Welke documenten kunnen worden hernummerd?

Het is mogelijk om ons de volgende documenten te laten hernummeren:

• Facturen
• Creditnota's
• Deals 
• Bestelbonnen

Wat moet je weten?

• Enkel het nummer na de prefix van de factuur kan gewijzigd worden. Je kan de prefix niet verwijderen; die staat namelijk voor de naam van het boekjaar die je in je account kunt wijzigen.
• Het nummer kan niet met een 0 beginnen. 2018 / 000056 is niet mogelijk, maar 2018 / 56 of 2018 / 17000056 wel.
• Je kan enkel de nummers van bestaande documenten wijzigen. De daarop volgende documenten zullen die nummering volgen. Het is niet mogelijk om een document dat nog moet aangemaakt worden een ander nummer te geven zonder eerst een bestaand nummer te wijzigen. Als je bijvoorbeeld wil dat je volgende factuur het nummer 34890 heeft kunnen we dit niet aanpassen zonder eerst het nummer van de meest recente factuur te wijzigen. 
• Het volgende document dat je aanmaakt na de hernummering zal het volgende nummer in logische volgorde krijgen. Als je 20 facturen in je account had en je laat de nummers door ons wijzigen van 2017/20 naar 2017/2987, dan zal de volgende factuur die je aanmaakt automatisch het nummer 2017/2988 hebben. 
• We kunnen het nummer niet wijzigen naar een nummer lager dan het startnummer. Als je deals lopen van 200-897, dan kunnen we 897 niet veranderen in nummer 1, aangezien dit een puinhoop zal creëren na het aanmaken van 200 meer deals.
• Deals en bestelbonnen hebben geen afzonderlijke nummering per jaar (in tegenstelling tot de boekjaren van facturen en creditnota's). Het is dus niet mogelijk om de nummering opnieuw te beginnen. (Zie hierboven 'We kunnen het nummer niet wijzigen naar een nummer lager dan het startnummer'). We kunnen echter wel onderscheid maken tussen verschillende kalenderjaren door bijvoorbeeld de eerste deal van het jaar 2020 te hernummeren naar 2020001.

Laat ons weten wat je wil wijzigen

Als je een documenthernummering wil aanvragen, vul dan het volgende lijstje aan en stuur het door naar ons supportteam.

• Het nummer van de Teamleader Focus-account waar de wijziging moet doorgevoerd worden. Je kan het accountnummer vinden door op je profielfoto in de rechterbovenhoek te klikken Mijn profiel.
• Het document type
  • Facturen: vermeld het boekjaar en de bedrijfsentiteit
  • Creditnota's: vermeld het boekjaar en de bedrijfsentiteit
  • Deals
  • Bestelbonnen
• Het "van" document nummer dat in een ander nummer moet worden veranderd.
  Bijvoorbeeld: je hebt deals van nummer 1 tot 318 en "vanaf" deal 305 wil je hernummeren naar 180301. Dan veranderen we 305 in 180301 en al de volgende deals zullen automatisch deze nieuwe nummering volgen.
  
  

Na het hernummeren van je deals of facturen

Deals & offertes

Na het hernummeren van je deals is het belangrijk om te weten dat de offertenummers van de al bestaande offertes niet mee wijzigen. Alleen de offertes die gegenereerd worden uit deals na de hernummering zullen automatisch de juiste nummering krijgen.

Om dit op te lossen sla je de offerte(s) opnieuw op zodat de nummer(s) in de nieuwe nummer(s) veranderen.

Facturen

1. We raden niet echt aan om facturen die al naar je klant zijn verzonden te hernummeren. Als je dat wel hebt gedaan, raden we je aan om de klant hiervan op de hoogte te stellen.
2. Als je een integratie met je boekhoudpakket hebt en de facturen die je wil hernummeren al naar je boekhoudpakket zijn verzonden, moet je je boekhouder informeren om ook de nummers in het boekhoudpakket te wijzigen. Facturen worden maar één keer naar je boekhoudpakket verzonden en worden niet meer bijgewerkt in je boekhoudpakket nadat er wijzigingen zijn aangebracht in Teamleader Focus.
   
   

Wat betreft de PDF van je documenten (voor alle documenttypes):

Wanneer een hernummering heeft plaatsgevonden, worden de nummers op de pdf van je documenten niet automatisch aangepast. Je moet de inhoud van het document bewerken zonder eigenlijke wijzigingen aan te brengen en het opnieuw opslaan om een nieuwe pdf met het juiste nummer te genereren.