Als je met gegevens werkt in Teamleader Focus is het effectief organiseren van je contacten en bedrijven essentieel om het meeste uit de tool te halen. Twee veelgebruikte manieren om je gegevens te structureren en te categoriseren zijn tags en custom fields. Hoewel ze op het eerste gezicht vergelijkbaar lijken, dienen ze verschillende doelen. Het kiezen van het een boven het ander heeft gevolgen voor segmentatie, rapportage, documentweergave en integraties. Lees hier meer!
Wat zijn tags?
Tags zijn labels die je kan toepassen op contacten en bedrijven om ze te groeperen op basis van gemeenschappelijke kenmerken. Beschouw ze als informele categorieën of trefwoorden.
Kenmerken van tags:
✅ Worden alleen gebruikt voor contacten en bedrijven
✅ Eenmalig aangemaakt en vervolgens hergebruikt voor zowel contacten als bedrijven
✅ Duidelijk zichtbaar op de detailpagina van het contact of bedrijf
✅ Je kan meerdere tags toewijzen aan één contact/bedrijf
✅ Je kan tags in bulk toevoegen of verwijderen
✅ Je kan segmenten maken op basis van tags
🔴 Niet exporteerbaar naar Mailchimp of Campaign Monitor
🔴 Kunnen niet worden weergegeven op documentlay-outs zoals offertes of facturen
Wanneer tags gebruiken
Gebruik tags voor snelle categorisatie of tijdelijke groepering, bv. het taggen van klanten die een evenement hebben bijgewoond, het markeren van "VIP"-klanten, of het onderscheid maken tussen prospects versus klanten versus leveranciers. Tags zijn flexibel en gemakkelijk in bulk toe te passen, maar minder gestructureerd.
Wat zijn custom fields?
Custom fields stellen je in staat om gestructureerde gegevens op te slaan voor verschillende types zoals contacten, bedrijven, deals, facturen en meer.
Kenmerken van custom fields:
✅ Kunnen worden aangemaakt voor elke soort type, niet alleen voor contacten of bedrijven
🔁 Als je hetzelfde veld op contacten en bedrijven wil, moet je het tweemaal aanmaken
✅ Diverse veldtypen beschikbaar: tekst, dropdown, checkbox, datum, enz.
✅ Je kan segmenten maken op basis van waarden van custom fields
✅ Exporteerbaar naar Mailchimp of Campaign Monitor
✅ Zichtbaar op documentlay-outs zoals offertes en facturen
✅ Custom fields zijn selecteerbaar in statistieken om op te filteren
⚠️ Maximaal 25 of 50 custom fields per type
Wanneer custom fields gebruiken
Gebruik custom fields wanneer je gestructureerde, rapporteerbare gegevens nodig hebt. Bijvoorbeeld: een dropdown voor klanttype (partner, reseller, eindgebruiker), een datumveld voor contractvernieuwing, of een checkbox voor GDPR-toestemming.
Welke moet je gebruiken?
- Heb ik een snelle manier nodig om te categoriseren en contacten/bedrijven te filteren zonder gestructureerde data? → Gebruik tags
- Moet ik gestructureerde data opslaan, in documenten opnemen, of exporteren naar tools zoals Mailchimp? → Gebruik custom fields
In de praktijk profiteren veel gebruikers van het gebruik van beide — tags voor flexibele categorisatie, en custom fields voor wanneer precisie en structuur belangrijk zijn.
Weet je nog niet zeker welke je in je workflow moet gebruiken? Bekijk de video over Tags vs custom fields of lees de volledige artikelen over: