op project X ten opzichte van wat er is afgesproken?"
- "Stel een factuur op voor extra uren voor project X - we hebben het budget met 5 uur overschreden."
Als er geen budget is ingesteld op een project, laat Focus AI je dit weten en legt het uit hoe je er een kunt toevoegen in Teamleader Focus.
Shortcuts
Twee Teamleader Skills zijn gebouwd voor de bovenstaande factuurworkflows:
Shortcut: gebruik de Invoice the work Teamleader Skill
De Invoice the Work Teamleader Skill scant je account op alles wat de afgelopen maand is afgerond maar nog niet is gefactureerd, zoals geregistreerde uren, afgeronde projecten of geaccepteerde offertes zonder factuur. Het groepeert de resultaten per klant en maakt conceptfacturen aan na jouw goedkeuring.
Vind hem via Focus AI > Skills > /invoice-the-work. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /invoice-the-work in een willekeurige Focus AI-chat.
Shortcut: gebruik de Retainer guard Teamleader Skill
De Retainer guard Teamleader Skill is speciaal gebouwd voor vaste prijs-/retainerprojecten. Het vergelijkt gebudgetteerde uren met wat er deze maand is geregistreerd, markeert projecten die dicht bij of boven het budget zitten en stelt de factuur op voor de extra uren.
Vind hem via Focus AI > Skills > /retainer-guard. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /retainer-guard in een willekeurige Focus AI-chat.
Wat Focus AI wel en niet kan met facturen
Tot slot kan het handig zijn om te weten wat Focus AI wel en niet kan als het gaat om facturen.
Focus AI kan je helpen met de volgende factuuracties:
- Conceptfacturen aanmaken en bewerken
- Facturen versturen per e-mail of via Peppol
- Een betaling toevoegen of een factuur als betaald markeren
- Een factuur in de wacht zetten (dit is een manier om de automatische betalingsherinneringen die Teamleader Focus verstuurt te pauzeren)
- Geaccepteerde offertes en projecten factureren
Er zijn ook een paar dingen die Focus AI niet kan doen:
-
Handmatige betalingsherinneringen versturen:
Als tijdelijke oplossing kun je altijd zelf herinneringen versturen of Focus AI een opvolgmail laten opstellen om zelf te versturen. Lees meer over dit laatste in dit artikel. -
Abonnementen aanmaken of beheren:
Abonnementen moeten handmatig worden ingesteld in Teamleader Focus.