Een belangrijk aspect van de Belgische regelgeving rond e-invoicing is dat je B2B-facturen via het Peppol-netwerk moet verzenden. We hebben dit rechtstreeks in Teamleader Focus mogelijk gemaakt. Ook de Nederlandse en Luxemburgse bedrijfsentiteiten kunnen deze functionaliteit gebruiken, hoewel er nog niets verplicht is rond Peppol. Lees dit artikel om te leren hoe je e-facturen via Peppol in Teamleader Focus kan verzenden.
- Peppol inschakelen
- Facturen verzenden via Peppol
- Facturen verzenden versus boekhoudsoftware
- E-facturen verzenden in Europa
- E-factuur verzonden maar niet ontvangen
Peppol inschakelen
Om facturen via Peppol in Teamleader Focus te kunnen versturen, moet je ervoor zorgen dat Peppol is ingeschakeld in je account. Volg de instructies in dit artikel om Peppol in te schakelen.
Je kan facturen vanuit meerdere tools verzenden als je dat wil. Dit betekent dat je naast Teamleader Focus ook andere tools kan gebruiken om je facturen te versturen. Wat betreft het ontvangen van facturen (BE en LUX), kan je Peppol slechts in één softwaretool inschakelen. Vind meer informatie in dit artikel.
Facturen verzenden via Peppol
Volg deze instructies om een factuur via Peppol te verzenden:
- Ga naar Inkomsten > Facturen
-
Klik op de factuur die je via Peppol wil verzenden.
Zorg ervoor dat dit een ingeboekte factuur is. - Klik op Verzenden
- Kies Verzenden via Peppol-netwerk
Om een factuur via het Peppol-netwerk te kunnen verzenden, zijn er een paar voorwaarden:- De factuur die je hebt aangemaakt is voor een Belgische, Nederlandse of Luxemburgse bedrijfsentiteit in je account waarvoor je Peppol hebt ingeschakeld.
- De klant van je factuur moet Belgisch, Nederlands of Luxemburgs zijn.
- De klant van je factuur moet een geldig btw- of KBO-nummer hebben op de contact-/bedrijfspagina.
! Opmerking: je kan ook een andere Peppol-identifier voor je klant kiezen, zoals een GLN- of DUNS-nummer. Lees er hier alles over. -
Je klant moet ook geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. We zullen automatisch naar je klant in de Peppol-database zoeken en je laten weten wanneer we de klant niet op Peppol konden vinden:
Als ze (nog) niet geregistreerd zijn op Peppol, kan je je factuur nog steeds via de reguliere kanalen (e-mail, per post,...) verzenden.
- Als aan alle voorwaarden is voldaan, klik dan op Verzenden
-
Bijlagen: standaard wordt de pdf van je factuur bijgevoegd als je de factuur verzendt. Je kan ook extra bijlagen toevoegen door hier op Bijlagen toevoegen te klikken. Als je factuur gebaseerd is op tijdregistratie, kan je hier het tijdregistratiedocument in pdf/.xlsx selecteren, of je kan een bestand van je computer kiezen.
Een paar dingen om op te letten bij het verzenden van bijlagen:
- Je kan maximaal 5 bijlagen toevoegen (de pdf van de factuur zelf + 4 extra bijlagen).
- De totale bestandsgrootte van alle bijlagen mag maximaal 100 MB zijn.
- Alleen deze bestandstypes worden ondersteund: PDF, PNG, JPG, XLSX en CSV.
- Het resultaat is één UBL-bestand waarin de bijlagen zijn opgenomen.
Opmerkingen:- Je kan je factuur maar één keer via Peppol verzenden.
- Het verzenden van een factuur via Peppol betekent dat deze wordt ingeboekt in de boekhoud- of facturatiesoftware van je klant. Deze opnieuw verzenden zou een dubbele factuur aanmaken.
- Als je tekstuele correcties aan de factuur moet aanbrengen of de klant heeft niet betaald, kan je een e-mailherinnering sturen waarin staat dat de originele factuur al via Peppol werd verzonden. Je kan de originele factuur ook als pdf bijvoegen.
- Aangezien alles officieel is, moet je ook een creditnota aanmaken en verzenden via het Peppol-netwerk als je een fout hebt gemaakt op je e-invoice.
- Het is ook mogelijk om facturen in bulk via Peppol in Teamleader Focus te verzenden.
- Je kan je factuur maar één keer via Peppol verzenden.
-
Na het verzenden van je factuur kan je een ‘antwoord’ van je klant ontvangen.
Opmerking: je kan alleen antwoorden of statusupdates krijgen van de e-invoices die je hebt verzonden als je Peppol ook hebt ingeschakeld voor het ontvangen van e-invoices in je account. Dit is alleen mogelijk voor Belgische of Luxemburgse entiteiten. Dit betekent dat als je Peppol alleen hebt ingeschakeld voor verzending, je deze updates en antwoorden niet zal ontvangen. Lees hier alles over het ontvangen van e-facturen in Teamleader Focus.
Je kan het antwoord in Teamleader Focus raadplegen via de Peppol-status van je e-invoice. Dit is een externe status van de voortgang/status van je factuur:- Verzenden
- Verzonden
- Verzenden mislukt
- Aanvaard
- Geweigerd
- On hold
-
Betaling geïnitieerd
Hou er rekening mee dat het je klant is die deze status bepaalt. Dit betekent dat als de Peppol-status van je factuur 'Betaling geïnitieerd' is, dit niet betekent dat Peppol de betaling heeft geverifieerd, of dat de betaling echt werd gedaan. Als je een betalingsintegratie via bv. Ponto gebruikt, dan worden de facturen in Teamleader Focus via Ponto als betaald gemarkeerd en niet via Peppol.
Je kan de Peppol-status raadplegen via:-
De factuurpagina zelf:
De status van je factuur is zichtbaar op je factuurpagina. De klant kan ook een aanvullende boodschap meegeven, die onder 'Peppol-status' op de detailpagina van de factuur verschijnt.
Daarnaast wordt de Activiteit van je factuur bijgewerkt volgens de Peppol-activiteit: -
Je factuuroverzicht:
Via het tandwieltje kan je de kolom 'Peppol-status' aan je factuuroverzicht toevoegen.
Als verzender van de factuur ontvang je ook meldingen over de factuur (bv. dat deze werd geweigerd met de reden erbij), zowel via e-mail als via de notificatiebel in Teamleader Focus.
-
De factuurpagina zelf:
Mobiele app
Je facturen verzenden via Peppol kan ook via de mobiele app.
Facturen verzenden versus boekhoudsoftware
Wat als je een integratie hebt met een boekhoudpakket via Teamleader Focus? Geen probleem! Je kan nog steeds uitgaande facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware via Teamleader Focus, zelfs als ze via Peppol zijn verzonden.
E-facturen verzenden in Europa
Om samen te vatten; de Belgische regelgeving rond e-invoicing is dat je B2B-facturen via het Peppol-netwerk moet verzenden.
Maar hoe zit het met andere landen? Wat als je B2G verzendt? Of als je een Frans bedrijf bent dat facturen naar een Belgisch bedrijf stuurt?
- Facturen aan de Belgische, Nederlandse en Luxemburgse overheid (B2G) moeten ook via Peppol worden verzonden; voor Belgische entiteiten is dit verplicht bij verzending naar de Belgische overheid. Dit betekent dat je voor België geen facturen meer handmatig naar Mercurius hoeft te uploaden zoals in het verleden.
- Voor het verzenden van facturen naar niet-Belgische landen kan je nog steeds reguliere e-mail gebruiken aangezien Peppol nog niet verplicht is.
-
Alleen Belgische bedrijven moeten via Peppol naar Belgische bedrijven verzenden. Als een Nederlands, Frans, Duits,… bedrijf kan je facturen naar je Belgische klant via e-mail verzenden, hoewel het voor Nederlandse en Luxemburgse entiteiten ook al mogelijk is om facturen te verzenden via Peppol als je aan alle voorwaarden voldoet.
E-factuur verzonden maar niet ontvangen
Als je een factuur via Peppol verzendt, maar de ontvanger zegt deze niet te hebben ontvangen, kan je een paar dingen checken om te zien wat er aan de hand is en het probleem oplossen. Lees er hier alles over.
Heb je dit artikel gelezen maar nog vragen? Bekijk dan hier onze FAQ over Peppol!