Focus IA devient plus utile à mesure qu'il en sait davantage sur votre entreprise et votre façon de travailler. L'onglet Paramètres de Focus IA est l'endroit où vous lui fournissez ce contexte, dans trois domaines : 'Contexte entreprise' pour votre profil d'entreprise, 'Préférences personnelles' pour votre style de travail individuel et votre mémoire, et 'Instructions entreprise' pour les règles à l'échelle de l'entreprise. En le configurant, vous n'avez jamais à expliquer deux fois la même chose.
Accès utilisateur
Pour commencer, allez dans Focus IA > Paramètres. Sachez que chaque utilisateur ayant accès à 'Focus IA' peut toujours consulter et gérer ses propres 'Préférences personnelles'. Les deux bascules sont toujours accessibles, indépendamment des autres autorisations.
La modification du 'Contexte entreprise' et des 'Instructions entreprise' requiert toutefois que l'autorisation 'Gérer les préférences entreprise' soit activée pour votre utilisateur. Un administrateur peut l'activer par utilisateur via Paramètres > Utilisateurs > [utilisateur] > Autorisations, dans la section IA :
La bascule ne peut être activée que pour les utilisateurs ayant déjà accès à Focus IA.
Contexte entreprise
La première étape pour personnaliser Focus IA est de consulter et compléter votre contexte entreprise. Le contexte entreprise contient toutes les informations de base pertinentes dont Focus IA a besoin pour vous aider à gérer votre entreprise aussi efficacement que possible. Plus il en sait sur votre entreprise, plus ses réponses deviennent pertinentes et utiles. Et comme c'est stocké dans vos paramètres, vous n'avez plus jamais à expliquer votre contexte depuis le début.
Pour accéder au contexte entreprise ou le modifier, allez dans Focus IA > Paramètres > Contexte entreprise > cliquez sur le nom de votre entité d'entreprise > Modifier.
Le contexte entreprise est automatiquement généré à partir d'informations publiquement disponibles comme votre site web ou vos données d'inscription. Il couvre :
- À propos de votre entreprise
- Taille de l'entreprise et chiffre d'affaires estimé
- Secteur et modèle de revenus
- Profil client idéal
- Objectif/mission
- Ce que vous vendez
Le contexte entreprise est configuré par entité d'entreprise et sera automatiquement ajouté pour votre première entité d'entreprise sur la base d'informations publiquement disponibles. Si votre compte comporte plusieurs entités d'entreprise, chacune dispose de son propre contexte entreprise, ce qui est particulièrement pertinent pour la création de devis et de factures.
Mettre à jour le contexte entreprise
Si quelque chose manque ou est incorrect, vous pouvez mettre à jour le contexte entreprise de deux façons : cliquez sur Modifier et mettez à jour les informations manuellement, ou discutez avec Focus IA et demandez-lui de mettre à jour un détail spécifique.
Les comptes avec plusieurs entités d'entreprise n'auront pas le contexte entreprise rempli pour chaque entité par défaut. Pour l'ajouter, suivez ces étapes :
- Cliquez sur la flèche à côté d'une entité d'entreprise
- Choisissez de remplir les informations manuellement ou laissez Focus IA les remplir. Pour cette dernière option, Focus IA vous posera des questions complémentaires une par une pour combler les lacunes.
Préférences personnelles
En plus de configurer votre contexte entreprise, vous pouvez également personnaliser la façon dont Focus IA interagit avec vous individuellement via 'Préférences personnelles'. Configurez des instructions personnalisées que Focus IA doit suivre, et activez sa fonction de mémoire pour qu'il puisse apprendre de vos interactions de chat.
Allez dans Focus IA > Paramètres > Préférences personnelles. Vous verrez ici deux paramètres, tous deux avec une bascule que vous pouvez activer ou désactiver à tout moment :
- Utiliser les instructions personnelles : Cela vous permet de donner à Focus IA des instructions spécifiques sur la façon dont il doit travailler avec vous. Par exemple : toujours utiliser un ton formel dans les e-mails clients, structurer les messages de suivi avec une ligne d'ouverture spécifique, éviter le jargon lors des résumés de réunions, ou toujours proposer trois options pour les prochaines étapes. L'objectif est d'éviter de donner les mêmes instructions encore et encore. Définissez-les une fois, et Focus IA les appliquera de manière cohérente dans chaque conversation. Cliquez sur Voir les instructions personnelles pour consulter et modifier vos instructions existantes.
-
Générer la mémoire à partir de l'historique des chats permet à Focus IA de mémoriser le contexte pertinent de vos conversations précédentes. Lorsque cette option est activée, Focus IA retient les choses que vous avez partagées auparavant, comme les clients récurrents, votre façon de travailler ou les préférences que vous avez mentionnées. Il en tient compte dans les conversations futures sans que vous ayez à vous répéter.
Instructions entreprise
Enfin, au-delà de vos préférences personnelles, vous pouvez également définir des instructions qui s'appliquent à toute votre équipe. Ce sont les Instructions entreprise.
Les instructions entreprise fonctionnent de la même façon que les instructions personnelles, mais s'appliquent à tous les utilisateurs du compte. Utilisez-les pour définir comment Focus IA doit assister toute votre équipe : toujours s'adresser aux clients de manière formelle, ne jamais promettre de dates de livraison ou suivre une structure fixe pour la rédaction d'e-mails. Définissez-les une fois et Focus IA les applique de manière cohérente pour chaque utilisateur. Focus IA peut stocker jusqu'à 10 instructions entreprise. Cliquez sur Voir les instructions entreprise pour les ajouter ou les modifier.
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