Quelles sont les possibilités concernant la renumérotation des documents ?

 

Quels sont les documents dont la numérotation peut être modifié ?

Il est possible de nous faire modifier les numéros des documents suivants:

  • les factures

  • les notes de crédit/avoirs

  • les opportunités

  • les bons de commande

 

Les documents qui ne sont pas mentionnés ici ne peuvent pas être renumérotés.

 

Qu'est-ce que je dois savoir ?

  • Cela ne changera que le numéro après le préfixe de la facture, vous ne pouvez pas supprimer le préfixe, qui est en réalité le nom de l'exercice fiscal. Vous pouvez le modifier dans votre compte.
  • Le numéro ne peut pas commencer par un zéro. 2018/000056 ne sera pas possible, en revanche, 2018/56 ou 2018/17000056 est possible. 
  • Vous ne pouvez que changer les numéros de documents existants. Les nouveaux suivront cette numérotation. Il n'est pas possible de donner au prochain document (qui doit encore être créé), magiquement un autre numéro sans changer un numéro existant. Si vous voulez que la facture suivante soit, disons, 34890, nous ne pouvons pas le faire sans modifier le numéro de la dernière facture créée.
  • La prochaine facture que vous créerez après la renumérotation aura le numéro suivant dans l'ordre logique. Si vous avez 20 factures dans votre compte et vous nous faites modifier 2017/20 à 2017/2987, la prochaine facture que vous créera, portera automatiquement le numéro 2017/2988.
  • Nous ne pouvons pas changer le numéro en un numéro inférieur au numéro de départ. Si vos opportunités ont les numéros de 200 à 897, nous ne pouvons pas changer 897 en 1 car cela créera un désordre après avoir créé 200 autres opportunités. 
  • Les opportunités et les commandes n'ont pas de numéro différent par année (contrairement aux factures et aux notes de crédit/avoirs qui suivent les exercices fiscaux). C'est pour cela qu'il n'est pas possible de "redémarrer" la numérotation (cf. voir ci-dessus "Nous ne pouvons pas changer le numéro en un numéro inférieur au numéro de départ"). Nous pouvons distinguer deux années calendaires en renumérotant l'opportunité comme ceci par exemple : 2020001 pour l'année 2020.

  • Nous ne pouvons pas renuméroter une facture qui a déjà été envoyée au client.
    Étant donné qu’une facture est un document officiel, elle ne peut pas être modifiée une fois envoyée. Les modifications ne peuvent être apportées qu’en établissant d’abord une note de crédit, puis en envoyant au client une nouvelle facture corrigée. La réglementation TVA stipule que chaque facture doit être numérotée de manière séquentielle et chronologique, sans lacunes ni omissions dans la numérotation.
    Si vous avez des questions à ce sujet, nous vous conseillons d’en discuter d’abord avec votre comptable, puis de nous contacter pour tout complément d’information.

  • Yuki : si vous reliez plusieurs entités d’entreprise à Yuki, il est important de définir un numéro de départ différent pour chaque entité. Par exemple, l’entité A commence à 10001 et l’entité B à 20001. Si vos entités utilisent la même numérotation, cela peut provoquer des problèmes lors de la synchronisation des factures avec Yuki.

 

Dites-nous ce que vous voulez

Veuillez remplir la liste suivante et l'envoyer à support

  • Le nom du compte qui a besoin de modifications
  • Le type de document : 
    • Les factures : mentionnez l'exercice fiscal et l'entité
    • Les notes de crédit/avoirs : mentionnez l'exercice fiscal et l'entité
    • Les opportunités
    • Les bons de commande
  • Le numéro du document qui doit être changé.
    Par exemple : vous avez des opportunités à partir de 1-318 et à partir de l'opportunité 305 vous voulez que la numérotation commence par 180301. Ensuite, nous changeons 305 en 180301 et tous les documents suivants suivront automatiquement cette nouvelle numérotation.
     

Après la renumérotation des opportunités et des factures

Opportunités & devis 

Après la renumérotation de vos opportunités, il est important de savoir que les numéros de devis des offres déjà existantes restent les numéros originaux. Seuls les devis générés à partir des opportunités après la renumérotation obtiendront automatiquement la bonne numérotation.

Pour résoudre ce problème, vous devez enregistrer à nouveau le(s) devis pour que le(s) numéro(s) soit(soient) modifié(s).

 

Préférez-vous regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):

 

Factures

Si vous avez une intégration de comptabilité et que les factures que vous souhaitez renuméroter ont déjà été envoyées à votre logiciel de comptabilité, vous devez informer votre comptable afin qu'il modifie également les numéros dans le logiciel de comptabilité. Les factures ne sont envoyées qu'une seule fois à votre logiciel de comptabilité et ne sont pas mises à jour dans votre outil comptable après des modifications effectuées dans Teamleader Focus.

 

En ce qui concerne le PDF de vos documents (pour tous les types de documents) : 
Lorsqu'une renumérotation a eu lieu, les numéros sur le PDF de vos documents ne sont pas automatiquement mis à jour. Vous devez modifier le contenu du document sans apporter de modifications, puis l'enregistrer à nouveau pour générer un nouveau PDF avec le bon numéro.

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