Focus AI werkt als een gesprek: beschouw het als een erg capabele assistent die jouw bedrijf en de manier waarop je Teamleader Focus gebruikt al kent. Je typt een prompt, en Focus AI reageert en handelt. Geen speciale commando's, geen technische kennis vereist. Het enige wat de kwaliteit van het resultaat bepaalt, is hoe duidelijk je de vraag formuleert. En net als een collega: hoe meer context je geeft, hoe beter.
Je kan niets fout doen, dus begin gewoon
Een prompt is in feite een instructie, een vraag of een aanwijzing die je aan Focus AI geeft. Als je Focus AI nog nooit hebt gebruikt, denk dan niet te lang na over je eerste bericht. Typ wat je tegen een collega zou zeggen. Focus AI is ontworpen om natuurlijke taal te begrijpen, dus er is geen verkeerde manier om te beginnen. Weet je niet goed hoe je iets moet formuleren? Vraag het gewoon rechtstreeks: "Ik wil X bereiken - wat is de beste manier om je dat te vragen?"
Wees specifiek over wat je wil
Hoe meer informatie of gegevens er in jouw account staan, hoe beter Focus AI je kan helpen. En hoe meer detail je in je prompt geeft, hoe nuttiger het resultaat. Bovendien weet Focus AI waar je je bevindt: het leest de context van de pagina waarop je je bevindt. Als je naar een klant, een deal of een project kijkt, kan je eenvoudig "deze klant", "deze deal" of "dit project" zeggen en Focus AI weet wat je bedoelt. Je hoeft namen niet elke keer opnieuw in te typen.
- In plaats van "toon me mijn facturen", probeer "toon me alle achterstallige facturen van de afgelopen 3 maanden."
- In plaats van "opvolgen met deze klant", probeer "stuur een vriendelijke herinnering naar X dat offerte 2024-05 nog open staat en de korting van 10% deze vrijdag verloopt."
Beschouw het zoals je een nieuwe collega zou briefen die Teamleader Focus van binnen en buiten kent, maar jouw dag niet kent.
Opvolgen en verfijnen
Het eerste resultaat is zelden de definitieve versie. Als het niet helemaal goed is, zeg dat dan gewoon. Je kan bijsturen met zinnen als "maak dit korter", "maak de toon minder formeel" of "voeg een opmerking toe over de deadline." Focus AI onthoudt de context van je gesprek, dus je hoeft jezelf niet te herhalen.
Wanneer Focus AI niet het verwachte resultaat geeft
Als het verfijnen van je prompt je niet verder brengt, probeer dan je verzoek helemaal opnieuw te formuleren. Soms werkt een andere invalshoek beter. Explicieter zijn helpt: geef aan welk formaat je wil, de scope, of wat je niet wil. Je kan Focus AI ook rechtstreeks vragen: "Welke informatie heb je nodig om me een beter antwoord te geven?"
Houd er rekening mee dat Focus AI een AI is en fouten kan maken. Bekijk de output altijd goed voordat je acties uitvoert, zeker voordat je een bericht verstuurt, een bulkwijziging doorvoert of items aanmaakt. Als iets er niet goed uitziet, keur het dan niet goed.
Voorbeelden
- "Toon me alle open deals in de 'voorstel'-fase die de afgelopen 2 weken geen activiteit hebben gehad, gerangschikt op waarde."
- "Stel een follow-up e-mail op voor Klant X over offerte 2024-08. Ze hebben 10 dagen niet gereageerd en de korting van 15% verloopt deze vrijdag. Houd de toon vriendelijk maar dringend."
- "Geef me een volledig overzicht van deze klant vóór mijn call om 14u. Inclusief open deals, laatste interactie en eventuele achterstallige facturen."
- "Maak een factuur voor alle niet-gefactureerde tijdregistraties op project X."
- "Welke klanten zijn niet meer gecontacteerd sinds hun laatste factuur werd betaald? Stel een kort berichtje op voor de top 3."
- "Maak een lijst van alle open deals die deze maand moeten worden afgesloten, gesorteerd op waarde. Geen beschrijvingen, alleen de dealnaam en het bedrag."