Deze FAQ beantwoordt veelgestelde vragen over hoe Peppol werkt en hoe je Peppol kan inschakelen in Teamleader Focus. Ook worden vragen beantwoord over het verzenden en ontvangen van facturen via Peppol in Teamleader Focus. 

• Algemeen
• Registreren op Peppol
• E-facturen verzenden
• E-facturen ontvangen
• Boekhouding
• Bedrijfsentiteit archiveren/verwijderen of abonnement downgraden/stopzetten

Algemeen

Wat betekent e-invoicing?
E-invoicing wordt ook wel e-factureren genoemd. Met e-invoicing factureer je door middel van een factuur in UBL-formaat. Deze factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. 
 

Is e-invoicing verplicht?
E-invoicing is verplicht voor b2g-transacties en alle b2b-transacties. De rest van de EU zal snel volgen, want in 2030 moet e-factureren de norm zijn in de EU.

Hoe maak ik een UBL-factuur?
Dat doet specifieke facturatiesoftware voor jou. Die software zet wat jij op je factuur hebt staan om naar het juiste formaat dat kan gelezen worden door onder andere Peppol en andere facturatiesoftware die e-facturen kan ontvangen.
 

Moet ik als Belgisch bedrijf facturen naar andere landen verzenden via Peppol?

Nee. De wettelijke verplichting geldt enkel voor facturen die je verzendt naar andere Belgische bedrijven (B2B) of de Belgische overheid (B2G). Je kan nog steeds reguliere e-mail gebruiken om je facturen naar klanten in andere landen te verzenden. 

Peppol blijft echter een optie voor internationale facturen als je klant ook verbonden is aan het netwerk. Een voorbeeld: heb je een Belgische entiteit in Teamleader Focus? Dan kan je ook e-facturen verzenden via Peppol naar Nederlandse en Luxemburgse overheidsinstanties of bedrijven. Zo kan je vermijden dat je handmatig documenten in buitenlandse overheidsportalen hoeft te uploaden.
 

Moet ik als niet-Belgisch bedrijf facturen via Peppol naar mijn Belgische klanten verzenden? 

Voor B2B: Nee. Als je bedrijf niet  in België gevestigd is, ben je niet wettelijk verplicht om Peppol te gebruiken. Je kan facturen naar je Belgische klant via e-mail blijven verzenden.
Opmerking: Heb je een Nederlandse of Luxemburgse entiteit in Teamleader Focus, en heb je Peppol ingeschakeld? Dan kan je er wel voor kiezen om facturen te verzenden via Peppol voor een betere automatisering.
 

Voor B2G: Ja. Als je facturen naar de Belgische, Nederlandse of Luxemburgse overheid verzendt, dan moet je: 

• De factuur verzenden via Peppol. Dit is alleen mogelijk vanuit een Nederlandse of Luxemburgse bedrijfsentiteit in je Teamleader Focus-account;
• of de factuur handmatig uploaden indien het niet lukt om via Peppol  te verzenden vanuit Teamleader Focus.
  • Moet je een factuur verzenden naar de Belgische overheid? Dan kan je handmatig je factuur aanmaken in het Mercurius-platform.
  • Moet je een factuur verzenden naar de Nederlandse overheid? Dan kan je handmatig je facturen uploaden via het portaal van de Rijksoverheid.
     

Als Belgisch bedrijf factureer ik alleen naar klanten (B2C), niet naar bedrijven. Is de Belgische regelgeving rond e-invoicing op mij van toepassing?

Ja, omdat de regel ook van toepassing is op het ontvangen van facturen. Je zal ook e-invoices via Peppol van je Belgische leveranciers moeten ontvangen. Dus zelfs als je alleen facturen naar particulieren stuurt, heb je ook een manier nodig om je B2B-facturen via Peppol te ontvangen. 
 

Je facturen aan niet-B2B-klanten hoeven echter niet via Peppol te worden verzonden. Deze moeten nog steeds reguliere pdf's of op papier zijn. 
 

Voor welke Teamleader Focus-pakketten is het verzenden en ontvangen van e-invoices beschikbaar?

Facturen verzenden via Peppol is beschikbaar voor alle pakketten.

Facturen ontvangen via Peppol is ook beschikbaar voor alle pakketten, met uitzondering van gebruikers van het SMART-pakket. 
 

Zijn er extra kosten verbonden aan e-invoicing?

Nee. Het is een regelgeving waar onze klanten aan moeten voldoen. We willen dat al onze (potentiële) klanten de beste ervaring hebben bij het voldoen aan de wet. Daarom proberen we het zo eenvoudig mogelijk voor hen te maken. Laat ons het zware werk doen. 
 

Is Teamleader Focus ook compliant voor Peppol in andere landen, bijvoorbeeld Italië? 

Nee, Italië gebruikt Peppol niet voor hun e-invoices. En zelfs als andere landen Peppol gebruiken, zijn er subtiele verschillen per land. We houden je op de hoogte van welke landen er als volgende aan bod komen. 
 

Registreren op Peppol

Wat betekent registratie op Peppol en is het hetzelfde als verbinden met Peppol?

Nee - Je kan facturen verzenden via verschillende softwaretools door verbinding te maken met Peppol. 
Je kan echter slechts met één softwaretool registreren. Wanneer je registreert, geef je aan dat je je facturen in die tool wil ontvangen. In Teamleader Focus is dit momenteel enkel mogelijk voor Belgische en Luxemburgse bedrijfsentiteiten.
 

Hoe kunnen mijn leveranciers weten dat ik geregistreerd ben op Peppol en hoe kunnen ze me vinden? 

Ze kunnen je vinden op basis van je KBO-nummer (BCE in Wallonië). Je KBO-nummer in België is je btw-nummer zonder de “BE” (dus alleen de cijfers). Via de website peppolscanner.be kunnen ze ook controleren of en waar je al geregistreerd bent op Peppol. 
 

Hoe weet ik of mijn klant geregistreerd is op Peppol?

Teamleader Focus weet dit. We zullen je klant in de Peppol-database opzoeken. Als je klant geregistreerd is op Peppol, geeft Teamleader Focus je de mogelijkheid om je e-invoice via het Peppol-netwerk te verzenden.

Als ze (nog) niet geregistreerd zijn op Peppol, kan je je factuur nog steeds via de reguliere kanalen (post, e-mail…) verzenden.

Je kan ook zelf controleren of en waar een bedrijf al geregistreerd is op Peppol via de website peppolscanner.be.

Wat als ik een factuur via Peppol wil verzenden, maar mijn klant nog niet bij Peppol is geregistreerd?

Als je klant (nog) niet bij Peppol is geregistreerd, kan je Peppol niet als verzendoptie selecteren in Teamleader Focus. In dat geval mag je de factuur via een ander kanaal verzenden, bijvoorbeeld via e-mail.
 

Belgische klanten die na 01/01/2026 niet aan de regels voldoen, riskeren financiële sancties:

• € 1.500 voor een eerste overtreding
• € 3.000 voor een tweede overtreding
• € 5.000 voor elke volgende overtreding
   

Er is een respijtperiode van drie maanden tussen overtredingen. Daarna leidt elke nieuwe overtreding tot een hogere boete.

Wat je het beste kan doen in deze situatie:

• Controleer bij je klant of het klopt dat ze nog niet bij Peppol zijn geregistreerd (misschien hebben ze een ander Peppol-ID).
• Laat ze weten dat registratie bij Peppol verplicht is.
• Vraag wanneer ze denken geregistreerd te zijn, zodat je toekomstige facturen via Peppol kan verzenden.
• Vermeld duidelijk in je e-mail dat de factuur via e-mail wordt verzonden omdat de klant nog niet bij Peppol is geregistreerd, zodat je als leverancier een bewijs hebt.

Kan ik meerdere entiteiten registreren met hetzelfde btw-nummer?
Je kan één bedrijfsentiteit met een uniek KBO- of btw-nummer registreren om via Peppol facturen te verzenden en ontvangen. Als andere entiteiten hetzelfde KBO- of btw-nummer hebben, kunnen ze alleen worden geregistreerd voor het verzenden van facturen.
Als zo'n entiteit die alleen facturen verzendt een antwoord krijgt op een factuur die deze via Peppol heeft verzonden, wordt het antwoord nog steeds correct gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur, ook al is die entiteit niet geregistreerd voor het ontvangen van facturen.

E-facturen verzenden

Kan ik Peppol-facturen via Teamleader Focus verzenden maar Peppol-facturen ergens anders ontvangen?

Ja, dat is mogelijk. Je kan vanuit meerdere instanties verzenden als je dat wil, maar slechts op één plek ontvangen (vergelijkbaar met je thuisadres). Het is echter altijd beter om alles op één plek te hebben, nietwaar? 
 

Ik heb een fout gemaakt na het verzenden van mijn factuur via Peppol (vergeten PO-nummer, verkeerd adres, enz.). Kan ik deze bewerken en opnieuw verzenden via Peppol?

Peppol staat niet toe dat dezelfde factuur met hetzelfde nummer twee keer wordt verzonden, aangezien de factuur al door de software van het andere bedrijf is verwerkt. Je moet een creditnota maken, de originele factuur kopiëren, deze bijwerken om de fouten te corrigeren en de nieuwe via Peppol verzenden.  
 

Wat als ik een factuurherinnering moet verzenden?

Je kan geen factuurherinnering via Peppol verzenden. Als je klant niet heeft betaald, kan je een e-mailherinnering sturen waarin je herhaalt dat de originele factuur via Peppol is verzonden, en je kan de originele factuur als pdf bijvoegen. 
 

Kan ik ook Peppol-facturen naar de overheid verzenden via Teamleader Focus (B2G)?

Ja! Teamleader Focus is in staat om overheidsinstanties in België en Nederland te herkennen, zo kan je rechtstreeks facturen verzenden via het Peppol-netwerk.

• België: Voor B2G is Peppol verplicht. Teamleader Focus zorgt ervoor dat je facturen het Mercurius-portaal automatisch bereiken.
• Nederland en Luxemburg: Hoewel er handmatige portalen bestaan, blijft verzenden via Peppol vanuit Teamleader Focus ook voor deze overheidsinstanties de voorkeurmethode en de meest efficiënte manier. 
   

Wat voor facturen die automatisch via abonnementen worden verzonden?

Facturen die automatisch via abonnementen worden verzonden, worden ook automatisch via Peppol verzonden als deze optie is ingeschakeld. Lees hier alles over.
 

Wat als ik een foutmelding krijg na het verzenden?
Het kan zijn dat je na het verzenden van een Peppol-factuur een melding krijgt dat je factuur is geweigerd om de volgende reden: 'IO (97) moet minstens 8 getallen bevatten'. Dit komt omdat je geen inkoopordernummer of PO-nummer hebt ingevoerd.

1. Eerst moet je deze instelling inschakelen (Ga naar Instellingen > Inkomsten > Voorkeuren > 'Gebruik PO-nummers op je facturen'). Vanaf nu kan je een PO-nummer invoeren bij het maken van een factuur.
2. Vervolgens is het zo dat je een factuur niet kan bewerken en opnieuw verzenden via Peppol. Daarom moet je een creditnota maken van de reeds verzonden factuur, de originele factuur kopiëren, deze bijwerken om het PO-nummer in te voeren en de nieuwe factuur verzenden via Peppol.

Ik kan mijn factuur niet verzenden omdat de leverdatum vereist is?

Facturen met het btw-tarief ‘Verkoop intracommunautair’ of ‘Verkoop intracommunautair diensten’ vereisen een leverdatum. Dit is een vereiste van Peppol.

Je kan de leverdatum van je factuur invullen bij het aanmaken of bewerken ervan, in het veld ‘Leverdatum’.

Bij een abonnement kan je ook een leverdatum instellen door naar Geavanceerde opties > 'Leveringsinformatie' > Leverdatum instellen te gaan.


 

E-facturen ontvangen

(niet beschikbaar in ons SMART-pakket en alleen beschikbaar voor Belgische en Luxemburgse bedrijfsentiteiten)
 

Kan ik Peppol-facturen via Teamleader Focus verzenden maar Peppol-facturen ergens anders ontvangen?

Ja, dat is mogelijk. Je kan vanuit meerdere instanties verzenden als je dat wil, maar slechts op één plek ontvangen (vergelijkbaar met je thuisadres). Het is echter altijd beter om alles op één plek te hebben, nietwaar? 

Kan ik inkomende facturen linken aan projecten?

Ja, je kan je inkomende facturen of uitgaven linken aan projecten. Lees er hier alles over.
 

Kan ik inkomende facturen linken aan bestelbonnen? 

Dat kan nog niet, maar dit is iets waar we aan zullen werken als we verder gaan met kosten in het algemeen.
 

Kan ik inkomende facturen via Teamleader Focus betalen?

Op dit moment is dat niet mogelijk, maar ook dit zullen we in de toekomst bekijken. In tussentijd kan je met Ponto werken om je facturen in Teamleader Focus als betaald te markeren.

Boekhouding

Kan ik mijn uitgaande facturen nog steeds naar mijn boekhoudsoftware verzenden via Teamleader Focus?

Je kan nog steeds uitgaande facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware via Teamleader Focus (als je een integratie hebt), zelfs als ze via Peppol zijn verzonden.  

Kan ik inkomende facturen naar mijn boekhoudsoftware sturen?

Ja, het is mogelijk om inkomende facturen naar je boekhoudpakket te verzenden via een van de integraties van onze Boekhoudconnecter-Booster. Je kan je uitgaven echter ook manueel verzenden via de knop Verzenden naar boekhouding.
 

Bedrijfsentiteit archiveren/verwijderen of abonnement downgraden/stopzetten

Wat gebeurt er als ik mijn bedrijfsentiteit archiveer/verwijder?

Als je een of meerdere bedrijfsentiteiten archiveert of verwijdert, word je gederegistreerd van Peppol voor de btw- en KBO-nummers die aan die entiteit zijn gelinkt. 
 

Wat gebeurt er als ik downgrade naar het SMART-pakket en geen e-facturen meer kan ontvangen?

Je kan dan geen e-facturen meer ontvangen via Peppol. Dit betekent dat je geen toegang meer hebt tot de module ‘Uitgaven’ en dus ook niet meer tot de e-facturen die je al had ontvangen.
 

Wat gebeurt er als ik stop met het gebruik van Teamleader Focus?

Als je besluit te stoppen met het gebruik van Teamleader Focus, deregistreren we je van Peppol. Je ontvangt geen facturen meer via Peppol, dus je moet je opnieuw registreren in een andere software.