Focus AI wordt nuttiger naarmate het meer weet over jouw bedrijf en hoe je werkt. In het tabblad Instellingen van Focus AI geef je het die context, verspreid over drie gebieden: 'Bedrijfscontext' voor je bedrijfsprofiel, 'Persoonlijke voorkeuren' voor je individuele werkstijl en geheugen, en 'Bedrijfsinstructies' voor bedrijfsbrede regels. Door dit in te stellen, hoef je nooit twee keer hetzelfde uit te leggen.
Gebruikerstoegang
Om te beginnen, ga je naar Focus AI > Instellingen. Elke gebruiker met toegang tot 'Focus AI' kan hun eigen 'Persoonlijke voorkeuren' altijd bekijken en beheren. De twee toggles zijn altijd toegankelijk, ongeacht andere rechten.
Het wijzigen van de 'Bedrijfscontext' en 'Bedrijfsinstructies' vereist echter dat de toestemming 'Bedrijfsvoorkeuren beheren' is ingeschakeld voor je gebruiker. Een admin kan dit per gebruiker inschakelen via Instellingen > Gebruikers > [gebruiker] > Gebruikersrechten, onder de AI-sectie:
De toggle kan alleen worden ingeschakeld voor gebruikers die al toegang hebben tot Focus AI.
Bedrijfscontext
De eerste stap in het personaliseren van je Focus AI is het controleren en aanvullen van je bedrijfscontext. De bedrijfscontext bevat alle relevante achtergrondinformatie die Focus AI nodig heeft om je zo efficiënt mogelijk te helpen bij het runnen van je bedrijf. Hoe meer het weet over jouw bedrijf, hoe relevanter en nuttiger de antwoorden worden. En omdat het is opgeslagen in je instellingen, hoef je je context nooit meer van nul te beginnen uitleggen.
Om de bedrijfscontext te raadplegen of te wijzigen, ga je naar Focus AI > Instellingen > Bedrijfscontext > klik op de naam van je bedrijfsentiteit > Bewerken.
De bedrijfscontext wordt automatisch gegenereerd op basis van openbaar beschikbare informatie zoals je website of op basis van je aanmeldgegevens. Het bevat:
- Over je bedrijf
- Bedrijfsgrootte en geschatte inkomsten
- Sector en inkomstenmodel
- Ideaal klantprofiel
- Doel/missie
- Wat je verkoopt
De bedrijfscontext is ingesteld per bedrijfsentiteit en wordt automatisch toegevoegd voor je eerste bedrijfsentiteit op basis van openbaar beschikbare informatie. Als je account meerdere bedrijfsentiteiten heeft, heeft elke entiteit z'n eigen bedrijfscontext, wat vooral relevant is voor het aanmaken van offertes en facturen.
Bedrijfscontext wijzigen
Als er iets ontbreekt of onjuist is, kan je de bedrijfscontext op twee manieren wijzigen: klik op Bewerken en update de informatie handmatig, of chat met Focus AI en vraag het om een specifiek detail bij te werken.
Accounts met meerdere bedrijfsentiteiten hebben de bedrijfscontext niet standaard ingevuld voor elke entiteit. Volg deze stappen om deze toe te voegen:
- Klik op het pijltje naast een bedrijfsentiteit
-
Kies om de informatie handmatig in te vullen of laat het invullen met Focus AI. Voor de laatste optie zal Focus AI je één voor één vervolgvragen stellen om de ontbrekende informatie aan te vullen.
Persoonlijke voorkeuren
Naast het instellen van je bedrijfscontext kan je ook personaliseren hoe Focus AI individueel met je omgaat via 'Persoonlijke voorkeuren'. Stel gepersonaliseerde instructies in die Focus AI moet volgen, en schakel de geheugenfunctie in zodat het kan leren van je chatinteracties.
Ga naar Focus AI > Instellingen > Persoonlijke voorkeuren. Je ziet hier twee instellingen, beide met een toggle die je op elk gewenst moment aan of uit kan zetten:
- Persoonlijke instructies gebruiken: Hiermee geef je Focus AI specifieke instructies over hoe het met jou moet werken. Bijvoorbeeld: gebruik altijd een formele toon in klant-e-mails, structureer follow-up berichten met een specifieke openingszin, vermijd jargon bij het samenvatten van afspraken, of stel altijd drie opties voor bij het suggereren van volgende stappen. Het doel is te voorkomen dat je steeds dezelfde instructies geeft. Stel ze eenmalig in, en Focus AI past ze consequent toe in elk gesprek. Klik op Persoonlijke instructies bekijken om je bestaande instructies te bekijken en te bewerken.
-
Geheugen genereren op basis van chatgeschiedenis laat Focus AI relevante context onthouden uit je vorige gesprekken. Wanneer dit is ingeschakeld, onthoudt Focus AI dingen die je eerder hebt gedeeld, zoals terugkerende klanten, hoe je graag werkt of voorkeuren die je hebt genoemd. Het houdt hier rekening mee in toekomstige gesprekken zonder dat je jezelf hoeft te herhalen.
Bedrijfsinstructies
Tot slot kan je naast je persoonlijke voorkeuren ook instructies instellen die voor je hele team gelden. Deze worden Bedrijfsinstructies genoemd.
Bedrijfsinstructies werken op dezelfde manier als persoonlijke instructies, maar gelden voor iedereen in het account. Gebruik ze om te definiëren hoe Focus AI je hele team moet assisteren: spreek klanten altijd formeel aan, beloof nooit leverdata of volg een vaste structuur bij het schrijven van een e-mail. Stel ze eenmalig in en Focus AI past ze consequent toe voor elke gebruiker. Focus AI kan tot 10 bedrijfsinstructies opslaan. Klik op Bedrijfsinstructies bekijken om ze toe te voegen of te wijzigen.