Focus AI diventa più utile man mano che conosce meglio la tua azienda e il tuo modo di lavorare. La scheda Impostazioni di Focus AI è il posto dove dargli quel contesto, in tre aree: 'Contesto aziendale' per il profilo della tua azienda, 'Preferenze personali' per il tuo stile di lavoro individuale e la tua memoria, e 'Istruzioni aziendali' per le regole di tutta l'azienda. Configurandolo, non dovrai mai spiegare la stessa cosa due volte.
 

Accesso utente

Per iniziare, vai su Focus AI > Impostazioni. Tieni presente che ogni utente con accesso a 'Focus AI' può sempre visualizzare e gestire le proprie 'Preferenze personali'. I due interruttori sono sempre accessibili, indipendentemente dagli altri permessi.

La modifica del 'Contesto aziendale' e delle 'Istruzioni aziendali' richiede tuttavia che l'autorizzazione 'Gestisci preferenze aziendali' sia abilitata per il tuo utente. Un amministratore può abilitarla per ogni utente tramite Impostazioni > Utenti > [utente] > Autorizzazioni, nella sezione AI:

L'interruttore può essere attivato solo per gli utenti che hanno già accesso a Focus AI.
 

Contesto aziendale

Il primo passo per personalizzare Focus AI è rivedere e completare il tuo contesto aziendale. Il contesto aziendale contiene tutte le informazioni di background rilevanti di cui Focus AI ha bisogno per aiutarti a gestire la tua azienda nel modo più efficiente possibile. Più ne sa sulla tua azienda, più le sue risposte diventano pertinenti e utili. E poiché è memorizzato nelle tue impostazioni, non dovrai mai più spiegare il tuo contesto da zero.

Per accedere o modificare il contesto aziendale, vai su Focus AI > Impostazioni > Contesto aziendale > clicca sul nome della tua entità aziendale > Modifica.

Il contesto aziendale viene generato automaticamente da informazioni pubblicamente disponibili come il tuo sito web o i tuoi dati di registrazione. Copre:

• Informazioni sulla tua azienda
• Dimensioni dell'azienda e fatturato stimato
• Settore e modello di fatturato
• Profilo del cliente ideale
• Obiettivo/missione
• Cosa vendi
   

Il contesto aziendale è configurato per entità aziendale e verrà aggiunto automaticamente per la tua prima entità aziendale sulla base di informazioni pubblicamente disponibili. Se il tuo account ha più entità aziendali, ognuna ha il proprio contesto aziendale, il che è particolarmente rilevante per la creazione di preventivi e fatture.
 

Aggiornare il contesto aziendale

Se manca qualcosa o è errato, puoi aggiornare il contesto aziendale in due modi: clicca su Modifica e aggiorna le informazioni manualmente, oppure chatta con Focus AI e chiedigli di aggiornare un dettaglio specifico.

Gli account con più entità aziendali non avranno il contesto aziendale compilato per ogni entità per impostazione predefinita. Per aggiungerlo, segui questi passaggi:

1. Clicca sulla freccia accanto a un'entità aziendale
2. Scegli se compilare le informazioni manualmente o lascia che Focus AI le compili. Per quest'ultima opzione, Focus AI inizierà a farti domande di follow-up una alla volta per colmare le lacune.
   
   
    

Preferenze personali

Oltre a configurare il contesto aziendale, puoi anche personalizzare come Focus AI interagisce con te individualmente tramite 'Preferenze personali'. Configura istruzioni personalizzate che Focus AI deve seguire e abilita la funzione di memoria in modo che possa imparare dalle tue interazioni in chat.

Vai su Focus AI > Impostazioni > Preferenze personali. Vedrai qui due impostazioni, entrambe con un interruttore che puoi attivare o disattivare in qualsiasi momento:

• Usa istruzioni personali: Questo ti permette di dare a Focus AI istruzioni specifiche su come deve lavorare con te. Ad esempio: usare sempre un tono formale nelle e-mail ai clienti, strutturare i messaggi di follow-up con una riga di apertura specifica, evitare il gergo tecnico quando si riassumono le riunioni, o proporre sempre tre opzioni quando si suggeriscono i passaggi successivi. L'obiettivo è evitare di dare le stesse istruzioni più e più volte. Impostale una volta e Focus AI le applicherà in modo coerente in ogni chat. Clicca su Visualizza istruzioni personali per visualizzare e modificare le istruzioni esistenti.
• Genera memoria dalla cronologia delle chat permette a Focus AI di ricordare il contesto rilevante dalle conversazioni precedenti. Quando è abilitato, Focus AI ricorda le cose che hai condiviso in precedenza, come i clienti ricorrenti, il tuo modo di lavorare o le preferenze che hai menzionato. Li prende in considerazione nelle conversazioni future senza che tu debba ripeterti.
   

Istruzioni aziendali

Infine, oltre alle tue preferenze personali, puoi anche impostare istruzioni che si applicano a tutto il tuo team. Queste si chiamano Istruzioni aziendali.

Le istruzioni aziendali funzionano allo stesso modo delle istruzioni personali, ma si applicano a tutti nell'account. Usale per definire come Focus AI deve assistere tutto il tuo team: rivolgersi sempre ai clienti in modo formale, non promettere mai date di consegna o seguire una struttura fissa quando si scrive un'e-mail. Impostale una volta e Focus AI le applica in modo coerente per ogni utente. Focus AI può memorizzare fino a 10 istruzioni aziendali. Clicca su Visualizza istruzioni aziendali per aggiungerle o modificarle.


 

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