Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.

Met afhankelijkheden bepaal je de volgorde waarin taken en groepen in een project afgerond moeten worden. Als een taak of groep geblokkeerd wordt door een andere, kan die pas gestart worden of als voltooid gemarkeerd worden, wanneer het blokkerende werk voltooid is. Dit houdt je projectplanning realistisch en voorkomt dat je team per ongeluk dingen in de verkeerde volgorde oppakt. Ontdek alles over projectafhankelijkheden hier!
 

• Wat zijn projectafhankelijkheden
• Een afhankelijkheid toevoegen
• Wat je ziet zodra een afhankelijkheid is ingesteld
• Wat er gebeurt als datums wijzigen
• Notificaties
• Een afhankelijkheid verwijderen
   

Wat zijn projectafhankelijkheden

Afhankelijkheden zijn nuttig wanneer een taak pas verder kan als iets anders eerst klaar is. Voorbeelden:

• Een design dat goedgekeurd moet worden voordat de ontwikkeling kan starten;
• Een klant moet assets aanleveren (logo, tekst, foto's) voordat de websitebouw kan beginnen;
• Een budget heeft interne goedkeuring nodig voordat materialen besteld kunnen worden;
• Een training kan pas plaatsvinden nadat de technische setup klaar is;
• Een factuur kan pas verzonden worden wanneer een projectgroep afgesloten is.
   

Als datums wijzigen, verschuiven alle afhankelijke taken en groepen automatisch mee, je hoeft het project niet handmatig door te lopen en alles één voor één te wijzigen. Teamleden worden gewaarschuwd zodra een geblokkeerde taak beschikbaar wordt, zodat iedereen weet wanneer ze aan de slag kunnen zonder te moeten inchecken of te wachten op een update. Lees hieronder meer over notificaties.
 

Een afhankelijkheid toevoegen

Je kan afhankelijkheden toevoegen aan zowel taken als groepen vanuit het Werkoverzicht.
Opmerking: Afhankelijkheden voor afspraken en materialen worden enkel verwerkt in de context van het in bulk verplaatsen van datums in een project, bv. wanneer de datums van een groep wijzigen, bewegen de materialen daarin mee. Je stelt geen individuele afhankelijkheid in op een afzonderlijke materiaal- of afspraaklijn.

1. Open je project en ga naar het tabblad Werkoverzicht.
2. Klik op een taak of groep om het detailpaneel rechts te openen.

3. Scroll naar beneden naar de sectie Afhankelijkheden en klik op + Afhankelijkheid toevoegen.
    

   

    

4. In het dialoogvenster vind je de volgende opties:
   • Afhankelijkheidstype: kies of dit item een ander item Blokkeert, of Wordt geblokkeerd door een ander item.

   • Projectlijn of -groep: selecteer de taak of groep waarnaar je wil linken.

     

5. Klik op Toevoegen.
    

Opmerkingen: 

• Afhankelijkheden blijven behouden wanneer je een project maakt op basis van een template (tenminste als het selectievakje naast 'Afhankelijkheden' ingeschakeld is in je projecttemplate) of wanneer je een project dupliceert.
• Je kan enkel afhankelijkheden toevoegen binnen één project, niet tussen verschillende projecten.
   

Wat je ziet zodra een afhankelijkheid is ingesteld

Het instellen van een afhankelijkheid heeft twee effecten: het verandert wat je ziet in het werkoverzicht van je project, en het beperkt wat jij en je team kunnen doen met geblokkeerde items.
 

In het werkoverzicht

Zodra een afhankelijkheid is ingesteld, veranderen er een aantal dingen in het werkoverzicht van je project:

• Naast de naam van de groep of taak verschijnt een klein afhankelijkheidsicoontje. Voor items die een ander blokkeren, is het icoon grijs. Voor geblokkeerde items wordt het icoon rood weergegeven. Zo zie je in één oogopslag welke groepen of taken wachten op iets anders. Beweeg de muis over het afhankelijkheidsicoon om te zien wat blokkeert of geblokkeerd wordt.
• Voor de individuele taken in een geblokkeerde groep toont de kolom Status in het rood Geblokkeerd in plaats van de gebruikelijke status. Zo is het duidelijk dat die items pas verder kunnen zodra de blokkerende groep of taak voltooid is.
• Je kan het werkoverzicht ook filteren op geblokkeerde items. Klik op Status en selecteer Geblokkeerd voor een overzicht van alles wat momenteel wacht op een andere taak of groep die eerst voltooid moet worden.
  
• Je kan de afhankelijkheidsstatus van een taak ook rechtstreeks bekijken via de taakdetailpagina. Open de taak en scroll naar de sectie Afhankelijkheden; hier zie je of de taak een ander item blokkeert of door een item geblokkeerd wordt.
   

Effect op geblokkeerde taken en groepen

Zolang een taak of groep geblokkeerd is, kunnen jij en je collega's het volgende niet doen:

• Taken als voltooid markeren*
  *Ook: de groep als voltooid markeren. Een groep wordt automatisch als voltooid gemarkeerd wanneer alle items als voltooid zijn gemarkeerd (inclusief materialen & afspraken)
• Tijd registreren op taken
• Taken vooruitschuiven in de kanban-weergave; geblokkeerde taken worden duidelijk aangegeven en naar de onderkant van de kanbankolommen verplaatst.
  
   

Wat er gebeurt als datums wijzigen

Als je de start- of einddatum van een groep of taak met een afhankelijkheid wijzigt, verschijnt er een dialoogvenster om de wijziging te bevestigen:

Afhankelijkheden worden altijd mee verplaatst. Voor de onderliggende items kan je het vakje naast 'Alle onderliggende data bijwerken met X dagen' aanvinken. Dit verplaatst alle onderliggende taakdatums binnen die groep met hetzelfde aantal dagen. Je kan het vakje uitvinken als je alleen het specifieke item wil bijwerken zonder de andere items te beïnvloeden.
Opmerking: Gelinkte afspraakdatums worden niet automatisch gewijzigd wanneer datums wijzigen.

Als je Planning gebruikt, verschijnt er daar ook een waarschuwing wanneer datumwijzigingen invloed hebben op je geplande items. Van daaruit kan je de betrokken items herplannen, verwijderen of de huidige datums behouden.
 

Notificaties

Je ontvangt een in-app melding en een e-mail (als e-mailnotificaties ingeschakeld zijn in Teamleader Focus) in twee situaties:

• Wanneer de datums van een taak of groep (of beide) waaraan je toegewezen bent wijzigen als gevolg van een afhankelijkheidswijziging. Bijvoorbeeld omdat de deadline van het blokkerende item is verschoven. 
  
   
  • Je ontvangt deze melding alleen als iemand anders de wijziging heeft aangebracht, niet wanneer je de datums zelf wijzigt. 
  • Als meerdere taken of groepen in hetzelfde project tegelijkertijd worden beïnvloed, worden deze samengevoegd tot één melding.
    
     
• Wanneer een taak of groep waaraan je toegewezen bent wordt gedeblokkeerd, wat betekent dat de blokkerende taak of groep voltooid is. Zo weet je dat je kan beginnen zonder te moeten inchecken of te wachten op een update. Ook hier geldt: als meerdere items tegelijk worden gedeblokkeerd, ontvang je één gebundelde melding per project.
  
   

Een afhankelijkheid verwijderen

Om een afhankelijkheid te verwijderen van een taak of groep:

1. Open de taak of groep vanuit het Werkoverzicht.
2. Scroll in het detailpaneel naar beneden naar Afhankelijkheden en klik op Afhankelijkheden bekijken.
3. Klik op het prullenbak-icoon naast de afhankelijkheid die je wil verwijderen.
4. Bevestig door op Verwijderen te klikken in het dialoogvenster.
    

Opmerkingen: 

• Het verwijderen van een afhankelijkheid is permanent. Eenmaal verwijderd, worden alle bijbehorende taken onmiddellijk gedeblokkeerd.
• Verplaatsen/samenvoegen: Als je een taak verplaatst in het Werkoverzicht of een groep samenvoegt die afhankelijkheden heeft, verschijnt er een waarschuwing voordat de actie wordt bevestigd. Eventuele afhankelijkheden die conflicteren met de bestemming worden verwijderd, en de overige worden automatisch gewijzigd.
• Een taak of groep verwijderen die afhankelijkheden heeft: Als je een taak of groep verwijdert die gelinkt is aan een afhankelijkheid, verschijnt er een waarschuwing voordat de verwijdering wordt bevestigd: alle afhankelijkheden die aan dat item gelinkt zijn, worden ook verwijderd. Je kan de afhankelijkheid niet behouden als een van de gelinkte items niet meer bestaat.