In questa guida trovi ulteriori informazioni su come impostare la disponibilità e i buffer per un tipo di appuntamento.
1. Vai su 'Impostazioni avanzate'
Quando crei un nuovo tipo di appuntamento o ne modifichi uno già esistente, vedrai immediatamente i dettagli del tipo di appuntamento. Scorri verso il basso fino a visualizzare il cursore Mostra impostazioni avanzate e attivalo.
2. Impostazioni avanzate
Invitati aggiuntivi
Nelle impostazioni avanzate del tipo di appuntamento, puoi dare all'ospite la possibilità di invitare fino a 6 invitati aggiuntivi all'incontro. Inserisci il numero di invitati aggiuntivi (massimo 6), in modo che l'ospite lo veda nella pagina di prenotazione.
Ad esempio, se inserisci 2, l'ospite potrà invitare altri 2 invitati, il che significa che avrai un incontro con 4 partecipanti (tu, l'ospite e 2 invitati aggiuntivi).
Modello sala riunioni
Se hai creato modelli di sala riunioni per preparare in anticipo queste ultime, puoi utilizzarli per le riunioni prenotate. Seleziona il modello preferito per questo tipo di appuntamento.
Cancellazione e riprogrammazione
Se vuoi permettere agli ospiti di cancellare o riprogrammare un incontro, dovrai attivare questa casella di selezione*. L'ospite avrà quindi a disposizione un link nella mail di conferma e di promemoria per cancellare o riprogrammare l'incontro.
*Nota: questa opzione verrà attivata automaticamente per i tipi di appuntamento creati dopo il luglio 2024. Per i tipi di appuntamento creati prima o durante il luglio 2024, dovrai attivarla manualmente.
Arco di tempo prenotabile definisce l'arco di tempo per prenotare questo tipo di appuntamento e può arrivare a un massimo di 90 giorni. Vedrai 3 opzioni di default:
- 30 giorni
- 60 giorni
- 90 giorni
Se vuoi definire un arco di tempo diverso per questo tipo di appuntamento, clicca su Personalizzato e inserisci il numero di giorni desiderato. Per esempio, 45 giorni.
In Data inizio prenotazione e Data fine prenotazione, puoi definire un periodo specifico in cui le persone possono prenotare una riunione. Questo può essere usato in combinazione con il buffer e l'arco di tempo prenotabile nel futuro.
Mostra disponibilità in multipli di 'x minuti' offre ai clienti la possibilità di prenotare ogni "15, 30 o 60 minuti". Se scegli 30 minuti e la tua giornata inizia alle 9, i vostri clienti potranno prenotare una riunione alle 9, alle 9.30, alle 10 ecc.
Il buffer di prenotazione definisce con quanto anticipo è possibile effettuare una prenotazione. È possibile scegliere tra tre opzioni:
- Giorno lavorativo successivo: non è possibile effettuare prenotazioni per lo stesso giorno. La prima fascia oraria disponibile è sempre il giorno lavorativo successivo.
- Orari disponibili: imposta un numero minimo di ore lavorative prima che sia possibile effettuare una prenotazione. Gli orari di lavoro sono definiti dalle impostazioni di disponibilità in un tipo di riunione.
- Ore effettive: imposta un numero minimo di ore effettive (di lavoro) prima che sia possibile effettuare una prenotazione, indipendentemente dagli orari di lavoro.
Ore disponibili vs Ore effettive: le ore disponibili e le ore effettive si comportano in modo diverso quando il margine di tempo copre più giorni.
Le più facili da comprendere sono le ore effettive. Con 48 ore effettive, l'ospite potrebbe prenotare già a partire da 2 giorni dopo, poiché 48 ore di calendario corrispondono esattamente a 2 giorni di calendario.
▎ Esempio 1 (ore effettive, 3 ore): il tuo orario di lavoro è impostato dalle 9:00 alle 17:00 e il tuo buffer è impostato su 3 ore effettive. Quando un cliente visita la tua pagina di prenotazione alle 16:00, la prima fascia oraria che può prenotare è alle 9:00 del giorno successivo. (3 ore effettive, il che porterebbe alle 19:00 fuori dall'orario di lavoro e quindi non sarebbe possibile)
Le ore disponibili, invece, tengono conto del numero di ore lavorative che hai impostato nella sezione “Disponibilità” del tuo tipo di incontro. Quindi, se hai impostato dalle 9:00 alle 17:00 (8 ore al giorno) per ogni giorno della settimana lavorativa, 48 ore disponibili saranno conteggiate come 6 giorni!
▎ Esempio 2 (Ore disponibili, 3 ore): Il tuo orario di lavoro è impostato dalle 9:00 alle 17:00 e il tuo margine è impostato su 3 ore disponibili. Quando un cliente visita la tua pagina di prenotazione alle 16:00, la prima fascia oraria che può prenotare è alle 11:00 del giorno lavorativo successivo. Rimane 1 ora lavorativa disponibile quel giorno (16:00–17:00), quindi ne vengono conteggiate altre 2 a partire dalle 9:00 del giorno lavorativo successivo, arrivando alle 11:00.
Il buffer incontri (prima) e il buffer incontri (dopo) forniscono ulteriori informazioni su quando è possibile prenotare gli appuntamenti. Se si desidera che non ci siano altre prenotazioni 15 minuti prima e dopo una riunione, è necessario inserire 15 minuti in entrambe le caselle.
Ci sono 3 opzioni di default:
- Nessun buffer
- 5 minuti
- 10 minuti
Se desideri avere un buffer diverso per questo tipo di appuntamento, clicca su tipo personalizzato e inserisci il numero di minuti. Per esempio, 30 minuti.
3. Seleziona la tua disponibilità
Sotto i dettagli del tipo di appuntamento trovi la disponibilità. In questa pagina puoi impostare in dettaglio le disponibilità e le indisponibilità.
Disponibilità
Ci sono due modi di impostare la tua disponibilità: Vista per ore o vista Calendario
Vista ore
Nella vista Ore è possibile selezionare i giorni con un segno di spunta e scegliere le ore compilando i campi. Per impostazione predefinita, saranno selezionati i giorni dal lunedì al venerdì e le ore 9:00-17:00.
Se si desidera aggiungere una pausa (ad esempio un'ora a mezzogiorno), è sufficiente fare clic sull'icona "+" e modificare gli orari dalle 09:00 alle 12:00 e dalle 13:00 alle 17:00.
Per rimuovere una selezione di ore, fare clic sull'icona del cestino. Non dimenticare di modificare gli orari se necessario!
Se si fa clic su Riporta alle impostazioni di base, tutti i giorni e gli orari torneranno a essere selezionati da lunedì a venerdì e dalle 09:00 alle 17:00.
Vista calendario
Tutti i campi in azzurro indicano che siete disponibili per una riunione. Ogni campo azzurro corrisponde a 30 minuti. È possibile selezionare e trascinare le fasce orarie disponibili nella panoramica.
Questa disponibilità sarà sovrascritta se il calendario collegato ha un'altra riunione pianificato in quell'ora.
Indisponibilità
Sotto la disponibilità è possibile impostare le date non disponibili. Aggiungendo una data qui, gli ospiti non potranno prenotarla.
Aggiungi una data non disponibile
- Apri il menù a tendina
- Clicca sul tasto 'Aggiungi date'
- Seleziona una data d'inizio e una data di fine in cui non sarai disponibile
È possibile rimuovere la data non disponibile facendo clic sull'icona del cestino. Oppure si può aggiungere un'altra data non disponibile cliccando su "Aggiungi date".