Verkoop je diensten? Onvermijdelijk kom je dan in aanraking met tijdregistratie en de daaruit volgende facturatie. 

Bijvoorbeeld: Je stelt een uurtarief in per medewerker en wanneer ze een dienst hebben verleend wil je de gewerkte uren factureren. Dit kan op verschillende manieren en met verschillende uurtarieven. 

In dit artikel leggen we uit hoe je uurtarieven kan gebruiken in Teamleader Focus. Dit zijn de twee belangrijkste methodes: 

• Selecteer een uurtarief voor al je klanten (gebaseerd op 3 verschillende keuzes) 
• Stel verschillende uurtarieven in per klant of project

1. Keuze van het uurtarief

Allereerst moet je beslissen op welke manier een uurtarief bepaald moet worden. Daarvoor ga je naar Instellingen > Facturen > Voorkeuren > Stel standaard facturatievoorkeuren in, en je hebt daarbij drie keuzes:

 

A. Prijs per medewerker

B. Prijs per werktype

C. Vaste prijs 

De optie die je hier kiest zal je standaard facturatievoorkeur zijn voor je gehele Teamleader Focus-account. Laten we hieronder even inzoomen op de verschillende opties.

 

A. Prijs per medewerker

In Teamleader Focus kan je de prijs per medewerker instellen via Instellingen > Gebruikers > Drie puntjes > Bewerken. Bij het bewerken van een medewerker krijg je de mogelijkheid om tarieven per uur in te stellen.

Je kan voor elke medewerker in de organisatie een externe prijs bepalen. Dit wordt vaak gebruikt om bijvoorbeeld een onderscheid te maken tussen een junior en senior profiel. In tegenstelling tot de interne kost erboven, is dit de uurprijs waaraan je de klant factureert (als je factureert per uurprijs per gebruiker).

Voorbeeld:

Jan werkt aan 80 EUR per uur, terwijl Maarten aan 100 EUR per uur werkt.

Beiden zijn designers die elk vijf uur gepresteerd hebben. Je wilt de gepresteerde tijd uiteraard doorfactureren aan de klant. Op de factuur zullen er dan twee factuurlijnen voorzien worden:

 

De interne kosten invullen in de gebruikersinstellingen is belangrijk als je de marge in je projecten wil gebruiken. In feite worden alle uitgevoerde tijdregistraties berekend met de interne kostprijs, zodat je kan zien wat je kosten zijn ten opzichte van je inkomsten, die worden berekend met de externe prijs als je per gebruiker factureert.

B. Prijs per werktype

Je kan er ook voor kiezen om per werktype te factureren. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om development een hoger uurtarief toe te kennen dan analyse.

 

Voorbeeld:

In de onderneming reken je 65 EUR per uur voor analyse, terwijl er een uurtarief van 85 EUR per uur voor development geldt.

Stel dat er tien uur werd gepresteerd op analyse en vijf uur op development. Op de factuur zullen dan volgende twee factuurlijnen voorzien worden:

Het uurtarief per werktype kan je in Teamleader Focus bepalen via Instellingen > Agenda > Werktypes. Bij het toevoegen of bewerken van werktypes kan je dan een uurprijs definiëren.

 

C. Vaste prijs per uur
 

Tot slot kan je ook één tarief instellen, ongeacht het werktype of de medewerker.

Voorbeeld 

In de onderneming geldt een tarief van 90 EUR per uur. Stel dat er dan 10 uren werden gepresteerd op analyse en 5 uur op development. Op de factuur zullen er twee factuurlijnen voorzien worden:

 

Je kan een standaardtarief voor je organisatie instellen via Instellingen > Facturen > Voorkeuren > Stel standaard facturatievoorkeuren in.

 

2. Verschillende uurtarieven per klant of project

Voor sommige klanten of projecten kan je ook dan nog kiezen om uitzonderingen in te stellen. 

A. Op klantniveau

B. Op projectniveau

C. Type uurtarief wijzigen

A. Op klantniveau
 

Op klantniveau kan je steeds instellen of een klant aangerekend wordt volgens de drie hierboven besproken principes: prijs per medewerker, prijs per werktype of vaste prijs. 

Voor klanten zal dus steeds het standaardtarief aangerekend worden, tenzij je via deze optie een nieuw uurtarief instelt. 

Ga naar een contact of bedrijf en klik naast 'Bedrijfsinformatie' op de drie puntjes. Kies voor Facturatievoorkeuren > Volgende stap. Je krijgt de volgende opties te zien:

Op klantniveau zijn er dus drie opties:

1. Prijs per medewerker: de vooraf ingestelde prijs per medewerker wordt gebruikt bij het factureren.
   
    
2. Prijs per werktype: de vooraf ingestelde prijs per werktype zal gebruikt worden bij het opstellen van de factuur. (Dit zijn standaardwaarden die altijd gelden. Hier kan niet van afgeweken worden.)
   
    
3. Vaste prijs: dit is in te stellen per klant. Als je het uurtarief wijzigt, zal het systeem altijd vragen of ongefactureerde tijd ook aangepast moet worden. Je kan ook kiezen of tijdregistratie pas vanaf een bepaalde datum van toepassing is. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een indexaanpassing bij het begin van het nieuwe jaar.

B. Op projectniveau
 

Op projectniveau kan je ook instellen hoe een project wordt berekend op basis van de facturatiemethode. Lees hier alles over facturatiemethodes in een project.

Als de facturatiemethode op je project is ingesteld op 'Tijd en materialen', dan kunnen de gebruikerstarieven die je wil toepassen voor je tijdregistratie variëren afhankelijk van het project. Het is mogelijk om custom gebruikerstarieven per project in te stellen die afwijken van de standaard gebruikerstarieven die je in je instellingen hebt ingesteld.

C. Veranderen van soort uurtarief

Stel je voor dat je het soort uurtarief wijzigt voor een klant. Bijvoorbeeld van prijs per medewerker naar vaste prijs. Ook dan zal het systeem vragen of de ongefactureerde tijd uit het verleden aangepast dient te worden, direct alles ofwel pas vanaf een bepaalde datum.