Si vous travaillez dans le secteur des services, vous serez inévitablement confronté à l'enregistrement du temps et devrez créer des factures basées sur le suivi du temps.
Par exemple : vous définissez un taux horaire par employé et une fois ce service terminé, vous devrez facturer les heures travaillées par cet employé. Cependant, dans la plupart des cas, il existe différentes interprétations de ce flux. C'est également le cas dans Teamleader Focus.
Nous allons expliquer brièvement comment vous pouvez utiliser les taux horaires. Il y a deux façons principales de faire ceci:
- Sélection d'un taux horaire pour tous vos clients (basé sur 3 choix différents)
- Définition de différents taux horaires par client ou projet
1. Taux horaire pour tous les clients :
Tout d'abord, vous devez décider comment un taux horaire doit être déterminé. Allez dans Paramètres > Factures > Préférences > Fixer les préférences de facturation par défaut, et vous aurez trois choix à ce sujet :
A. Prix par utilisateur
B. Prix par type de travail
C. Prix fixe par heure
A. Prix par utilisateur :
Sur Teamleader Focus, vous pouvez déterminer le prix par utilisateur ainsi que le coût par utilisateur en allant dans Paramètres > Utilisateurs > trois points > modifier. En modifiant un utilisateur, vous pouvez fixer un taux fixe.
Un prix externe peut être défini pour chaque utilisateur de votre entreprise. Ceci est souvent utilisé pour distinguer, par exemple, un profil junior et senior. Contrairement au coût interne au-dessus, ce prix externe est le taux auquel vous allez facture le client si vous choisissez de facturer par prix par utilisateur.
Exemple:
Jean travaille pour 80 EUR de l'heure.
Martin travaille pour 100 EUR de l'heure.
Les deux sont des designers et chacun a travaillé pendant 5 heures. Naturellement, vous voulez facturer le client pour le temps travaillé. La facture sera fournie avec deux lignes de facture:
| Description | Prix HT |
Quantité |
Sous-total |
Employé Designer A |
80 |
5 |
400 |
| Employé Designer B | 100 |
5 |
500 |
Il est important de renseigner le coût interne dans les paramètres utilisateur si vous souhaitez utiliser la marge dans vos projets. Fondamentalement, tous les suivis de temps effectués seront calculés avec le taux de coût interne afin que vous puissiez voir quels sont vos coûts par rapport à vos revenus, qui sont calculés avec le prix externe si vous facturez par taux d'utilisateur.
B. Prix par type de travail :
Vous pouvez également choisir de calculer par type de travail. Cela vous permettra de facturer le travail de développement plus cher que le travail d'analyse.
Exemple :
Le travail d'analyse a un taux horaire de 65 EUR.
Le travail de développement a un taux horaire de 85 EUR.
Supposons que 10 heures aient été consacrées à l'analyse et 5 heures au développement. La facture sera fournie avec les deux lignes de facture suivantes :
| Description | Prix HT |
Quantité |
Sous-total |
Analyse |
65 |
10 |
650 |
Développement |
85 |
5 |
425 |
Dans Teamleader Focus, vous pouvez définir le taux horaire par tâche dans Paramètres > Agenda > Types de travail. Lorsque vous ajoutez ou modifiez les types de travail, vous pouvez définir un taux horaire.
C. Prix fixe par heure :
Enfin, il se peut que votre entreprise ait un tarif horaire unique quel que soit le type de travail ou l'utilisateur.
Exemple :
Une entreprise a un taux fixe de 90 EUR par heure.
Supposons que 10 heures ont été consacrées à l'analyse et 5 heures au développement. La facture sera fournie avec deux lignes de facture :
| Description | Prix HT |
Quantité |
Sous-total |
Analyse |
90 |
10 |
900 |
| Développement | 90 |
5 |
450 |
Vous pouvez définir un prix fixe par heure pour votre entreprise en allant dans Paramètres > Factures > Fixer les préférences de facturation par défaut > Sélectionnez l'option pour le prix fixe par heure dans la fenêtre pop-up.
2. Différents taux horaires par client ou projet :
Vous pouvez définir un taux horaire par défaut pour votre société dans Paramètres> Factures > Préférences > Définir le taux horaire par défaut.
Cependant, il se peut que votre entreprise choisisse de s'écarter de la méthode standard pour un client ou un projet spécifique. Par conséquent, il peut y avoir des exceptions :
A. Au niveau du client
B. Au niveau du projet
C. Modification du type de taux horaire
A. Au niveau du client :
Au niveau du client, vous pouvez définir si un client spécifique est facturé selon les trois principes décrits ci-dessus : prix par utilisateur, prix par type de travail ou prix fixe par heure.
De cette façon pour les autres clients, le taux horaire par défaut s'appliquera, mais pour celui-ci, le taux spécifique que vous choisissez sera pris en compte.
Pour un contact ou une entreprise, cliquez sur les trois points à côté d'Informations d'entreprise > Préférences de facturation > étape suivante, vous verrez les suivantes :
Par conséquent, au niveau du client, il existe trois options :
1. Prix par utilisateur : le prix prédéterminé par utilisateur sera utilisé lors de la facturation.
2. Prix par type de travail : le prix prédéterminé par type de travail sera utilisé lors de la création de la facture. (Ce sont les valeurs définies dans Paramètres > Agenda > Types de travail et ne peuvent pas être modifiées).
3. Prix fixe par heure : Si vous changez le taux horaire, le système vous demandera toujours si le temps non facturé doit également être modifié. Vous pouvez également choisir si le suivi du temps s'applique uniquement à partir d'une date spécifique. Cela peut être pratique avec, par exemple, un ajustement de l'indice au début de la nouvelle année
B. Au niveau du projet :
Au niveau du projet, vous pouvez également définir le mode de calcul d'un projet en fonction de la méthode de facturation. Pour en savoir plus sur les méthodes de facturation dans un projet, cliquez ici.
Si la méthode de facturation de votre projet est définie sur "Temps et matériaux", les taux d'utilisation que vous souhaitez appliquer pour votre suivi du temps peuvent varier en fonction du projet. Il est possible de définir des taux d'utilisation personnalisés par projet qui diffèrent des taux d'utilisation par défaut que vous avez définis dans vos paramètres.
C. Changer le type de taux horaire:
Supposons que vous avez modifié le type de taux horaire pour un client. Par exemple, du prix par utilisateur à un prix fixe par heure. Le système demandera également si le temps non facturé du passé doit être ajusté, soit tout le temps immédiatement ou à une date spécifique.