Este artículo describe las funcionalidades de nuestro nuevo módulo de proyectos, que se implementará gradualmente, por lo que es posible que aún no tengas acceso a las funciones aquí descritas. Si ese es el caso, encontrarás documentación sobre el módulo anterior de proyectos aquí.

Gestionar los presupuestos de los proyectos puede ser complejo, pero con las herramientas adecuadas obtienes más visibilidad, flexibilidad y control. Desde rastrear lo que queda disponible de tu presupuesto hasta monitorear la salud del proyecto y prevenir gastos excesivos, siempre sabrás en qué estado están tus finanzas. Lee todo sobre cómo gestionar el presupuesto de tu proyecto en Teamleader Focus aquí.

• Presupuesto del proyecto
• Widget del rango de salud del proyecto
• Gestión del presupuesto de arriba hacia abajo (Top-down)

Presupuesto del proyecto

Para gestionar un presupuesto de proyecto de manera efectiva, es importante saber qué significa cada campo de presupuesto en un proyecto. Aquí tienes una visión general de los campos principales:
¡Para poder ver estos campos necesitas acceso a nivel de usuario a los "datos financieros del proyecto". Más información al respecto aquí.
 

• Presupuesto: la cantidad máxima acordada que se puede facturar al cliente por todo el proyecto.
• Presupuesto de costes: un límite interno sobre cuánto costo se puede incurrir para el proyecto.
• Presupuesto gastado: la parte del presupuesto del cliente que ya se ha utilizado, basado en el trabajo real realizado.
• Presupuesto restante: la parte del presupuesto del cliente que aún queda disponible.
  • Presupuesto - presupuesto gastado = Presupuesto restante
  • Ten en cuenta que este campo puede ser negativo y cuando lo es, se mostrará un icono de advertencia
• Progreso del presupuesto: una barra de progreso visual que rastrea el avance del presupuesto gastado en comparación con el presupuesto establecido.
• Tiempo presupuestado: es el "presupuesto del tiempo" un umbral establecido por el responsable del proyecto para el tiempo total registrado en un proyecto. Úsalo si quieres asegurarte de que el tiempo total registrado en el proyecto se mantenga dentro de un cierto límite.
   

Para más información sobre las demás finanzas del proyecto en Teamleader Focus consulta este enlace.

Widget del rango de salud del proyecto

En cada proyecto encontrarás un widget del rango de salud del proyecto.
Simplemente navega a un proyecto y haz clic en la pestaña "Información del proyecto". 

En "Rango de Salud del proyecto", encontrarás un resumen de los siguientes indicadores financieros y de tiempo:
 

• Presupuesto restante
• Tiempo presupuestado restante
• Importe no facturado: la parte del precio total del proyecto que aún no ha sido facturado.
• Margen: diferencia entre el dinero que una empresa gana y el dinero que gasta (costos).
• Trabajo pendiente: todas las tareas, reuniones y materiales con un estado establecido como "Tareas pendientes", "En progreso" o "En espera".
• Presupuesto de costes restante: cantidad de presupuesto de costos que queda después de deducir los costes.
   

Los usuarios pueden elegir qué paneles mostrar aquí (mínimo 1, máximo 6) a través del icono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla. Este ajuste se guarda por usuario.
 

Gestión del presupuesto de arriba hacia abajo

En los proyectos, los presupuestos pueden existir en diferentes niveles: 

• El presupuesto general del proyecto;
• En los grupos dentro del proyecto;
• y en los elementos dentro de esos grupos, como tareas, materiales o reuniones. 
   

La gestión del presupuesto de arriba hacia abajo te permite decidir si los presupuestos del grupo o de los elementos (tareas/materiales/reuniones) conservan su independencia o influyen en el presupuesto total del grupo o del proyecto.
 

Ejemplo

Supongamos que el presupuesto de tu proyecto es de 1000 €, y el presupuesto de tu primer grupo es de 500 €. Ahora agregas una tarea a ese grupo con un presupuesto de 1500 €. En este punto, visualizarás el siguiente mensaje:

 

“Hemos notado que algunos presupuestos aún no están definidos. ¿Quieres actualizarlos?”

Luego puedes elegir:

• Aumentar automáticamente el presupuesto del proyecto;
• Aumentar automáticamente el presupuesto del grupo;
• Hacer ambas cosas, o
• No hacer nada.
   

Si guardas tu elección, también se aplicará a futuros cambios. Siempre puedes ajustar esta configuración más adelante en las preferencias del proyecto.

Volviendo a nuestro ejemplo: si marcas ambas casillas, tanto el presupuesto del proyecto como el del grupo aumentarán a 1500 €. Si luego agregas otra tarea en el mismo grupo por 200 €, ambos presupuestos aumentarán nuevamente a 1700 €. Se te notificará cada vez que esto suceda.

Cuando mueves líneas de proyecto a otro grupo, el presupuesto del nuevo grupo aumentará si el presupuesto total de las líneas de proyecto excede el presupuesto anterior. Sin embargo, los presupuestos nunca disminuyen automáticamente. Por lo tanto, si mueves todas las tareas fuera del grupo original, el presupuesto de ese grupo permanecerá como está.