Puoi collegare un ordine d'acquisto nuovo o esistente a un progetto o crearne uno nuovo direttamente dalle linee del progetto per mantenere materiali, prezzi e fornitori sincronizzati, tutto in un unico posto. Questo articolo spiega come funziona ogni flusso.

Questa funzione garantisce un flusso di lavoro strutturato end-to-end dal contratto al progetto. Ordini e materiali rimangono automaticamente collegati, riducendo l'inserimento manuale, evitando errori e assicurando un tracciamento accurato dei costi.

Puoi creare un nuovo ordine da zero dal tuo progetto, oppure creare un ordine dalle righe dei materiali nel tuo progetto:

• Creare un nuovo ordine da zero in un progetto
• Creare un ordine dalle righe del progetto
   

Creare un nuovo ordine da zero in un progetto

A volte è necessario ordinare materiali aggiuntivi che non facevano parte dell'ambito originale del progetto. In questo caso, puoi creare un ordine di acquisto direttamente dal progetto.

Esempi:

• Agenzia di marketing
  Un cliente richiede brochure stampate extra durante il progetto. Ordini le stampe aggiuntive dal tuo fornitore direttamente dal progetto in modo che l'ordine sia immediatamente collegato al budget corretto.
• Impresa edile
  Durante la costruzione, ti rendi conto di aver bisogno di materiali extra (ad esempio piastrelle o isolamento). Crei un nuovo ordine dal progetto così che l'ordine venga automaticamente registrato nel progetto o nella fase corretta.

Se vuoi creare un ordine da zero immediatamente da un progetto, segui questi passaggi:

1. Vai al progetto a cui vuoi collegare l'ordine
2. Clicca sulla scheda "Informazioni progetto"
3. Scorri fino al widget "Ordini":
   
    
4. Clicca sull’icona + 
5. Scegli Crea un ordine da zero > Crea
6. Nella schermata successiva devi compilare i dettagli del tuo ordine:
   • Dai un nome al tuo ordine e inserisci un fornitore.
   • Inserisci le linee dell’ordine e seleziona il progetto e opzionalmente anche il gruppo a cui vuoi collegare l'ordine.
7. Clicca su Salva e l’ordine verrà creato. Verrai reindirizzato alla pagina di dettaglio dell’ordine.
8. Quando torni al progetto dall’ordine, le linee dell’ordine vengono automaticamente convertite in materiali all’interno del progetto o gruppo selezionato:
   • Le linee d’ordine inserite liberamente diventano materiali con la descrizione della linea come nome del materiale.
   • Le linee d’ordine basate su un prodotto dal catalogo prodotti creano materiali che rimandano a quel prodotto.
   • La quantità e il costo unitario dell’ordine diventano la quantità e il costo unitario del materiale.
   • Il prezzo unitario dell’ordine diventa il prezzo unitario del materiale.
      
9. Cliccando su ogni linea di materiale nel progetto si apre il pannello laterale del progetto:
   • Nel pannello laterale puoi trovare un link all’ordine che porta alla pagina di dettaglio dell’ordine:
     
   • Quantità stimata: I materiali supportano un campo Quantità stimata per distinguere meglio tra quantità pianificate e reali. 
      

10. Nel widget Informazioni progetto l’ordine sarà mostrato con nome, fornitore, importo e Stato (Nuovo, Creato, Inviato, Consegnato)
     

    Nuovo	L’utente ha iniziato a creare l’ordine ma non l’ha ancora salvato
    Creato	L’ordine è stato creato
    Inviato	L’ordine è stato inviato al fornitore
    Consegnato	L’ordine è stato consegnato

! Gli utenti senza accesso alle finanze sui progetti non vedono il widget Ordini in un progetto.

D: E per un ordine già esistente dalla mio opportunità? Posso collegarlo anche a un progetto?

R: Invece di dover creare un nuovo ordine, puoi anche collegare un ordine già esistente a un progetto. Segui questi passaggi:

1. Vai a Opportunità > Ordini
2. Clicca sull’ordine
3. Accanto a "Contenuti", clicca sulla matita per modificare l’ordine
4. Collega la/e linea/e a un progetto/gruppo
5. Salva l’ordine
    

Creare un ordine dalle linee del progetto

Oltre a creare un ordine di acquisto da zero e collegarlo al tuo progetto, puoi anche creare direttamente un ordine basato su una o più linee di materiale del tuo progetto.
 

Segui questi passaggi:

1. Vai al progetto da cui vuoi creare l’ordine.
2. Assicurati che ci siano linee di materiale nel progetto. Se no, creale.
3. Clicca sulla scheda "Informazioni progetto".
4. Scorri fino al widget ‘Ordini’.
5. Clicca sull’icona +.
6. Scegli Crea un ordine dalle linee del progetto e clicca su Crea.
7. Seleziona le linee di materiale dalla scomposizione del lavoro che vuoi includere nell’ordine:
   
   • Quando la linea materiale è una linea inserita liberamente, il titolo del materiale sarà la descrizione della riga nell’ordine
   • Quando la linea di materiale è collegata a un prodotto dal catalogo prodotti, il prodotto sarà la linea nell’ordine
   • La quantità e il costo unitario della linea di materiale diventano quantità e costo unitario della linea nell’ordine
   • Lo stesso vale per il prezzo unitario della linea materiale, che diventa il prezzo unitario della linea nell’ordine
8. Su ogni materiale c’è un link all’ordine. Questo link porta alla pagina di dettaglio di quell’ordine.
    

Opportunità, progetti e ordini

Da preventivo con ordine al progetto

Quando un preventivo in un'opportunità contiene già un ordine e viene convertito in progetto, i collegamenti tra progetto, ordine e linee sono preservati. Questo assicura un flusso end‑to‑end dall'opportunità al preventivo e al progetto senza dover ricreare ordini per poi collegarli manualmente al progetto.
 

Segui questi passaggi per convertire un preventivo con ordine in progetto:

1. Vai al tuo preventivo
2. Assicurati che un ordine sia già stato creato dal preventivo. Leggi di più su come fare qui. 
3. Converti il preventivo in progetto cliccando sull’icona + accanto a ‘Segui la tua opportunità vinto" > "Progetto"
   
    
4. Nella schermata successiva, troverai le "Linee da ordini collegati" accanto alle righe del tuo preventivo. Scegli quali righe vuoi convertire in righe materiale nel tuo progetto:
   
    

Da preventivo al progetto al ordine

Se parti da un preventivo che non ha ancora un ordine e vuoi creare un ordine dal progetto convertito, segui questi passaggi:

1. Converti il tuo preventivo in progetto. Assicurati che le linee di ogni articolo vengano trasferite come materiali al progetto.
2. Vai al progetto appena creato e scegli di creare un ordine basato sulle linee del progetto come descritto nel titolo “Creare un ordine dalle linee del progetto”.
3. Questo mantiene il flusso strutturato e assicura che tutto sia correttamente collegato fin dall’inizio, invece di dover tornare al contratto più tardi per creare un ordine lì e collegarlo manualmente al progetto dopo.
    

Collegare le spese rispetto agli ordini a un progetto

Se stai lavorando con le spese insieme agli ordini, assicurati di evitare il doppio conteggio dei costi. Sono fortemente raccomandati accordi interni chiari su chi registra quali costi.

Quando i materiali sono già stati aggiunti come costo a un progetto tramite un ordine, non aggiungere nuovamente l’importo della spesa quando colleghi una spesa al tuo progetto. Altrimenti, l'importo della spesa che si collega sostituirà il calcolo dei costi attuale.

Se vuoi comunque collegare la spesa al tuo progetto per scopi amministrativi, collega solo il documento, non l’importo. 

Modello d’ordine

È anche possibile visualizzare un link al progetto correlato nel modello del tuo ordine. Usa lo shortcode $RELATED_PROJECT$ nel tuo documento Word e caricalo su Teamleader Focus. Attraverso questo shortcode verrà generata una lista di tutti i progetti correlati all’ordine, poiché è possibile che un ordine sia collegato a più progetti.