Avec la réservation de salles de réunion physiques, le Booster Capture de Leads réserve automatiquement une salle de réunion depuis votre calendrier Google ou Microsoft lorsqu’un client réserve une réunion. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’assigner manuellement une salle, cela se fait au moment de la réservation.
Dans cet article :
- Avant de commencer
- Configurer les salles de réunion physiques sur un type de réunion
- Impact sur les réservations
- Modifier la salle de réunion d’un événement réservé
- Dépannage
Avant de commencer
- Nous recommandons de reconnecter votre calendrier Google ou Microsoft, pour être sûr que les salles de réunion hors ligne sont bien chargées.
- Allez sur https://meeting.teamleader.eu/scheduling/configure/
- Cliquez sur Déconnecter et confirmez
- Reconnectez votre calendrier
- Sélectionnez votre calendrier pour vérifier la disponibilité et réserver de nouveaux événements. Ne sélectionnez pas la salle physique sur cette page, cela se fait dans le type de réunion
- Votre calendrier doit avoir accès aux calendriers des ressources des salles. Sinon, un avertissement apparaîtra dans les paramètres de disponibilité du type de réunion. Nous recommandons de demander à votre partenaire informatique de les configurer dans Google/Microsoft :
Configurer les salles de réunion physiques sur un type de réunion
Une fois l’étape ci-dessus réalisée, vous pourrez sélectionner une ou plusieurs salles de réunion physiques dans un type de réunion. Voici comment les sélectionner :
- Allez dans votre aperçu des types de réunion et ouvrez celui que vous souhaitez configurer.
- Sous la section Location(juste en dessous du champ adresse), vous trouverez le sélecteur de salle de réunion physique.
- Cliquez sur le menu déroulant pour voir toutes les salles disponibles de votre calendrier connecté.
- Sélectionnez une ou plusieurs salles. (Cliquez de nouveau sur une salle pour la désélectionner.)
- Enregistrez le type de réunion.
Remarque : Les salles de réunion physiques peuvent être ajoutées même si le type de réunion propose également des options en ligne ou par téléphone.
Impact sur les réservations
Un créneau horaire n’est affiché au client que si à la fois l’hôte et au moins une des salles configurées est disponible à ce moment-là. Lorsqu’une réservation est confirmée, une salle est automatiquement réservée dans le calendrier.
Le nom de la salle réservée est inclus dans les e-mails de confirmation et de rappel envoyés à la fois à l’hôte et à l’invité. Il y a une exception : s’il s’agit d’une réunion en ligne, l’invité ne verra pas la salle de réunion physique dans les e-mails.
Remarque : Lorsqu’une réunion est réservée, celle-ci apparaît immédiatement dans le calendrier de l’hôte, mais il peut s’écouler quelques minutes avant qu’elle apparaisse dans le calendrier de la salle !
Modifier la salle de réunion d’un événement réservé
Si une réunion est réservée avec une salle physique mais que vous souhaitez changer de salle, vous pouvez le faire dans l’événement du calendrier.
- Allez dans votre calendrier Google/Outlook/O365
- Cliquez sur l’événement (par exemple, dans l’image ci-dessus, cliquez sur John Doe (l’événement à gauche))
- Modifiez l’événement
- Ajoutez une autre salle physique et supprimez la première
- Enregistrez l’événement (et envoyez-le éventuellement aux autres participants)
Dépannage
Permissions de calendrier manquantes
Si votre connexion au calendrier ne dispose pas des permissions requises pour accéder aux ressources des salles, un avertissement apparaîtra dans les paramètres de disponibilité. Cela peut être au niveau de l’équipe et le membre spécifique de l’équipe affecté. Vous serez invité à reconnecter votre calendrier pour accorder les permissions nécessaires.
Salle plus disponible
Si une salle de réunion configurée sur un type de réunion n’existe plus en tant que ressource dans votre calendrier, vous recevrez une notification par e-mail vous invitant à mettre à jour le type de réunion.