Enviar facturas a tiempo afecta directamente a tu flujo de caja, pero el trabajo terminado tiende a pasarse por alto: un presupuesto aceptado que nunca se convirtió en factura, seguimientos temporales que nunca se facturaron, un proyecto con honorarios fijos que superó el presupuesto sin que nadie se diera cuenta. Focus IA te ayuda a detectarlo todo, para que puedas enviar tus facturas sin tener que revisar tu cuenta manualmente.
Del presupuesto a la factura
Una vez que un cliente acepta tu presupuesto, puedes convertirlo en una factura directamente a través de Focus IA. Toma las líneas, cantidades, precios e IVA directamente del presupuesto y lo convierte en un borrador de factura para que lo apruebes o rechaces.
Ejemplos de prompts:
- «Convierte el presupuesto aceptado para el cliente X en una factura.»
- «Este presupuesto ha sido aceptado. ¿Puedes crear una factura a partir de él?»
- «Convierte el presupuesto 2024-05 en una factura y contabilízala.»
Si ya estás en la página de la oportunidad o del presupuesto, no necesitas mencionarlos. Di simplemente «convierte este presupuesto en una factura» y Focus IA sabrá lo que quieres decir.
Factura el tiempo no facturado
Al final del mes, es posible que tengas trabajo realizado pero aún no facturado, como seguimientos temporales, proyectos completados u oportunidades ganadas sin factura asociada.
Focus IA puede buscar en tu cuenta todo lo que está terminado pero sin facturar, agrupar por cliente y crear borradores de factura a partir de los seguimientos temporales reales.
Ejemplos de prompts:
- «¿Qué seguimientos temporales del mes pasado aún no se han facturado?»
- «Crea borradores de facturas para todas las horas no facturadas en el proyecto X.»
- «¿Qué clientes tienen trabajo completado que aún no hemos facturado?»
Focus IA te muestra lo que contendrá cada borrador antes de crear nada. Una vez que apruebes, crea los borradores. Nunca envía facturas sin una confirmación separada de tu parte.
Trabajo con honorarios fijos y a precio fijo
Para proyectos con honorarios fijos o a precio fijo, Focus IA puede controlar cuántas horas se han registrado en el proyecto frente al presupuesto acordado. Cuando un proyecto alcanza el 90% del presupuesto o lo supera, Focus IA puede señalarlo y redactar una factura por las horas adicionales.
Ejemplos de prompts:
- «¿Qué proyectos están cerca del presupuesto o lo han superado este mes?»
- «¿Cuántas horas hemos registrado en el proyecto X frente a lo acordado?»
- «Redacta una factura por horas adicionales para el proyecto X: hemos superado el presupuesto en 5 horas.»
Si no hay presupuesto establecido en un proyecto, Focus IA te lo hará saber y explicará cómo añadir uno en Teamleader Focus.
Atajos
Hay dos habilidades de Teamleader diseñadas para los flujos de facturación anteriores:
Atajo: usa la habilidad de Teamleader Facturar el trabajo
La habilidad de Teamleader Facturar el trabajo analiza tu cuenta en busca de todo lo que se terminó el mes pasado pero aún no se facturó, como el tiempo registrado, los proyectos completados o los presupuestos aceptados sin factura. Agrupa los resultados por cliente y crea borradores de facturas con tu aprobación.
Encuéntrala en Focus IA > Habilidades > /facturar-el-trabajo. Haz clic en Usar habilidad para empezar, o escribe /facturar-el-trabajo en cualquier chat de Focus IA.
Atajo: usa la habilidad de Teamleader Vigilancia contención
La habilidad de Teamleader Vigilancia contención está diseñada específicamente para proyectos a precio fijo o con honorarios fijos. Compara las horas presupuestadas con lo que se ha registrado este mes, marca los proyectos que están cerca del presupuesto o lo han superado y redacta la factura por las horas adicionales.
Encuéntrala en Focus IA > Habilidades > /vigilancia-contención. Haz clic en Usar habilidad para empezar, o escribe /vigilancia-contención en cualquier chat de Focus IA.
Lo que Focus IA puede y no puede hacer con las facturas
Para terminar, puede ser útil saber qué puede y qué no puede hacer Focus IA en lo que respecta a las facturas.
Focus IA puede ayudarte con las siguientes acciones de facturación:
- Crear y editar borradores de facturas
- Enviar facturas por correo electrónico o a través de Peppol
- Añadir un pago o marcar una factura como pagada
- Poner una factura en espera (esta es una forma de pausar los recordatorios de pago automáticos que envía Teamleader Focus)
- Facturar presupuestos y proyectos aceptados
También hay algunas cosas que Focus IA no puede hacer:
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Enviar recordatorios de pago manuales:
Para solucionarlo, siempre puedes enviar recordatorios manualmente o dejar que Focus IA redacte un correo de seguimiento para que lo envíes tú mismo. Lee más sobre esto último en este artículo. -
Crear o gestionar suscripciones:
Las suscripciones deben configurarse manualmente en Teamleader Focus.