Een goede offerte samenstellen kost tijd. Focus AI neemt dat voor z'n rekening: geef het iets om mee te werken en het stelt de offerte voor je op, met gebruik van je eigen artikelen, templates en eerdere offertes voor deze klant. Lees dit artikel om te leren hoe je sneller een offerte kan maken en verzenden via Focus AI.
Wat je aan Focus AI geeft
Je hoeft geen formulier in te vullen of een specifieke structuur te volgen om Focus AI een offerte te laten maken.
Voorbeelden van prompts:
- "Maak een offerte voor klant X voor 3 dagen consulting tegen ons standaard dagtarief."
- "Hier zijn de afspraaknotities van vandaag. Kan je deze omzetten in een offerte?"
- "Dit is de e-mail van mijn klant met hun verzoek. Maak nu een offerte."
- "Maak een kopie van de offerte die ik naar klant X heb gestuurd en pas deze aan voor klant Y. Wijzig [specifieke lijnitems of scope]."
- "Ik ben op deze dealpagina. Kan je op basis van de laatste afspraaknotities een offerte opstellen voor de gevraagde diensten?"
Als je al op de pagina van de klant of een openstaande deal bent in Teamleader Focus, hoef je ze niet expliciet te noemen. Zeg gewoon "maak een offerte voor deze klant" en Focus AI weet wie je bedoelt.
Waarmee Focus AI rekening houdt
Voordat het een voorstel geeft, doet Focus AI het volgende:
- Controleert je artikelen om de juiste lijnitems en prijzen te matchen
- Kijkt naar eerdere offertes voor deze klant om structuur, nummeringsstijl en toon te matchen
- Kiest de meest passende offertetemplate in je account
- Houdt rekening met eventuele bestaande kortingen voor deze klant
- Past standaard 21% btw toe, tenzij je artikelen of klantgeschiedenis anders aangeven
- Schrijft in dezelfde taal als je eerdere offertes, of houdt het kort en professioneel als er nog geen geschiedenis is
Als een cruciaal stukje informatie ontbreekt, zoals geen identificeerbare klant, geen afleidbare prijs of ontbrekende btw-tarieven, stelt Focus AI je vragen om dit te weten te komen. Het vraagt niets wat je account al weet. Het kan er zo uitzien, bv. vragen naar je dagtarief:
Goed om te weten
Focus AI werkt met de artikelen die al in je artikelmodule staan. Als een artikel niet in je catalogus staat, kan Focus AI het als een vrije-tekst lijnitem op de offerte toevoegen, maar het wordt niet opgeslagen in je artikelendatabase. Om nieuwe artikelen toe te voegen, moet je dat handmatig doen in Teamleader Focus.
Controleer voor verzending
Focus AI toont je altijd het volledige voorstel (lijnitems, hoeveelheden, prijzen, btw, totaal) voordat er iets gebeurt. Je controleert alles, past aan waar nodig en bevestigt. Er wordt niets verzonden zonder jouw goedkeuring.
Nadat je hebt goedgekeurd, biedt Focus AI een opvolgactie aan: link de offerte aan de openstaande deal, of stel een opvolgtaak in als de klant niet binnen 5 werkdagen heeft gereageerd.
Shortcut: gebruik de Offerte bouwer Teamleader Skill
De Offerte bouwer-Teamleader Skill is precies hiervoor gebouwd. Vind deze via Focus AI > Skills > /offerte-bouwer. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /offerte-bouwer in een willekeurige Focus AI-chat.
Een voorbeeld kan er zo uitzien: