Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.

Bij het beheren van tijdregistratie in projecten is het essentieel om gedetailleerde timesheets en rapporten te kunnen exporteren voor interne beoordeling, klantcommunicatie en facturatie. Gelukkig zijn er verschillende manieren om tijdregistratie van een project in Teamleader Focus te exporteren. Lees er hier alles over!

Er zijn vijf manieren om de tijdregistratie van een project te exporteren:
 

1. Timesheet exporteren (PDF en Excel)

Klik op de drie puntjes in de header van je project en kies Timesheet exporteren:

Kies deze optie als je bijvoorbeeld je klanten een update wil sturen over de tijdregistratie van een project zonder eerst een factuur te maken. Of selecteer deze optie om een intern overzicht te hebben van de reeds bestede tijd.

• Deze optie is alleen toegankelijk voor admins of projectverantwoordelijken
• Je kan een rapport zowel naar PDF als Excel exporteren
• Kies een taal die overeenkomt met de taal van je klant

Opmerkingen

• PDF: Dit rapport bevat zowel de titel van de gerelateerde taak als de beschrijving van de tijdregistratie.
• Excel: Dit rapport bevat alleen de beschrijving van de tijdregistratie en niet de titel van de taak. Aangezien de taaktitel automatisch wordt voorgesteld als de beschrijving, zal deze in de export verschijnen als deze niet wordt verwijderd.
• Voor zowel PDF als Excel raden we aan om extra details aan de beschrijving toe te voegen in plaats van de beschrijving volledig te vervangen als je wil dat de informatie in de export verschijnt.
   

2. PDF-rapport downloaden

Klik op de drie puntjes in de header van je project en kies PDF-rapport downloaden. Genereer snel gepersonaliseerde PDF-rapporten om projectinformatie te delen. 

Kies de groep (of alle groepen) waarvan je een rapport wil downloaden, en wat je in het rapport wil opnemen. Zorg ervoor dat ‘Tijdsregistratie-details’ is ingeschakeld. Binnen ‘Tijdsregistratie-details’ kan je verder bepalen hoeveel informatie over de tijdregistratie je in het rapport wilt opnemen; je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om ‘Geschatte tijd’ of ‘Werktypes’ niet op te nemen:

Dit PDF-rapport bevat zowel de titel van de taak als de beschrijving van de tijdregistratie.

3. Tijd besteed aan projecten (statistieken)

Raadpleeg het rapport 'Tijd besteed aan projecten' in je Statistieken om een overzicht te krijgen of projecten binnen of buiten de gebudgetteerde tijd blijven. Exporteer dit rapport via de knop 'Exporteren naar Excel' in de rechterbovenhoek.

4. Exporteer tijdregistratie van het project via de projectfactuur

Je kan ook de tijdregistratie van je project exporteren via de factuur die je ervoor hebt aangemaakt. 

• Factureer je project
• Ga naar de detailpagina van je factuur en klik op de drie puntjes naast 'Info'
• Kies Tijdregistratierapport
• Kies ofwel PDF- of Excel-formaat.
  • PDF-rapport: Biedt meer lay-out-flexibiliteit en stelt je in staat te selecteren welke details van de tijdregistratie je wil opnemen.
  • Excel-rapport: Staat geen kolomaanpassingen toe en toont alleen de beschrijving van de tijdregistratie, niet de titel van de taak.
• Het rapport kan aan de factuur worden toegevoegd bij het verzenden naar klanten.
• Hou er ook rekening mee dat de factuur zelf alleen de titel van de taak of het materiaal zal weergeven—niet de volledige beschrijving van de tijdregistratie.

Vind hier meer informatie over het tijdregistratierapport en hoe je het kan aanpassen.

5. Exporteren vanuit Agenda > Taken 

Als je geen tijdregistratie in je account hebt of je workflow hier gewoon geen gebruik van maakt, is er een alternatieve manier om taakgerelateerde tijdregistratie te exporteren:

• Ga naar Agenda > Taken
• Maak een segment met de regel “Project is gelijk aan [projectnaam]”.
• Exporteer dit segment naar Excel. Je kan selecteren welke kolommen je in de export wil opnemen, wat meer flexibiliteit biedt.

Dit is vooral handig wanneer je een overzicht wil van taken per project zonder gedetailleerde tijdregistraties nodig te hebben.