How To: Facturen exporteren uit Teamleader Focus om ze te importeren in je boekhoudprogramma

Als je één van onze tweerichtingsintegraties voor boekhouding zoals Exact Online, Octopus, Yuki of Twinfield gebruikt, is dit artikel niet van toepassing voor jou. Lees wel verder als je een eenrichtingskoppeling tussen Teamleader Focus en je boekhoudprogramma gebruikt. 


In dit artikel kom je alles te weten over het volgende:

  1. Je Teamleader Focus-account voorbereiden
  2. De facturen exporteren
  3. De facturen in je boekhoudprogramma laden

Je Teamleader Focus-account voorbereiden

In deze stap moet je twee dingen doen: de externe ID's beheren en grootboekrekeningen instellen.


Externe ID's beheren

Vanaf het ogenblik dat je met Teamleader Focus begint te werken, is het de bedoeling dat je jouw klanten beheert in Teamleader Focus en dat je ze vervolgens naar je boekhoudprogramma stuurt. Je mag dus geen nieuwe klanten aanmaken in je boekhoudprogramma. Teamleader Focus synchroniseert je klanten op basis van hun extern ID. We raden daarom aan om de klantgegevens van je boekhoudprogramma eerst te importeren in Teamleader Focus.

  1. Exporteer vanuit je boekhoudprogramma een lijst met de externe ID's.
  2. Lees dit artikel over het importeren van contacten en bedrijven en importeer je bestand. Match daarbij zeker het veld 'Extern ID'. Dit veld is enkel zichtbaar voor admins. Als je het niet ziet, ga dan naar Facturen > Export > Boekhoudprogramma-export > Externe ID's beheren > schakel de slider in naast 'Manueel aanpasbaar'
  3. Wellicht had je al bedrijven geïmporteerd en staan bepaalde bedrijven nu tweemaal in de database, bv. omdat de bedrijfsnamen net iets anders geschreven zijn.

  4. Je kan de dubbele bedrijven verwijderen door de import ongedaan te maken (alleen nieuwe bedrijven worden verwijderd; de bedrijven waarvoor al een extern ID was ingevoerd, worden niet verwijderd).

  5. Overloop de andere bedrijven nu manueel en voer de externe ID's in. Doe het volgende om in één oogopslag te zien welke klanten een nummer hebben en welke niet: ga naar CRM > Bedrijven > Keuzemenu naast het vergrootglas > Nieuw segment maken. Kies voor het segment de regel: 'Extern ID' - 'is niet ingevuld'. Je ziet dan meteen alle bedrijven zonder nummer. Als die bedrijven/contacten al in het boekhoudpakket zitten, moet je het extern ID voor elke klant manueel invullen. Je vindt het extern ID in het bestand dat je hebt geëxporteerd uit je boekhoudprogramma.

  6. Wanneer alle externe ID's geïmporteerd zijn uit je boekhoudpakket, kan je aangeven dat de nieuwe externe ID's automatisch moeten worden aangemaakt tijdens de export. Meer daarover in stap 2.

  7. Vanaf nu zal Teamleader Focus opeenvolgende externe ID's toekennen, te beginnen bij de beginwaarde die jij kiest. Om veiligheidsredenen is die waarde standaard ingevuld met 100000. Raadpleeg je boekhouder alvorens deze waarde te verlagen. Anders loop je het risico dat bestaande klanten in je boekhoudpakket worden overschreven.

Opmerkingen:

  • Als er geen klanten in je boekhoudpakket staan, kan je de optie 'Automatisch genereren' selecteren wanneer je je facturen exporteert. Meer hierover in stap 2.

  • Als er maar weinig klanten (< 30) uit je boekhoudpakket moeten worden toegevoegd aan Teamleader Focus, hoef je niet te importeren. Je kan de relevante klanten gewoon overlopen en bewerken, en het veld 'Extern ID' invullen.


Grootboekrekeningen instellen

Elke positie in je factuur moet toegewezen zijn aan de juiste grootboekrekening.

  1. Ga naar Instellingen > Facturen > Grootboekrekeningen
  2. Maak alle grootboekrekeningen aan die je gebruikt. Als je commerciële kortingen gebruikt, moet je ook een rekening voor kortingen instellen.
  3. Wanneer je de rekeningen hebt aangemaakt, kun je 'Rekeningen voorstellen bij gebruik van btw-tarieven' selecteren. Je kunt het programma dan zo instellen dat je factuurlijn automatisch een specifieke rekening selecteert wanneer een btw-tarief wordt gekozen.
  4. Je kunt de rekeningen ook snel instellen op basis van de btw-tarieven voor alle bestaande facturen in Teamleader Focus. Je hoeft ze dan niet meer manueel te overlopen.


De facturen exporteren

  1. Ga naar 'Facturen' en klik op 'Export' in de rechterbovenhoek.
  2. Kies 'Boekhoudprogramma-export'.

  3. In het volgende scherm kan je de periode instellen waarvoor je facturen wil exporteren. Je kan ook je eigen boekhoudprogramma kiezen.

  4. Voor je verdergaat, kan je eerst nog je externe ID's beheren. Hierboven legden we al uit hoe dat moet.

  5. Vervolgens worden de kosten berekend. Omdat we met deze boekhoudprogramma's geen tweerichtingssynchronisatie hebben, rekenen we een toeslag van €0,12 per factuur aan. Dat bedrag wordt geïnd via je Teamleader Focus-portefeuille. Elke factuur wordt maar eenmaal aangerekend. Als er iets fout loopt tijdens de export, zal je dezelfde facturen de volgende keer dus gratis kunnen exporteren.

  6. Als je verdergaat met de import, kom je op een scherm waarin je een aantal parameters moet invullen. Veel van die parameters verschillen van pakket tot pakket, maar de volgende zijn (bijna) altijd aanwezig:

    VAT: On total/ On lines. Teamleader Focus berekent de btw per lijn, dus hier kies je steeds voor 'On Lines'.
    Customers: vink 'Export customers too' aan. Zo worden de klanten mee geëxporteerd.
    Invoice journal: dit is de code van het dagboek waarin je facturen worden ingeboekt.
    Credit note journal: dit is het dagboek waarin creditnota's worden ingeboekt. Dat kan hetzelfde dagboek zijn als dat van de facturen.

    Andere parameters hangen af van het boekhoudpakket. Als er parameters zijn die je niet begrijpt, kun je contact opnemen met onze support.

  7. Nadat je de juiste parameters hebt ingegeven, kom je op een scherm waar je je klanten en facturen ziet. Is alles in orde? Klik dan op 'Volgende' om het bestand te downloaden.

De facturen in je boekhoudprogramma laden

Stuur het gedownloade bestand naar je boekhouder, zodat hij of zij het kan importeren. Deze stap verschilt afhankelijk van het boekhoudprogramma.

Was dit artikel nuttig?