L'utilité des modèles
Les modèles d'emails standards sont des messages prédéfinis que vous pouvez envoyer en quelques clics, de manière à vous faire gagner du temps lorsque vous devez régulièrement envoyer le même type de messages. Ils peuvent être créés pour les rendez-vous, l'envoi de devis, l'envoi de factures, les rappels automatiques et les remerciements. Teamleader Focus propose déjà un certain nombre de messages standards, mais vous pouvez les adapter afin de créer une communication plus personelle.
Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):
Les variables
Pour chaque modèle de messages dans Teamleader Focus, vous pouvez utiliser quelques variables pour personnaliser davantage votre message. Par exemple, la variable #FORENAME sera toujours remplacée par le prénom du contact, à condition que cette information soit disponible dans le CRM. Si vous envoyez un courriel à Jeroen De Wit, la variable #FORENAME sera remplacé par "Jeroen".
Ces variables peuvent toujours être trouvées en bas de l'écran lorsque vous rédigez votre modèle.
Voici un bref aperçu des différents types de modèles d'e-mails offerts par Teamleader Focus.
- Modèles e-mails pour devis
- E-mail standard lors de l'envoi des factures
- Modèle pour e-mails standards
- E-mail standard pour les rendez-vous
- Rappels automatiques
Modèles e-mail pour devis
Outre le message d’accompagnement de votre devis, vous pouvez créer des messages standard pour l’e-mail d’accompagnement lors de l’envoi du devis à votre client.
Ici, la variable #LINK est très important. Si vous utilisez cette variable dans votre modèle, le client recevra un lien vers Cloudsign, lui permettant de vérifier et de signer le devis en ligne. La variable #LINK sera remplacée par la phrase « Voir devis en ligne » dans votre e-mail.
Lorsqu’un devis est accepté par Cloudsign, vous recevrez une notification dans Teamleader Focus et la phase de l’opportunité sera automatiquement changée en « Acceptée ».
E-mail standard lors de l'envoi de factures
Vous pouvez adapter ces modèles en choisissant la commande Paramètres > Factures. Cliquez sur le symbole + accompagnant Modèles e-mails pour factures et éditez le modèle existant ou créez-en un nouveau vous-même.
Ceux-ci peuvent être des e-mails que vous envoyez avec la première facture, ou des rappels lorsqu’une facture demeure impayée.
Modèles d'e-mails standards
Une adresse e-mail de contact ou d'entreprise est toujours cliquable dans Teamleader Focus. Lorsque vous envoyez des e-mails à ces adresses, vous pouvez également utiliser des modèles prédéfinis. Cela peut être utile pour une organisation de vente qui doit envoyer beaucoup d'e-mails similaires à des prospects, par exemple.
Pour créer ces modèles d'e-mails, allez dans Paramètres > "E-mail". Cliquez sur le bouton "+" à côté de "Modèles pour les e-mails réguliers" et vous pourrez rédiger un message par défaut. En utilisant des variables, vous pouvez toujours personnaliser ces messages.
Une fois que vous y êtes, vous trouverez les modèles lorsque vous composez un e-mail après avoir cliqué sur une adresse e-mail dans le CRM.
Remarque: Lorsque vous créez les e-mails, il est possible d'entrer des nouveaux alinéas en appuyant sur 'Enter'. Afin de commencer une nouvelle ligne, il faut appuyer sur 'shift' + 'enter'
E-mail standard pour les rendez-vous
Vous pouvez le créer en cliquant Paramètres > Agenda. Une fois que vous y êtes, vous verrez le widget Modèles invitation pour rendez-vous. Afin de créer vous-même un message standard, cliquez sur le symbole +.
Afin d'envoyer le message standard de rendez-vous, créez d'abord un rendez-vous dans Teamleader Focus. Lorsque vous ajoutez un contact au rendez-vous, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail. Vous pouvez y sélectionner le message standard que vous voulez utiliser.
Rappels automatiques
Si vous voulez, vous pouvez aussi configurer et envoyer automatiquement des rappels dès qu'une facture n'est pas honorée à l'échéance. Pour ce faire, allez dans Paramètres > Factures > Rappels automatiques. Ici, vous aurez la possibilité de sélectionner les messages que vous venez de créer et de définir la date à laquelle vous voulez l’envoyer. Vous pouvez répéter cela plusieurs fois, avec plusieurs messages.