Duitsland zal verplicht elektronische facturering (e-invoicing) invoeren voor zakelijke transacties (B2B), startend vanaf 1 januari 2025. De invoering zal in fases plaatsvinden om een soepele overgang voor bedrijven te verzekeren. Met Teamleader Focus ben je helemaal klaar om e-invoices naar je klanten te verzenden! In dit artikel kom je er alles over te weten.
 

E-invoicing in Duitsland

De Europese Unie heeft besloten dat alle lidstaten tegen 2030 digitale facturering in een B2B-context moeten handhaven om fraude tegen te gaan. Elke lidstaat heeft enige vrijheid om te bepalen hoe en wanneer dit van kracht wordt. 
 

Voor de Duitse e-invoicingregelgeving zijn er drie belangrijke fases in de implementatie: 
 

• 1 januari 2025: Alle bedrijven moeten voorbereid zijn om e-invoices te ontvangen. Dit betekent niet dat bedrijven verplicht zijn om vanaf die datum alle facturen in elektronische vorm te ontvangen. In plaats daarvan moet je systeem klaar zijn: zorg ervoor dat je tools of software e-invoices kunnen ontvangen en verwerken, ook al verzenden sommige leveranciers nog papieren of ongestructureerde facturen. Tijdens deze eerste fase is het verzenden van e-invoices optioneel; bedrijven kunnen doorgaan met het verzenden van papieren of niet-gestructureerde elektronische facturen.  
   
• 1 januari 2027: Het verzenden van gestructureerde e-invoices wordt verplicht voor bedrijven met een jaarlijkse omzet van meer dan €800.000. Kleinere ondernemingen mogen in 2027 nog steeds papieren of ongestructureerde facturen verzenden, mits de ontvanger hiermee instemt.  
   
• 1 januari 2028: De regelgeving geldt voor alle bedrijven, ongeacht de grootte, en vereist het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen voor B2B-transacties.  
   

E-invoicingformaten

Aanvaarde formaten voor e-invoices zijn onder andere:

• XRechnung: Een gestructureerd XML-gebaseerd formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931, ontworpen voor machinale verwerking. 
• ZUGFeRD (vanaf versie 2.0.1): Een hybride formaat dat een leesbare pdf combineert met een embedded XML-bestand, wat zowel handmatige als geautomatiseerde verwerking vergemakkelijkt. 
• Peppol-BIS Billing: Gebruikt binnen het Peppol-netwerk, ondersteunt grensoverschrijdende elektronische facturering en voldoet aan de EN 16931-norm. 
• Electronic Data Interchange (EDI): Onder bepaalde voorwaarden kunnen elektronische factuurformaten die afwijken van de EN 16931-norm, zoals EDI-procedures, ook worden gebruikt. 
   

Duitse e-invoicing in Teamleader Focus

Rond de eerste helft van januari 2025 zal Teamleader Focus voldoen aan de nieuwe Duitse e-invoicingwetgeving voor het verzenden van e-invoices, die op 1 januari 2025 van kracht wordt. 
 

Wie

Zoals hierboven vermeld is de regelgeving van toepassing op Duitse bedrijven die facturen/creditnota's naar andere Duitse bedrijven (B2B) verzenden. Dit betekent dat je bedrijfsadres in Duitsland moet zijn, of dat je een bedrijfsentiteit in je account hebt die in Duitsland is gevestigd.

Hoe

Om te voldoen aan de vereisten voor het verzenden van e-invoices in het juiste formaat hebben we ervoor gezorgd dat je automatisch een UBL als bijlage kan sturen (in het XRechnung-formaat) wanneer je een factuur of creditnota per e-mail verzendt vanuit je Duitse entiteit naar een Duits bedrijf. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Facturen > Voorkeuren 
2. Schakel de slider in naast 'UBL toevoegen in bijlage bij verzenden factuur of creditnota via e-mail':
   
   
   
   Opmerking: Als je deze slider niet ziet, betekent dit dat je geen Belgische of Duitse bedrijfsentiteit in je account hebt. Voeg er een toe om dit probleem op te lossen.
3. Navigeer naar de factuur/creditnota die je naar je klant wil verzenden. 
4. Klik op Verzenden > Verzenden via e-mail en InvoiceCloud
5. Automatisch wordt een UBL van de factuur/creditnota toegevoegd aan de bijlages van de factuur/creditnota, samen met de pdf van het document. 
   
   • Als je klant Duits is: 
     Het formaat van de UBL zal XRechnung zijn
   • Als je klant niet Duits is / je bedrijfsentiteit niet Duits is: 
     Het formaat van de UBL zal UBL Bis 3.0 zijn
6. Klik op Factuur/creditnota verzenden
    

Je kan ook facturen en creditnota's afzonderlijk downloaden als een UBL-bestand in accounts met ten minste één Duitse entiteit. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de UBL als bijlage per e-mail naar je boekhouder sturen, die die UBL vervolgens kan uploaden naar het boekhoudprogramma. 
Ga naar je factuur/creditnota > drie puntjes > Download UBL (XRechnung):