Una vez que has creado los tipos de citas y los has incorporado en tu sitio web o enviado un enlace de reserva a tus clientes, éstos podrán reservar una reunión contigo o con los miembros de tu equipo.
¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):
En la vista general de las reuniones planificadas, puedes visualizar las próximas 5 reuniones o su descripción completa. Este artículo se centra en el contenido de la página de vista general de reuniones planificadas.
General
- En primer lugar, en la parte superior de la página, visualizarás el filtro para discriminar entre reuniones personales o de equipo.
- A continuación, encontrarás tu página de reservas haciendo clic en Planificar una reunión en la esquina superior derecha de la página.
Próximas reuniones y Reuniones pasadas
La página está dividida en estas dos grandes categorías: próximas reuniones y reuniones pasadas.
Cada línea de reunión contiene los siguientes datos:
- Los participantes de la reunión
- La fecha y la hora
- El nombre del tipo de cita
- La duración
- La ubicación + dirección física
- El enlace de la sala de reuniones
- Menú con opciones extra:
- Añadir sala de reuniones
- Cambiar sala de reuniones
- Eliminar sala de reuniones
- Cancelar reunión
Ubicación
Reuniones en línea
Para cambiar la ubicación de una reunión virtual (en línea), haz clic en el menú (3 puntos) y haz clic en Cambiar sala de reuniones.
Visualizarás una lista de opciones parecida a la de 'Crear o unirse a la sala de reuniones'. Escribe el nombre de la sala de reuniones, por ejemplo, John:
Puedes elegir entre una sala de reuniones existente de la lista o escribir el nombre de la sala de reuniones. Si escribe un nombre, tendrás 2 opciones:
- Seleccionar una sala de reuniones existente con ese nombre
- Añadir una nueva sala de reuniones, caso en el cuál visualizarás una ventana emergente:
- Crear una sala de reuniones desde cero
- Crear una sala de reuniones a partir de una plantilla
Haz clic en la opción de tu preferencia para cambiar la sala de reuniones. La sala de reuniones vinculada al tipo de cita habrá cambiado a la sala recién seleccionada/creada.
Cuando tú o tus invitados utilicéis el enlace de la reunión que aparece en el correo de confirmación o en la invitación del calendario, se os redirigirá a la sala de reuniones recién seleccionada.
Reunión 'In situ'
Si el invitado ha reservado una reunión in situ (una reunión que se llevará a cabo es un espacio/dirección física determinada), verás toda la información necesaria sobre la reunión. También puedes vincular una sala de reuniones de Vectera a la reunión, lo cual resulta útil para las pizarras digitales y otras funciones de colaboración.
Al hacer clic en el enlace de la sala de reuniones para una reunión presencial, se abrirá la sala con el audio activado y el panel para compartir pantalla abierto.
- Si aún no se ha vinculado ninguna sala de reuniones, haz clic en el menú (tres puntos) y selecciona "Añadir sala de reuniones".
- Si ya hay una sala de reuniones vinculada, el menú te permite "Cambiar" o "Eliminar" la sala de reuniones.
Reunión telefónica
Si el cliente ha reservado una reunión telefónica, verás la información necesaria para llamarle a la hora reservada. Al hacer clic en la ficha, se abrirá tu aplicación de llamadas.
Cancelar reunión
Una vez que hayas hecho clic en el icono de la papelera, aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de enviar o no un correo electrónico de cancelación. Haz clic en una de las opciones y la reunión se cancelará o haz clic en "No cancelar" si no quieres cancelar la reunión.
Si un invitado ha cancelado o reprogramado la reunión a través del correo electrónico de confirmación o recordatorio, tu reunión también se actualizará en la página de resumen de reuniones. La reunión original se cancelará y, en caso de reprogramación, visualizarás la nueva reunión.