Focus AI se vuelve más útil cuanto más sabe sobre tu empresa y cómo trabajas. La pestaña Configuración de Focus AI es donde le proporcionas ese contexto, en tres áreas: 'Contexto empresarial' para tu perfil de empresa, 'Preferencias personales' para tu estilo de trabajo individual y tu memoria, e 'Instrucciones empresariales' para las reglas de toda la empresa. Al configurarlo, nunca tendrás que explicar lo mismo dos veces.
Acceso de usuario
Para empezar, ve a Focus AI > Configuración. Ten en cuenta que cada usuario con acceso a 'Focus AI' siempre puede ver y gestionar sus propias 'Preferencias personales'. Los dos interruptores son siempre accesibles, independientemente de otros permisos.
Sin embargo, editar el 'Contexto empresarial' y las 'Instrucciones empresariales' requiere que el permiso 'Gestionar preferencias empresariales' esté activado para tu usuario. Un administrador puede activarlo por usuario en Configuración > Usuarios > [usuario] > Permisos, en la sección de IA:
El interruptor solo puede activarse para usuarios que ya tienen acceso a Focus AI.
Contexto empresarial
El primer paso para personalizar Focus AI es revisar y completar tu contexto empresarial. El contexto empresarial contiene toda la información de fondo relevante que Focus AI necesita para ayudarte a gestionar tu empresa de la manera más eficiente posible. Cuanto más sepa sobre tu empresa, más relevantes y útiles serán sus respuestas. Y como está almacenado en tu configuración, nunca tendrás que explicar tu contexto desde cero de nuevo.
Para acceder o editar el contexto empresarial, ve a Focus AI > Configuración > Contexto empresarial > haz clic en el nombre de tu entidad empresarial > Editar.
El contexto empresarial se genera automáticamente a partir de información disponible públicamente como tu sitio web o tus datos de registro. Incluye:
- Sobre tu empresa
- Tamaño de la empresa e ingresos estimados
- Sector y modelo de ingresos
- Perfil de cliente ideal
- Objetivo/misión
- Qué vendes
El contexto empresarial está configurado por entidad empresarial y se añadirá automáticamente para tu primera entidad empresarial basándose en información disponible públicamente. Si tu cuenta tiene múltiples entidades empresariales, cada una tiene su propio contexto empresarial, lo que es especialmente relevante para crear presupuestos y facturas.
Actualizar el contexto empresarial
Si falta algo o es incorrecto, puedes actualizar el contexto empresarial de dos maneras: haz clic en Editar y actualiza la información manualmente, o chatea con Focus AI y pídele que actualice un detalle específico.
Las cuentas con múltiples entidades empresariales no tendrán el contexto empresarial completado para cada entidad por defecto. Para añadirlo, sigue estos pasos:
- Haz clic en la flecha junto a una entidad empresarial
- Elige rellenar la información manualmente o deja que Focus AI la rellene. Para esta última opción, Focus AI comenzará a hacerte preguntas de seguimiento una a una para completar los datos.
Preferencias personales
Además de configurar tu contexto empresarial, también puedes personalizar cómo Focus AI interactúa contigo individualmente a través de 'Preferencias personales'. Configura instrucciones personalizadas para que Focus AI las siga, y activa su función de memoria para que pueda aprender de tus interacciones de chat.
Ve a Focus AI > Configuración > Preferencias personales. Verás aquí dos configuraciones, ambas con un interruptor que puedes activar o desactivar en cualquier momento:
- Usar instrucciones personales: Esto te permite dar a Focus AI instrucciones específicas sobre cómo debe trabajar contigo. Por ejemplo: usar siempre un tono formal en los correos de clientes, estructurar los mensajes de seguimiento con una frase de apertura específica, evitar el lenguaje técnico al resumir reuniones, o proponer siempre tres opciones al sugerir los próximos pasos. El objetivo es evitar dar las mismas instrucciones una y otra vez. Configúralas una vez y Focus AI las aplicará de forma consistente en cada chat. Haz clic en Ver instrucciones personales para ver y editar tus instrucciones existentes.
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Generar memoria del historial de chat permite a Focus AI recordar el contexto relevante de tus conversaciones anteriores. Cuando está activado, Focus AI recuerda cosas que has compartido antes, como clientes habituales, tu forma de trabajar o preferencias que hayas mencionado. Lo tiene en cuenta en conversaciones futuras sin que tengas que repetirte.
Instrucciones empresariales
Por último, más allá de tus preferencias personales, también puedes establecer instrucciones que se apliquen a todo tu equipo. Se llaman Instrucciones empresariales.
Las instrucciones empresariales funcionan igual que las instrucciones personales, pero se aplican a todos en la cuenta. Úsalas para definir cómo debe asistir Focus AI a todo tu equipo: tratar siempre a los clientes de forma formal, nunca prometer fechas de entrega o seguir una estructura fija al escribir un correo. Configúralas una vez y Focus AI las aplica de forma consistente para cada usuario. Focus AI puede almacenar hasta 10 instrucciones empresariales. Haz clic en Ver instrucciones empresariales para añadirlas o editarlas.
Lecturas interesantes
- ¿Qué es Focus AI y qué puede hacer? (⚠️ link to be added)
- Privacidad y seguridad de datos en Focus AI (⚠️ link to be added)
- ¿Qué son los Teamleader Skills y cómo los uso? (⚠️ link to be added)