Con la prenotazione di sale riunioni fisiche, il Lead capture Booster riserva automaticamente una sala riunioni dal tuo calendario Google o Microsoft quando un cliente prenota un incontro. Questo significa che non è più necessario assegnare manualmente una sala, viene gestito al momento della prenotazione.
 

In questo articolo:

• Prima di iniziare
• Configurare le sale riunioni fisiche in un tipo di appuntamento
• Come influisce sulle prenotazioni
• Modificare la sala riunioni di un evento prenotato
• Risoluzione dei problemi
  • Permessi del calendario mancanti
  • Sala non più disponibile

Prima di iniziare

• Consigliamo di riconnettere il tuo calendario Google o Microsoft, per essere sicuri che le sale riunioni offline siano caricate. 
  • Vai su https://meeting.teamleader.eu/scheduling/configure/
  • Clicca su Disconnetti e conferma
  • Connetti il tuo calendario
    • Seleziona il tuo calendario per controllare la disponibilità e prenotare nuovi eventi. Non selezionare la sala fisica in questa pagina, questo avviene nel tipo appuntamento.

• Il tuo calendario deve avere accesso ai calendari delle risorse delle sale. In caso contrario, apparirà un avviso nelle impostazioni di disponibilità del tipo di appuntamento. Consigliamo di chiedere al tuo partner IT di configurarli in Google/Microsoft:
  • Google: https://knowledge.workspace.google.com/admin/calendar/share-room-and-resource-calendars
  • Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/manage/room-and-equipment-mailboxes?view=o365-worldwide#set-up-room-and-equipment-mailboxes

Configurare le sale riunioni fisiche in un tipo di appuntamento

Una volta completato il passaggio precedente, potrai selezionare una o più sale riunioni fisiche in un tipo di appuntamento. Ecco come selezionarle:

1. Vai al tuo panoramica dei tipi di appuntamento e apri quello che vuoi configurare.
2. Nella sezione posizione (subito sotto il campo Luogo), troverai il selettore della sala riunioni fisica.
   
3. Clicca sul menu a tendina per vedere tutte le sale disponibili dal tuo calendario connesso.
4. Seleziona una o più sale. (Clicca nuovamente su una sala per deselezionarla.)
5. Salva il tipo di appuntamento.

Nota: Le sale riunioni fisiche possono essere aggiunte indipendentemente dal fatto che il tipo di appuntamento offra anche opzioni online o telefoniche.

Come influisce sulle prenotazioni

Una fascia oraria viene mostrata al cliente solo se sia l'ospite che almeno una delle sale configurate sono disponibili in quel momento. Quando una prenotazione è confermata, una sala viene automaticamente riservata nel calendario.
 

Il nome della sala prenotata è incluso nelle email di conferma e promemoria inviate sia all'ospite che all'ospite. C'è un'eccezione: se si tratta di una riunione online, l'ospite non vedrà la sala riunioni fisica nelle email.

Nota: Quando una riunione è prenotata, questa apparirà immediatamente nel calendario dell'ospite, ma potrebbe volerci qualche minuto prima che appaia nel calendario della sala!

Modificare la sala riunioni di un evento prenotato

Se una riunione è prenotata con una sala fisica ma desideri cambiare la sala, puoi farlo nell'evento del calendario.

• Vai al tuo calendario Google/Outlook/O365
• Clicca sull'evento (ad esempio nell'immagine sopra, clicca su John Doe (l'evento sul lato sinistro))
• Modifica l'evento
• Aggiungi un'altra sala fisica e rimuovi la prima
• Salva l'evento (e opzionalmente invia agli altri partecipanti)

Risoluzione dei problemi

Permessi del calendario mancanti

Se la connessione al tuo calendario non dispone dei permessi necessari per accedere alle risorse delle sale, apparirà un avviso nelle impostazioni di disponibilità. Sia a livello di team che per il singolo membro del team interessato. Ti verrà chiesto di riconnettere il calendario per concedere i permessi necessari.

Sala non più disponibile

Se una sala riunioni configurata in un tipo di appuntamento non esiste più come risorsa nel tuo calendario, riceverai una notifica via email che ti inviterà ad aggiornare il tipo di appuntamento.