Focus IA diventa più utile man mano che conosce meglio la tua azienda e il tuo modo di lavorare. La scheda Impostazioni di Focus IA è il posto dove dargli quel contesto, in tre aree: 'Contesto aziendale' per il profilo della tua azienda, 'Preferenze personali' per il tuo stile di lavoro individuale e la tua memoria, e 'Istruzioni aziendali' per le regole di tutta l'azienda. Configurandolo, non dovrai mai spiegare la stessa cosa due volte.
Accesso utente
Per iniziare, vai su Focus IA > Impostazioni. Tieni presente che ogni utente con accesso a 'Focus IA' può sempre visualizzare e gestire le proprie 'Preferenze personali'. I due interruttori sono sempre accessibili, indipendentemente dagli altri permessi.
La modifica del 'Contesto aziendale' e delle 'Istruzioni aziendali' richiede tuttavia che il permesso Gestire le preferenze aziendali sia abilitato per il tuo utente. Un amministratore può abilitarlo per ogni utente tramite Impostazioni > Utenti > [utente] > Permessi, nella sezione IA:
L'interruttore può essere attivato solo per gli utenti che hanno già accesso a Focus IA.
Contesto aziendale
Il primo passo per personalizzare Focus IA è rivedere e completare il tuo contesto aziendale. Il contesto aziendale contiene tutte le informazioni di background rilevanti di cui Focus IA ha bisogno per aiutarti a gestire la tua azienda nel modo più efficiente possibile. Più ne sa sulla tua azienda, più le sue risposte diventano pertinenti e utili. E poiché è memorizzato nelle tue impostazioni, non dovrai mai più spiegare il tuo contesto da zero.
Per accedere o modificare il contesto aziendale, vai su Focus IA > Impostazioni > Contesto aziendale > clicca sul nome della tua unità aziendale > Modifica.
Il contesto aziendale viene generato automaticamente da informazioni pubblicamente disponibili come il tuo sito web o i tuoi dati di registrazione. Copre:
- Informazioni sulla tua azienda
- Dimensioni dell'azienda e fatturato stimato
- Settore e modello di ricavi
- Profilo del cliente ideale
- Obiettivo/missione
- Cosa vendi
Il contesto aziendale è configurato per unità aziendale e verrà aggiunto automaticamente per la tua prima unità aziendale sulla base di informazioni pubblicamente disponibili. Se il tuo account ha più unità aziendali, ognuna ha il proprio contesto aziendale, il che è particolarmente rilevante per la creazione di preventivi e fatture.
Aggiornare il contesto aziendale
Se manca qualcosa o è errato, puoi aggiornare il contesto aziendale in due modi: clicca su Modifica e aggiorna le informazioni manualmente, oppure chatta con Focus IA e chiedigli di aggiornare un dettaglio specifico.
Gli account con più unità aziendali non avranno il contesto aziendale compilato per ogni unità per impostazione predefinita. Per aggiungerlo, segui questi passaggi:
- Clicca sulla freccia accanto a un'unità aziendale
- Scegli se compilare le informazioni manualmente o con Compilare con Focus IA. Con quest'ultima opzione, Focus IA inizierà a farti domande di follow-up una alla volta per colmare le lacune.
Preferenze personali
Oltre a configurare il contesto aziendale, puoi anche personalizzare come Focus IA interagisce con te individualmente tramite 'Preferenze personali'. Configura istruzioni personalizzate che Focus IA deve seguire e abilita la funzione di memoria in modo che possa imparare dalle tue interazioni in chat.
Vai su Focus IA > Impostazioni > Preferenze personali. Vedrai qui due impostazioni, entrambe con un interruttore che puoi attivare o disattivare in qualsiasi momento:
- Usa istruzioni personalizzate: Questo ti permette di dare a Focus IA istruzioni specifiche su come deve lavorare con te. Ad esempio: usare sempre un tono formale nelle e-mail ai clienti, strutturare i messaggi di follow-up con una riga di apertura specifica, evitare il gergo tecnico quando si riassumono le riunioni, o proporre sempre tre opzioni quando si suggeriscono i passaggi successivi. L'obiettivo è evitare di dare le stesse istruzioni più e più volte. Impostale una volta e Focus IA le applicherà in modo coerente in ogni chat. Fai clic su Visualizza le istruzioni personalizzate per visualizzare e modificare le istruzioni esistenti.
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Generare memoria dalla cronologia delle chat permette a Focus IA di ricordare il contesto rilevante dalle conversazioni precedenti. Quando è abilitato, Focus IA ricorda le cose che hai condiviso in precedenza, come i clienti ricorrenti, il tuo modo di lavorare o le preferenze che hai menzionato. Le prende in considerazione nelle conversazioni future senza che tu debba ripeterti.
Istruzioni aziendali
Infine, oltre alle tue preferenze personali, puoi anche impostare istruzioni che si applicano a tutto il tuo team. Queste si chiamano Istruzioni aziendali.
Le istruzioni aziendali funzionano allo stesso modo delle istruzioni personali, ma si applicano a tutti nell'account. Usale per definire come Focus IA deve assistere tutto il tuo team: rivolgersi sempre ai clienti in modo formale, non promettere mai date di consegna o seguire una struttura fissa quando si scrive un'e-mail. Impostale una volta e Focus IA le applica in modo coerente per ogni utente. Focus IA può memorizzare fino a 10 istruzioni aziendali. Fai clic su Visualizza le istruzioni aziendali per aggiungerle o modificarle.