Focus IA devient plus utile à mesure qu'il en sait davantage sur votre entreprise et votre façon de travailler. C'est dans l'onglet Paramètres de Focus IA que vous lui fournissez ce contexte, dans trois domaines : « Profil de l'entreprise » pour les informations sur votre entreprise, « Préférences personnelles » pour votre style de travail individuel et la mémoire, et « Instructions commerciales » pour les règles valables pour toute l'entreprise. Une fois ces paramètres configurés, vous n'aurez plus jamais à expliquer deux fois la même chose.
Accès des utilisateurs
Pour commencer, allez dans Focus IA > Paramètres. Sachez que chaque utilisateur ayant accès à « Focus IA » peut toujours consulter et gérer ses propres « Préférences personnelles ». Les deux boutons bascule sont toujours accessibles, quelles que soient les autres autorisations.
La modification du « Profil de l'entreprise » et des « Instructions commerciales » nécessite toutefois que l'autorisation Gérer les préférences de l'entreprise soit activée pour votre utilisateur. Un administrateur peut l'activer par utilisateur via Paramètres > Utilisateurs > [utilisateur] > Autorisations, dans la section IA :
Le bouton bascule ne peut être activé que pour les utilisateurs qui ont déjà accès à Focus IA.
Profil de l'entreprise
La première étape pour personnaliser Focus IA consiste à vérifier et compléter le profil de votre entreprise. Le profil de l'entreprise contient toutes les informations de contexte dont Focus IA a besoin pour vous aider à gérer votre entreprise aussi efficacement que possible : plus il en sait sur votre entreprise, plus ses réponses sont pertinentes et utiles. Et comme ces informations sont enregistrées dans vos paramètres, vous n'avez plus jamais à réexpliquer votre contexte depuis le début.
Pour consulter ou modifier le profil de l'entreprise, allez dans Focus IA > Paramètres > Profil de l'entreprise > cliquez sur le nom de votre entité d'entreprise > Modifier.
Le profil de l'entreprise est généré automatiquement à partir d'informations publiques, comme votre site web, ou à partir de vos données d'inscription. Il couvre :
- À propos de votre entreprise
- Taille de l'entreprise et chiffre d'affaires estimé
- Secteur et modèle de revenus
- Profil client idéal
- Objectif/mission
- Ce que vous vendez
Le profil de l'entreprise est configuré par entité d'entreprise et sera ajouté automatiquement pour votre première entité d'entreprise sur la base d'informations publiques. Si votre compte comporte plusieurs entités d'entreprise, chacune a son propre profil, ce qui est particulièrement utile pour créer des devis et des factures.
Mettre à jour le profil de l'entreprise
Si une information manque ou est incorrecte, vous pouvez mettre à jour le profil de l'entreprise de deux façons : cliquez sur Modifier et mettez à jour les informations manuellement, ou discutez avec Focus IA et demandez-lui de mettre à jour un détail précis.
Pour les comptes avec plusieurs entités d'entreprise, le profil de l'entreprise n'est pas rempli par défaut pour chaque entité. Pour l'ajouter, procédez comme suit :
- Cliquez sur la flèche à côté d'une entité d'entreprise
- Choisissez de remplir les informations manuellement ou via Remplir avec Focus IA.
Avec cette seconde option, Focus IA vous posera des questions complémentaires, une à la fois, pour combler les lacunes.
Préférences personnelles
En plus de configurer le profil de votre entreprise, vous pouvez aussi personnaliser la façon dont Focus IA interagit avec vous via les « Préférences personnelles ». Définissez des instructions personnalisées que Focus IA doit suivre et activez sa fonction de mémoire pour qu'il apprenne de vos conversations et s'améliore.
Allez dans Focus IA > Paramètres > Préférences personnelles. Vous y trouverez deux paramètres, chacun avec un bouton bascule que vous pouvez activer ou désactiver à tout moment :
- Utilisez des instructions personnelles : cette option vous permet de donner à Focus IA des instructions précises sur sa façon de travailler avec vous. Par exemple : toujours utiliser un ton formel dans les e-mails aux clients, structurer les messages de relance avec une phrase d'introduction précise, éviter le jargon dans les résumés de rendez-vous, ou toujours proposer trois options pour les prochaines étapes. L'objectif est de ne pas devoir répéter sans cesse les mêmes instructions. Définissez-les une fois, et Focus IA les appliquera systématiquement dans chaque conversation. Cliquez sur Voir les instructions personnelles pour consulter et modifier vos instructions existantes.
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Générer une mémoire à partir de l'historique du chat permet à Focus IA de retenir le contexte pertinent de vos conversations précédentes. Lorsque cette option est activée, Focus IA retient ce que vous avez déjà partagé, comme vos clients récurrents, votre façon de travailler ou les préférences que vous avez mentionnées. Il en tient compte dans vos prochaines conversations, sans que vous ayez à vous répéter.
Instructions commerciales
Enfin, au-delà de vos préférences personnelles, vous pouvez aussi définir des instructions qui s'appliquent à toute votre équipe : ce sont les instructions commerciales.
Les instructions commerciales fonctionnent comme les instructions personnelles, mais s'appliquent à tous les utilisateurs du compte. Utilisez-les pour définir comment Focus IA doit assister toute votre équipe : toujours s'adresser aux clients de manière formelle, ne jamais promettre de dates de livraison ou toujours suivre une structure fixe pour rédiger un e-mail. Définissez-les une fois, et Focus IA les appliquera systématiquement pour chaque utilisateur. Focus IA peut enregistrer jusqu'à 10 instructions commerciales. Cliquez sur Voir les instructions commerciales pour les ajouter ou les modifier.