Inviare le fatture in tempo ha un impatto diretto sul tuo flusso di cassa, ma il lavoro completato tende a sfuggire: un preventivo accettato mai convertito in fattura, tempo registrato mai fatturato, un progetto a canone che ha superato il budget senza che nessuno se ne accorgesse. Focus IA ti aiuta a individuare tutto questo, così puoi emettere le tue fatture senza dover controllare manualmente il tuo account.
Dal preventivo alla fattura
Non appena un cliente accetta il tuo preventivo, puoi convertirlo in una fattura direttamente tramite Focus IA. Prende le voci, le quantità, i prezzi e l'IVA direttamente dal preventivo e ne crea una bozza di fattura che puoi approvare o rifiutare.
Esempi di prompt:
- «Converti il preventivo accettato per il cliente X in una fattura.»
- «Questo preventivo è stato accettato. Puoi crearne una fattura?»
- «Converti il preventivo 2024-05 in una fattura e registrala.»
Se sei già sulla pagina dell'opportunità o del preventivo, non è necessario nominarli. Di' semplicemente «converti questo preventivo in una fattura» e Focus IA capirà cosa intendi.
Fattura il tempo non ancora fatturato
Alla fine del mese, è possibile che tu abbia lavoro svolto ma non ancora fatturato, come tempo registrato, progetti completati o opportunità vinte senza fattura collegata.
Focus IA può cercare nel tuo account tutto ciò che è terminato ma non fatturato, raggrupparlo per cliente e creare bozze di fattura in base al tempo effettivamente registrato.
Esempi di prompt:
- «Quali ore registrate il mese scorso non sono ancora state fatturate?»
- «Crea bozze di fatture per tutte le ore non fatturate sul progetto X.»
- «Quali clienti hanno lavoro completato che non abbiamo ancora fatturato?»
Focus IA ti mostra cosa conterrà ogni bozza prima di creare qualsiasi cosa. Dopo la tua approvazione, crea le bozze. Non invia mai fatture senza una conferma separata da parte tua.
Lavori a canone e a prezzo fisso
Per i progetti a canone o a prezzo fisso, Focus IA può monitorare quante ore sono state registrate sul progetto rispetto al budget concordato. Quando un progetto raggiunge il 90% del budget o lo supera, Focus IA può segnalarlo e redigere una fattura per le ore aggiuntive.
Esempi di prompt:
- «Quali progetti sono vicini al budget o lo hanno superato questo mese?»
- «Quante ore abbiamo registrato sul progetto X rispetto a quanto concordato?»
- «Redigi una fattura per le ore aggiuntive del progetto X: abbiamo superato il budget di 5 ore.»
Se non è impostato alcun budget su un progetto, Focus IA te lo farà sapere e spiegherà come aggiungerne uno in Teamleader Focus.
Accessi diretti
Due competenze di Teamleader sono state create per i flussi di fatturazione descritti sopra:
Accesso diretto: usa la competenza di Teamleader Fatturare il lavoro
La competenza di Teamleader Fatturare il lavoro analizza il tuo account alla ricerca di tutto ciò che è stato completato nell'ultimo mese ma non ancora fatturato, come il tempo registrato, i progetti completati o i preventivi accettati senza fattura. Raggruppa i risultati per cliente e crea bozze di fatture dopo la tua approvazione.
Trovala in Focus IA > Competenze > /fatturare-il-lavoro. Fai clic su Usare competenza per iniziare, oppure digita /fatturare-il-lavoro in qualsiasi chat di Focus IA.
Accesso diretto: usa la competenza di Teamleader Sorveglianza contenimento
La competenza di Teamleader Sorveglianza contenimento è stata creata specificamente per i progetti a prezzo fisso o a canone. Confronta le ore previste a budget con quelle registrate questo mese, contrassegna i progetti vicini al budget o che lo hanno superato e redige la fattura per le ore aggiuntive.
Trovala in Focus IA > Competenze > /sorveglianza-contenimento. Fai clic su Usare competenza per iniziare, oppure digita /sorveglianza-contenimento in qualsiasi chat di Focus IA.
Cosa può e non può fare Focus IA con le fatture
Per concludere, può essere utile sapere cosa Focus IA può e non può fare riguardo alle fatture.
Focus IA può aiutarti con le seguenti azioni di fatturazione:
- Creare e modificare bozze di fatture
- Inviare fatture via email o tramite Peppol
- Aggiungere un pagamento o contrassegnare una fattura come pagata
- Mettere una fattura in attesa (questo è un modo per mettere in pausa i promemoria di pagamento automatici che Teamleader Focus invia)
- Fatturare preventivi e progetti accettati
Ci sono anche alcune cose che Focus IA non può fare:
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Inviare promemoria di pagamento manuali:
Come soluzione alternativa, puoi sempre inviare promemoria manualmente o lasciare che Focus IA rediga un'email di sollecito da inviare tu stesso. Per saperne di più, leggi questo articolo. -
Creare o gestire abbonamenti:
Gli abbonamenti devono essere configurati manualmente in Teamleader Focus.