Tenere traccia di elementi come le tue ore fatturabili e i materiali utilizzati non è sempre facile quando sei immerso nel lavoro fuori dall'ufficio. Molto spesso le cose importanti vengono dimenticate e le ore lavorate sono stimate approssimativamente.
Per rimediare a tutto ciò, l'ideale è usare un "ordine di lavoro" (ovvero una commessa) cioè un documento in cui sono scritti tutti i dettagli del progetto. La parte negativa è che un foglio è solo temporaneo e facilmente perso. Qual è la soluzione? Un ordine di lavoro digitale. Qual è una soluzione ancora migliore? Un ordine di lavoro digitale combinato con Teamleader Focus.
Lavorare in digitale ha il grande vantaggio di evitare che i documenti possano essere persi, inoltre tutte le tue informazioni sono centralizzate: tutto ciò che compili sarà inviato automaticamente a Teamleader Focus quando sarai connesso a internet.
Come attivare gli ordini di lavoro?
L'amministratore del vostro account Teamleader Focus può attivare il modulo per ogni utente. Basta andare su Impostazioni > Utenti e attivare lo slider per gli ordini di lavoro.
Diversi modi per creare un ordine di lavoro
Ci sono diversi modi per creare un ordine di lavoro in Teamleader Focus, ma c'è una cosa che devi sapere: NON puoi finalizzare un ordine di lavoro dalla versione web di Teamleader Focus. La finalizzazione di un ordine di lavoro è possibile solo dall'app mobile per Android o iOS.
Dalla versione web di Teamleader Focus puoi preparare il tuo ordine di lavoro per finalizzarlo dopo dall'app mobile.
- Crea l'ordine di lavoro dalla nostra app mobile
- Prepara l'ordine di lavoro dalla versione web di Teamleader Focus da un incontro
- Da zero
- Basato sul contenuto di un preventivo
1. Creare un ordine di lavoro da zero sull'app
La creazione di un ordine di lavoro tramite l'app Teamleader Focus è un gioco da ragazzi. La nostra app ti mostrerà tutti i passaggi da seguire per compilare gli ordini e permetterà anche al tuo cliente di firmare il documento digitalmente.
Passaggio numero 1: scegli il cliente
Grazie alla sincronizzazione tra l'app mobile e il database di Teamleader Focus, puoi facilmente cercare clienti già esistenti che desideri e inserire tutte le informazioni nel tuo ordine di lavoro. Alcune sezioni saranno già compilate automaticamente, come l'indirizzo postale della società; anche se, se preferisci, puoi inserire una località diversa, ad esempio dove viene eseguito il lavoro. Puoi anche collegare l'ordine ad un progetto.
Inizia andando sulla home o cliccando su + Ordine di lavoro.
Se hai campi personalizzati per ordini di lavoro, li troverai qui.
Clicca su Salva.
Passaggio numero 2: aggiungi ore di lavoro
Nella schermata successiva, si trova una versione in bozza dell'ordine di lavoro con alcune informazioni generali.
È possibile fare clic sull'indirizzo e aprirlo con:
- Apple Maps
- Google Maps
- Waze
Se necessario, in questa fase è possibile modificare le informazioni generali e quelle relative al cliente.
Per rivedere l'ordine di lavoro, è necessario aggiungere le ore di lavoro (che sono obbligatorie). Fare clic sul simbolo + per aggiungerle.
Inserire l'ora di inizio e di fine per definire la durata del lavoro. Pausa pranzo? Nessun problema, basta aggiungere un paio d'ore dopo aver ripreso a lavorare. Se hai qualcosa da segnalare in merito a quelle ore, aggiungi una descrizione se volete.
Lavorare da soli può essere noioso. Per questo motivo, se sei in viaggio con dei colleghi, potete aggiungerli allo stesso ordine di lavoro. Tutte le ore combinate verranno aggiunte all'importo totale della fattura.
Una volta finito, clicca su Aggiungi ora di lavoro nell'angolo in alto a destra.
Passaggio numero 3: salva prodotti usat
Analogamente al modo in cui le ore di lavoro vengono aggiunte ad un ordine di lavoro, è anche possibile aggiungere i prodotti che sono già disponibili nel database di Teamleader Focus. Aggiungi tutti i prodotti di cui hai bisogno, insieme alla quantità che hai usato. È anche possibile aggiungere nuovi prodotti tramite Nuovo prodotto.
Passaggio numero 4: aggiungi una descrizione, una distanza e immagini
Hai finito d'inserire i prodotti? Aggiungi la distanza, commenti aggiuntivi e immagini per completare il quadro. In questo modo, tu e i tuoi collaboratori saprete se c'è qualcosa di speciale che sarebbe meglio non dimenticare.
Passaggio numero 5: Finalizza l'ordine di lavoro
Avete finito? Clicca su Controlla ordine di lavoro per raccogliere tutti i dati in un file PDF. Anche qui è possibile modificare il layout del documento. Lascia che il cliente firmi sul posto scegliendo "Finalizza con la firma".
Suggerimento: è anche possibile inviare un'e-mail, incluso il documento pdf dell'ordine di lavoro, al cliente quando si finalizza l'ordine di lavoro tramite l'app mobile.
- Nella web app Teamleader Focus, crea prima il modello di e-mail che vuoi inviare al tuo cliente. Vai su Impostazioni > Ordini di lavoro > Modelli di ordini di lavoro e clicca sul segno "+". È possibile aggiungere diversi modelli tra cui scegliere. Puoi anche scegliere la lingua, che potrebbe essere utile se hai anche lavori all'estero.
- Una volta creato il modello, puoi inviarlo quando finalizzi l'ordine di lavoro nell'applicazione mobile.
- Nella versione web apparirà così:
Quando un ordine di lavoro ha lo stato 'Finalizzato', significa che è stato completato. Quando invece ha lo stato 'Inviato', significa che è sia inviato che finalizzato.
2. Prepara un ordine di lavoro da un incontro pianificato in Teamleader Focus
Questa possibilità è molto utile per le aziende che eseguono lavori di riparazione o consulenza e si spostano nella posizione del cliente per eseguirle. In questo caso può accadere che una persona della società sia responsabile della creazione degli incontri in Teamleader Focus in modo che i tecnici sappiano dove devono andare a fare le riparazioni o le consulenze.
Versione web
Sulla versione web di Teamleader Focus puoi già iniziare a riempire l'ordine di lavoro Cliccando su 'Aggiungi ordine di lavoro'. Hai due opzioni: creare l'ordine di lavoro basato su un preventivo già esistente o potrai scegliere manualmente di aggiungere alcuni dati. Puoi aggiungere una descrizione per un task che deve essere fatto o per i materiali richiesti. In questo modo il tuo tecnico saprà cosa aspettarsi.
Sarai in grado di modificare la versione di bozza dell'ordine di lavoro ritornando all'incontro e cliccando su Modifica ordine di lavoro. Se vai sulla panoramica degli ordini di lavoro, troverai anche lì la bozza (ma non in pdf) - (cfr. "Panoramica dell'ordine di lavoro" più avanti in questo articolo).
App mobile
Apri un incontro nell'app e clicca su + > "Aggiungi ordine di lavoro". Adesso puoi aggiungere elementi all'ordine di lavoro o puoi finalizzarlo.
Panoramica generale degli ordini di lavoro
Sia sulla versione web che sull'applicazione mobile troverai una panoramica dei tuoi ordini di lavoro passati e presenti.
Versione Web
Nella versione web di Teamleader Focus, trovi una panoramica di tutti gli ordini di lavoro navigando su Ordini di lavoro nel menu a sinistra.
Puoi vedere quali dipendenti hanno lavorato su quale ordine di lavoro e per quale cliente, qual è la data dell'ordine di lavoro, qual è lo stato (bozza, definitiva, inviata) e se c'è un progetto ad esso collegato. È possibile ordinare la panoramica secondo una determinata colonna (crescente o decrescente) cliccando sul titolo di quella colonna. Puoi anche scegliere quali colonne vuoi visualizzare nella panoramica cliccando sulla rotellina in basso a destra.
Per di più, puoi usare la barra di ricerca in alto a sinistra se stai cercando un ordine di lavoro specifico.
Se clicchi su un certo ordine di lavoro, si aprirà la pagina di dettaglio.
Troverai:
- Lo stato dell'ordine di lavoro nell'intestazione accanto al titolo: bozza, finalizzato, inviato
- La località dei lavori e la distanza aggiunta all'ordine
- Data di creazione dell'ordine di lavoro
-
L'incontro collegato e/o il progetto collegato
- Campi personalizzati compilati
- La descrizione dell’ordine di lavoro, se ne hai aggiunta una
- Ore di lavoro registrate e da chi insieme col totale delle ore registrate
-
Una lista di tutti i prodotti aggiunti
- Nome e ID del prodotto
- Prezzo unitario di ogni singolo prodotto e prezzo totale di tutti i prodotti aggiunti
- Le foto aggiunte
-
Per ordini di lavoro finalizzati puoi accedere anche al pdf cliccando su visualizza pdf nell'angolo in alto a destra.
- Puoi anche trovare il pdf dell'ordine finalizzato nella cartella 'file' sulla scheda del contatto o della società.
App Mobile
Quando si naviga su Ordini di lavoro sull'app mobile, è possibile trovare una panoramica degli ordini futuri e passati. Cliccando sul simbolo del filtro in alto a destra, puoi ordinare gli ordini di lavoro sugli stati bozza, finalizzato e inviato. La barra di ricerca ti permette di cercare all'interno degli ordini di lavoro.
Convertire l'ordine di lavoro in una fattura
(Si noti che se si dispone del Booster Ordini di lavoro, per poter fatturare gli ordini di lavoro è necessario disporre anche dei pacchetti GROW o FLOW, poiché la fatturazione non è disponibile nel pacchetto SMART).
Se vuoi fatturare l'ordine di lavoro, segui questi passi:
- Nella versione web di Teamleader Focus, vai sulla pagina del cliente aggiunto al tuo ordine di lavoro
- Troverai l'ordine di lavoro nella cartella file in basso a destra
- Vai su 'Segnatempo non fatturati'. Troverai alcuni azioni:
- Crea fattura
- Segna come non fatturabile
- Spostare
Se scegli di creare una fattura, il contenuto della fattura stessa verrà visualizzato su una nuova schermata. Apporta alcune modifiche se lo desideri e salva la fattura. Questo è tutto quello che devi sapere per convertire un ordine di lavoro in una fattura!
Fatturare un ordine di lavoro da un progetto
È anche possibile fatturare un ordine di lavoro da un progetto. Scopri di più in questo articolo.