Automatisez votre flux de travail et permettez à vos clients de planifier des réunions directement dans votre calendrier. Fini les échanges d'e-mails pour fixer des rendez-vous. Lisez tout sur la planification dans cet article.
- De quoi s'agit-il
- Configuration
- Connectez votre calendrier
- Créer/modifier des types de réunion
- Personnalisez vos pages de réservation
- Permettez aux clients de prendre rendez-vous
De quoi s'agit-il
Permettez aux clients ou aux prospects de prendre rendez-vous avec vous en fonction des créneaux horaires que vous avez définis dans votre calendrier, même lorsque vous n'êtes pas en ligne. Placez un lien de réservation sur votre site web, configurez différents types de réunion et faites en sorte qu'ils soient immédiatement attribués à un collègue disponible. Vous conservez le contrôle de votre calendrier tout en maintenant une politique de porte ouverte. Facile, efficace, mais toujours accessible et convivial.
Un lien de réservation automatique sur votre site web n'est pas seulement utile pour vos clients existants. Il peut facilement transformer votre site web en un aimant à prospects : les clients potentiels peuvent très facilement vous contacter et fixer un rendez-vous immédiatement. Alors, asseyez-vous, détendez-vous et regardez les offres affluer - vous devrez toujours faire le travail par la suite, bien sûr.....
Configuration
Une fois que vous avez activé et configuré le Booster Capture de Leads dans votre compte Teamleader Focus, une intégration Teamleader Focus y est automatiquement configurée. Vous pouvez trouver cette intégration dans Réglages > Intégrations > Intégrations actives > Teamleader Focus.
Toutes les informations saisies lors de la prise de rendez-vous avec vous ou votre équipe seront envoyées à votre compte Teamleader Focus. Un nouveau contact est créé dans Teamleader Focus lorsque quelqu'un prend un rendez-vous pour la première fois. Lisez cet article pour tout découvrir sur cette intégration.
Pour configurer vos pages de réservation, vous devrez suivre quelques étapes, qui peuvent aisément être réalisées dans notre flux de planification. Allez dans Planification pour commencer et cliquez sur Connecter votre calendrier.
Connectez votre calendrier
Commencez par connecter votre calendrier
Remarque : Dans les paramètres d'intégration avec Teamleader Focus, la case "Créer un événement de calendrier via Teamleader Focus" est cochée par défaut : cela signifie que toutes les réservations seront synchronisées avec votre agenda Teamleader Focus par défaut.
Vous devez cependant connecter votre calendrier externe (Google, iCloud, Exchange,...) à votre compte Teamleader Focus si vous souhaitez que vos rendez-vous Teamleader Focus soient synchronisés avec ce calendrier.
Configurer les paramètres du calendrier
- Sélectionnez "Calendriers pour vérifier la disponibilité" pour éviter les doubles réservations. Vous pouvez vérifier plusieurs calendriers si nécessaire.
- Remarque importante : assurez-vous que les événements de votre calendrier externe ont le statut 'Occupé' au lieu de 'Libre'. Ce n'est que dans ce cas que ces créneaux horaires seront bloqués dans vos disponibilités et que les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous pendant vos créneaux horaires 'occupés'.
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Choisissez un calendrier dans lequel les événements seront créés pour indiquer dans quel calendrier les nouvelles rénions doivent être réservées.
Ajouter des types de réunion
Pour commencer facilement à créer des types de réunion, vous pouvez sélectionner 1 à 3 types de réunion dans cette étape, qui seront créés automatiquement pour vous. Vous pouvez modifier ou supprimer ces types de réunion à tout moment ou en créer de nouveaux.
Vérifiez votre page de réservation ou terminez la configuration
Cliquez sur Vérifier votre page de réservation pour voir à quoi ressemble le(s) type(s) de réunion ou cliquez sur Terminer pour terminer la configuration et modifier/ajouter des types de réunion.
Créer/modifier des types de réunion
Après avoir terminé les étapes d'intégration, vous pouvez modifier/créer un ou plusieurs types de réunion pour votre page de réservation personnelle et/ou d'équipe. Cela dépend de votre rôle au sein de l'équipe :
Un seul membre de l'équipe
Équipe avec plusieurs membres de l'équipe
Admin de l'équipe :
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Créer un type de réunion d'équipe en tant qu'administrateur
Remarque : vous pouvez utiliser un type de réunion d'équipe lorsque vous devez créer un type de réunion pour un autre collègue, à l'exception de vous-même :
1) En tant qu'administrateur, allez dans Types de réunion.
2) Créez un nouveau type de réunion.
3) Sélectionnez le type de réunion : Équipe.
4) Allez dans Disponibilité. Désactivez le curseur pour vous, mais activez-le pour votre collègue.
5) Enregistre-le et c'est fait !
6) Vous le retrouverez dans les types de réunion d'équipe.
7) Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans "Disponibilité"
Non-admin :
Personnalisez vos pages de réservation
Maintenant que vous avez connecté votre calendrier et créé des types de réunion, il est temps de personnaliser vos pages de réservation :
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Intégrez votre page de réservation à votre site web
Permettez aux clients de prendre rendez-vous
Partagez dès maintenant votre page de réservation avec vos clients et permettez-leur de prendre rendez-vous. Lorsqu'ils l'auront fait, vous trouverez vos réunions dans Planification > Réunions sur cette page de le Booster Capture de Leads :
Ou dans Teamleader Focus, le rendez-vous sera visible dans votre agenda :
Remarque : lorsqu'un nouveau client prend rendez-vous avec vous, une nouvelle salle de réunion est créée. S'il utilise la même adresse électronique lors d'un rendez-vous ultérieur, la même salle de réunion sera automatiquement sélectionnée.
Bonne planification !