Ce guide explique comment configurer la disponibilité et les paramètres de tampons pour un type de rendez-vous.
1. Allez dans les paramètres avancés
Lorsque vous créez un nouveau type de rendez-vous ou que vous modifiez un type de rendez-vous existant, vous verrez immédiatement les détails du type de rendez-vous. Faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez le curseur Afficher les paramètres avancés et activez-le.
2. Les paramètres avancés
Invités supplémentaires
Dans les paramètres avancés du type de réunion, vous pouvez donner à l'invité la possibilité d'inviter jusqu'à 6 personnes supplémentaires à la réunion. Indiquez le nombre d'invités supplémentaires (max. 6), afin que l'invité le voie sur la page de réservation.
Par exemple, si vous indiquez 2, l'invité pourra inviter 2 autres personnes, ce qui signifie que la réunion comptera 4 participants (vous, l'invité et 2 autres personnes).
Modèle de salle de réunion
Si vous avez créé des modèles de salles de réunion pour préparer des salles de réunion à l'avance, vous pouvez aussi les utiliser pour des rendez-vous réservés. Sélectionnez le modèle préféré pour ce type de rendez-vous.
Annulation et reprogrammation
Si vous souhaitez permettre aux invités d'annuler ou de reporter une réunion, vous devez activer cette case à cocher*. L'invité disposera alors d'un lien dans l'e-mail de confirmation et de rappel pour annuler ou reprogrammer la réunion.
*Remarque : cette option sera automatiquement activée pour les types de réunion créés après juillet 2024. Pour les types de réunion créés avant ou pendant juillet 2024, vous devrez l'activer manuellement.
La plage réservable définit l'intervalle de réservation de ce type de rendez-vous et peut être de 90 jours au maximum. Vous verrez 3 options par défaut :
- 30 journées
- 60 journées
- 90 journées
Si vous voulez une plage différente pour ce type de rendez-vous, cliquez sur Personnalisé... et tapez le nombre de jours. Par exemple, 45 jours.
Dans Date de début de réservation et Date de fin de réservation, vous pouvez définir une période spécifique au cours de laquelle les personnes peuvent réserver un rendez-vous. Cela peut être utilisé en combinaison avec le tampon minimum et la plage maximale de jours dans le futur.
Exemple : Vous avez une promotion de produits en mars et vous voulez que les gens ne réservent qu'entre le premier et le dernier jour du mois de mars. Assurez-vous que votre plage maximale couvre toute la période si vous voulez que les gens puissent réserver à partir d'aujourd'hui.
Afficher la disponibilité par incréments de 'x minutes' permet à vos clients de réserver toutes les "15, 30 ou 60 minutes". Si vous choisissez 30 minutes et que votre journée commence à 9 heures, vos clients pourront prendre rendez-vous à 9h, 9h30, 10h, ...
Le tampon de réservation définit le délai à respecter avant qu'une réservation puisse être effectuée. Vous avez le choix entre trois options :
Jour ouvrable suivant : les réservations le jour même ne sont pas possibles. Le créneau disponible le plus tôt est toujours le jour ouvrable suivant.
Heures disponibles : définissez un nombre minimum d'heures de travail avant qu'une réservation puisse être effectuée. Les heures de travail sont déterminées par les paramètres de disponibilité de votre type de réunion.
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Heures réelles : définissez un nombre minimum d'heures réelles (à l'horloge) avant qu'une réservation puisse être effectuée, indépendamment de vos heures de travail.
Heures disponibles vs Heures réelles : les heures disponibles et les heures réelles se comportent différemment lorsque votre tampon s'étend sur plusieurs jours.
L'option la plus simple à comprendre est celle des heures réelles. Avec 48 heures réelles, l'invité pourrait réserver au plus tôt 2 jours plus tard, puisque 48 heures à l'horloge correspondent exactement à 2 jours calendaires.
▎ Exemple 1 (Heures réelles, 3 heures) : vos heures de travail sont fixées de 9 h à 17 h et votre tampon est réglé sur 3 heures réelles. Lorsqu'un client visite votre page de réservation à 16 h, le créneau le plus tôt qu'il peut réserver est 9 h le lendemain. (3 heures réelles l'amèneraient à 19 h, en dehors des heures de travail, ce qui n'est donc pas possible.)
Les heures disponibles, en revanche, tiennent compte du nombre d'heures de travail que vous avez configurées dans la partie disponibilité de votre type de réunion. Ainsi, si vous avez défini de 9 h à 17 h (8 heures/jour) chaque jour de la semaine de travail, 48 heures disponibles équivaudront à 6 jours !
▎ Exemple 2 (Heures disponibles, 3 heures) : vos heures de travail sont fixées de 9 h à 17 h et votre tampon est réglé sur 3 heures disponibles. Lorsqu'un client visite votre page de réservation à 16 h, le créneau le plus tôt qu'il peut réserver est 11 h le jour ouvrable suivant. Il reste 1 heure de travail disponible ce jour-là (16 h-17 h), les 2 heures restantes sont donc comptées à partir de 9 h le jour ouvrable suivant, pour arriver à 11 h.
Le tampon de rendez-vous (avant) et le tampon de rendez-vous (après) donnent plus d'informations sur le moment où les rendez-vous peuvent être réservées. Si vous ne voulez pas d'autres réservations 15 minutes avant et après un rendez-vous, vous remplissez 15 minutes dans les deux cases.
Vous verrez 3 options par défaut :
- Pas de tampon
- 5 minutes
- 10 minutes
Si vous voulez un tampon différent pour ce type de rendez-vous, cliquez sur Personnalisé... et tapez le nombre de minutes. Par exemple, 30 minutes
3. Sélectionnez vos disponibilités
Sous Détails du type de rendez-vous, vous trouverez Disponibilité. Sur cette page, vous pouvez configurer vos disponibilités et indisponibilités en détail.
Disponibilité
Il y a deux façons de configurer vos disponibilités : la vue en Heures ou la vue en Calendrier.
Vue en Heures
Dans la vue Heures, vous pouvez sélectionner les jours avec une coche et sélectionner les heures en remplissant les champs. Par défaut, les jours du lundi au vendredi sont cochés et 09:00 à 17:00 sont choisis.
Si vous voulez ajouter une pause (p.ex. une heure à midi), il suffit de cliquer sur l'icône "+" et de modifier les heures de 09:00 à 12:00 et de 13:00 à 17:00.
Si vous souhaitez ajouter une pause (par exemple une heure à midi), il vous suffit de cliquer sur l'icône "+" et de modifier les heures de 09 h à 12 h et de 13 h à 17 h.
Pour supprimer une sélection d'heures, cliquez sur l'icône de la corbeille.
N'oubliez pas de modifier les heures si nécessaire !
Si vous cliquez sur Rétablir les paramètres par défaut, tous les jours et heures reviendront à la sélection du lundi au vendredi et de 09:00 à 17:00.
Vue en Calendrier
Tous les champs en bleu indiquent que vous êtes disponible pour une réunion. Chaque champ bleu représente 30 minutes. Vous pouvez sélectionner et faire glisser les créneaux horaires disponibles dans l'aperçu.
Cette disponibilité sera supprimée si votre calendrier connecté prévoit une autre rendez-vous à cette heure-là.
Indisponibilité
Sous la disponibilité, vous pouvez configurer des dates indisponibles. Lorsque vous ajoutez une date ici, les clients ne pourront pas la réserver.
Ajoutez une date indisponible
- Ouvrez la liste déroulante
- Cliquez sur le bouton 'Ajouter des dates'
- Sélectionnez une date de Début et de Fin à laquelle vous ne serez pas disponible.
Vous pouvez supprimer la date indisponible en cliquant sur l'icône de la corbeille. Ou vous pouvez ajouter une autre date indisponible en cliquant sur 'Ajouter des dates'.