Si tienes una entidad empresarial española en Teamleader Focus, necesitas cumplir con VeriFactu, la ley antifraude de España, firmando digitalmente un documento de identificación para tu empresa. Una vez firmado y subido, VeriFactu queda habilitado. En este artículo, puedes leer todo sobre VeriFactu y cómo firmar el documento de identificación.

• VeriFactu
• Habilitar VeriFactu
  • Firma digital de documentos en España
• Código QR en facturas y abonos
• Estado VeriFactu
• Suscripciones

VeriFactu

VeriFactu es la ley antifraude de facturación en España emitida bajo la Ley 11/2021 y el Real Decreto 1007/2023. El cumplimiento será obligatorio a partir del 01/01/2027. Requiere que las empresas usen un software de facturación certificado que aplique un código QR único a cada factura, asegurando que los datos no puedan ser modificados ni eliminados. El objetivo es mejorar la transparencia y prevenir el fraude fiscal.

En Teamleader Focus, el proceso es el siguiente:

1. Habilitar VeriFactu
2. Firmar el documento de identificación de VeriFactu
3. Incluir el el código abreviado para el código QR en tu plantilla de factura
4. Registrar facturas o abonos para esta entidad de empresa en Teamleader Focus
5. Tan pronto como se registre una factura o un abono, enviamos esta información a la AEAT (Agencia Tributaria Española). 
6. La AEAT verifica el ‘estado VeriFactu’ y si es aprobado, devuelve un código QR que se genera en tu factura/abono.
7. Ahora puedes enviar la factura/abono a tu cliente
    

Requisitos

La legislación VeriFactu debe cumplirse cuando:

• Tienes una entidad empresarial en tu cuenta con el país "España" y si;
• El código postal de tu entidad empresarial no comienza con “01” (Álava), “20” (Gipuzkoa), “31” (Navarra) o “48” (Bizkaia)
  • Si tu código postal está vacío, trataremos tu entidad como si esta requiere VeriFactu.
     

Ten en cuenta que aunque como entidad española envíes facturas a otros países o empresas que no están en la "región VeriFactu", aún necesitas cumplir con la ley y el código QR se generará en tu factura.
 

Habilitar VeriFactu

Cualquier usuario con acceso a la Parametrización de la cuenta puede habilitar VeriFactu. 

Ten en cuenta que si no habilitas VeriFactu cuando estás obligado según tu código postal, no podrás registrar una factura para esta entidad empresarial hasta que lo habilites.

Sigue estos pasos para habilitar VeriFactu:

• Ve a Parametrización > Información de la empresa 
• Haz clic en Habilitar VeriFactu junto a tu entidad de empresa
  
   
• Rellena tu número de NIF y código postal si aún no lo has hecho, o verifica que la información sea correcta. Mostraremos la provincia correspondiente como confirmación visual.
• Haz clic en Confirmar. 
  Ahora se verificará tu estado de registro y seguirá el proceso de identificación.
• En la siguiente pantalla, debes hacer clic en Descargar para descargar el documento de identificación:
  
• Ahora necesitas firmar el documento para que te verifiquen. 
   

Firma digital de documentos en España

En España, la firma digital de documentos se realiza principalmente mediante un certificado digital personal (certificado digital), generalmente emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Esto te permite firmar documentos con plena validez legal.

Aquí están los pasos principales para firmar un documento en España con tu certificado personal:

1. Comprueba si tu certificado es válido

• Necesitas tener un certificado personal instalado en tu ordenador (en Windows, macOS o Linux), generalmente en tu navegador o sistema operativo.
• También puedes tener el certificado almacenado en tu DNI electrónico o en una tarjeta inteligente/token USB.
  
   

2. Elige un software para firmar

En España, las herramientas más comunes son:

• AutoFirma (software gratuito proporcionado por el gobierno español, funciona en Windows, Mac y Linux). Con esto puedes firmar archivos locales como PDFs, documentos Word, etc.
• Algunos portales en línea de organismos gubernamentales (por ejemplo, Agencia Tributaria, Seguridad Social, DGT) también ofrecen firma web con AutoFirma o complementos para navegador.
   

3. Firma digitalmente un documento con AutoFirma

1. Instala AutoFirma (si aún no lo has hecho) y ábrelo. 
2. Selecciona el documento que deseas firmar (por ejemplo, PDF).
   
3. Elige tu certificado personal (aparecerá una lista de los certificados instalados en tu ordenador).
   
4. AutoFirma crea un nuevo archivo con tu firma digital (generalmente termina con _signed.pdf o .xsig).
    

Después de que tu documento esté firmado, puedes subirlo a Teamleader Focus (solo se permite subir el formato PDF). 

¡VeriFactu ya está habilitado en tu cuenta! Después de habilitar VeriFactu, ya no podrás modificar tu código postal ni tu número de NIF.

Códigos QR en facturas y abonos

Una vez que hayas activado VeriFactu y hayas subido tu documento firmado, aún tendrás que adaptar tu plantilla de factura. Si el código QR no aparece en tu plantilla, no podrás registrar la factura o el abono para esta entidad.

Sigue estos pasos para añadir el código QR de VeriFactu a tu plantilla:

1. Dirígete a Parametrización > Formato de documento
2. Haz clic en "Facturas" en la línea de plantillas de la entidad de empresa en cuestión (España)
3. Haz clic en Ver códigos abreviados
4. Busca en la lista el código abreviado $ANTI_FRAUD_QR_CODE$. Cópialo y pégalo.
5. Descarga tu plantilla actual y pega el código abreviado en la plantilla. El código QR debe colocarse siempre en la parte superior de la factura. En un diseño vertical, debes situarlo cerca del borde superior, preferiblemente en el centro o en la esquina superior izquierda. En un diseño horizontal, debes colocar el código QR en el lado izquierdo, también cerca del borde superior.
6. Vuelve a subir tu plantilla.
7. El código QR se generará ahora en todas las facturas enviadas por esta entidad empresarial. 

Estado VeriFactu

Una vez que registras una factura o un abono, los mismos se envían automáticamente a la AEAT (Agencia Tributaria). A continuación, la AEAT procesa el documento y devuelve su estado de VeriFactu, que puedes consultar en la página de detalles de la factura o del abono en Teamleader Focus. 

Los posibles estados de Verifactu son:

• Aprobado: la AEAT ha aceptado el documento.
• Pendiente: la verificación de la AEAT aún está en curso.
• Rechazado: 
  • La AEAT no ha aceptado el documento.
  • También recibirás el motivo del rechazo, tanto en la aplicación Teamleader Focus como por correo electrónico (enviado a la persona que registró la factura). En el registro de actividades de la factura también puedes consultar este motivo.

La AEAT también genera un código QR, que se añade automáticamente a tu factura o el abono.
Cuando el estado sea "Aprobado:, podrás descargar el PDF oficial y enviárselo a tu cliente.

Aquí puedes ver un ejemplo de una factura de este tipo con el código QR:

Si el estado es "Rechazado", tendrás que emitir un abono para esa factura y volver a crearla con la información correcta. Las facturas enviadas ya no se pueden editar ni eliminar.

Suscripciones

Las suscripciones creadas a nombre de tu empresa española también deben cumplir con los requisitos de VeriFactu. Esto significa que todas las facturas generadas a partir de dichas suscripciones seguirán automáticamente el proceso de Verifactu: una vez registradas, se envían a la AEAT y reciben un estado de VeriFactu. Si se aprueban, las facturas incluirán automáticamente el código QR obligatorio. De este modo, se garantiza que todas las facturas periódicas y los abonos relacionadas también cumplan con la legislación antifraude española.

Nota: Declaración de responsabilidad

Aquí puedes encontrar nuestra declaración de responsabilidad.